Estrutura Organizacional refere-se à forma como uma organização é estruturada para alcançar as suas metas e objectivos. Define a forma como os recursos, tarefas e actividades de uma organização são organizados e como a autoridade é delegada na organização. As estruturas organizacionais variam em termos da quantidade de autoridade dada aos gestores de projecto.
A estrutura hierárquica tradicional é a estrutura organizacional mais comum e baseia-se numa abordagem de cima para baixo. Esta estrutura proporciona a maior autoridade aos gestores de topo e a menor autoridade aos gestores de projecto. Nesta estrutura, os gestores de projecto têm um poder de decisão limitado e são responsáveis pela implementação das decisões tomadas pela gestão de topo.
A estrutura matricial é um híbrido da estrutura hierárquica tradicional e uma estrutura alternativa. Nesta estrutura, os gestores de projecto têm mais autoridade do que na estrutura tradicional, uma vez que são responsáveis tanto pela implementação das decisões tomadas pela gestão de topo como pela tomada das suas próprias decisões para o projecto.
A estrutura de rede é uma estrutura organizacional alternativa que se baseia numa abordagem descentralizada. Nesta estrutura, os gestores de projecto têm mais autoridade do que na estrutura tradicional, uma vez que são responsáveis tanto pela implementação das decisões tomadas pela direcção como pela tomada das suas próprias decisões para o projecto.
A estrutura plana é um tipo de estrutura de rede que se baseia numa abordagem altamente descentralizada. Nesta estrutura, os gestores de projecto têm a maior autoridade, uma vez que são responsáveis por tomar as suas próprias decisões para o projecto. Esta estrutura proporciona o mínimo de autoridade aos gestores de topo.
Cada estrutura organizacional tem as suas próprias vantagens e desvantagens. Nas estruturas hierárquicas, existe uma clara cadeia de comando que pode levar a uma tomada de decisão mais rápida, enquanto que nas estruturas de rede e planas, os gestores de projecto têm mais autoridade, o que pode levar a soluções mais inovadoras.
As desvantagens das diferentes estruturas organizacionais variam. Em estruturas hierárquicas, pode haver menos flexibilidade e inovação, devido à rigorosa cadeia de comando. Em estruturas de rede e planas, a tomada de decisões pode demorar mais tempo, uma vez que os gestores de projecto devem consultar múltiplos intervenientes antes de tomarem decisões.
O tipo de estrutura organizacional escolhida para uma organização pode ter um impacto significativo sobre a quantidade de autoridade dada aos gestores de projecto. A estrutura hierárquica tradicional dá a menor quantidade de autoridade aos gestores de projecto, enquanto as estruturas de rede e as estruturas planas dão mais autoridade. Cada estrutura tem as suas próprias vantagens e desvantagens, e as organizações devem considerá-las ao escolher uma estrutura organizacional.
Uma organização projectada é aquela em que a autoridade e a responsabilidade são atribuídas ao gestor do projecto. Este tipo de organização dá a menor quantidade de autoridade aos gestores de projecto.
Existem cinco formas de poder:
1. O poder legítimo baseia-se na posição do gestor de projecto dentro da organização.
2. O poder de recompensa é baseado na capacidade de dar recompensas que são valorizadas pela equipa do projecto.
3. o poder coercivo baseia-se na capacidade de punições que são temidas pela equipa do projecto.
4. o poder dos peritos baseia-se na perícia e conhecimentos do gestor do projecto.
5. O poder de referência é baseado nas características pessoais do gestor de projecto.
A forma menos eficaz de poder do gestor de projecto é o poder coercivo. Isto porque não é provável que as punições sejam eficazes para motivar a equipa do projecto a actuar a um nível elevado. Além disso, o uso do poder coercivo pode levar a sentimentos negativos e conflitos no seio da equipa.
Existem quatro estruturas empresariais comuns em que os gestores de projecto se podem encontrar: funcionais, matriciais, projectadas, e híbridas. Destas, as estruturas projectadas e híbridas darão tipicamente ao gestor de projecto a maior autoridade.
Numa organização projectada, o gestor de projecto é tipicamente responsável por todo o projecto, do início ao fim. Eles terão uma grande autoridade sobre a equipa do projecto, e serão responsáveis por assegurar que o projecto seja concluído a tempo e dentro do orçamento.
Numa organização híbrida, o gestor de projecto terá uma mistura de autoridade e responsabilidade, dependendo do projecto específico em que estiver a trabalhar. Poderá ter mais ou menos autoridade do que um gestor de projecto numa organização puramente projectada, mas ainda terá normalmente mais autoridade do que os de uma organização funcional ou matricial.
A posição mais baixa na hierarquia do projecto é tipicamente o coordenador do projecto. Este indivíduo é responsável por gerir as operações quotidianas do projecto e assegurar que todos os prazos do projecto são cumpridos. O coordenador do projecto responde directamente ao gestor do projecto e é responsável pela comunicação das actualizações do projecto ao resto da equipa do projecto.