Na era digital actual, os documentos são criados, partilhados e armazenados em vários formatos e tipos de ficheiros. Quer se trate de um documento de texto, imagem, vídeo ou ficheiro de áudio, cada tipo de ficheiro tem uma finalidade específica e requer um determinado nível de classificação para garantir a sua gestão adequada. Então, o que é a classificação de documentos e como é que os arquivos são classificados de acordo com o seu estado de evolução?
A classificação de documentos é o processo de categorização de documentos com base no seu conteúdo, finalidade e relevância para um determinado domínio ou sector. Envolve a organização de documentos em grupos ou categorias específicas para facilitar aos utilizadores o acesso e a recuperação dos mesmos quando necessário. A classificação de documentos é essencial para manter a integridade dos documentos, garantir a segurança dos dados e melhorar a eficiência da gestão de documentos.
Os arquivos, por outro lado, são classificados de acordo com o seu estado de evolução. Este sistema de classificação baseia-se no nível de acesso e disponibilidade do arquivo, sendo que cada fase representa um nível diferente de acesso e utilização. As fases incluem os arquivos fechados, os arquivos restritos, os arquivos semi-abertos e os arquivos abertos. Os arquivos fechados têm acesso limitado e normalmente não estão disponíveis ao público, enquanto os arquivos abertos são totalmente acessíveis e estão abertos ao público.
Os documentos servem várias funções, incluindo a comunicação, a manutenção de registos, a partilha de informações, a investigação e a educação. Do mesmo modo, cada tipo de documento tem funções específicas que serve. Por exemplo, um documento de texto serve o objectivo de armazenar e partilhar informações baseadas em texto, enquanto um ficheiro de imagem é utilizado para comunicação visual e representação de ideias ou conceitos. Do mesmo modo, os ficheiros de vídeo e de áudio servem as funções de comunicação visual e auditiva, respectivamente.
Os ficheiros públicos, em particular, servem várias funções que são fundamentais para a divulgação de informações ao público. Estas funções incluem o acesso a registos públicos, a promoção da transparência e da responsabilidade, a facilitação da investigação e da educação e a promoção da participação do público na governação. Os ficheiros públicos, que incluem registos governamentais, documentos judiciais e registos públicos, são essenciais para promover a boa governação e defender os princípios democráticos.
Em conclusão, a classificação dos tipos de arquivo e dos tipos de documentos é fundamental para assegurar uma gestão adequada dos documentos e dos arquivos. A classificação dos documentos ajuda a organizar e a gerir os documentos, enquanto a classificação arquivística determina o nível de acesso e de utilização dos arquivos. Os arquivos públicos, que incluem registos governamentais, documentos judiciais e registos públicos, desempenham várias funções essenciais para promover a transparência, a responsabilidade e a boa governação. Como tal, a gestão e a classificação adequadas dos arquivos públicos são essenciais para defender os princípios democráticos e promover a participação pública na governação.
O método de arquivamento refere-se ao processo de organização, armazenamento e preservação de documentos ou ficheiros de uma forma sistemática e segura para garantir a sua acessibilidade e utilização a longo prazo. Envolve a classificação de documentos com base no seu conteúdo e formato de ficheiro e, em seguida, o seu armazenamento em tipos de ficheiros e suportes de armazenamento adequados. Os métodos de arquivo eficazes ajudam a optimizar a recuperação de documentos, minimizam o risco de perda ou corrupção de dados e garantem a conformidade com os requisitos legais e regulamentares.
As funções do arquivo incluem a preservação e protecção de documentos e registos importantes para referência e utilização futura, fornecendo provas de eventos e acções passadas, facilitando a gestão do conhecimento, assegurando a conformidade com os requisitos legais e regulamentares e apoiando a investigação e o inquérito histórico. O arquivo também ajuda as organizações a manter a memória institucional e a demonstrar transparência e responsabilidade.
De acordo com o artigo “Tipos de ficheiros públicos: Uma visão geral da classificação de documentos e tipos de arquivo”, os quatro métodos de arquivo são:
1. Arquivamento cronológico: organização e armazenamento de documentos pela ordem em que foram criados ou recebidos.
2. Arquivo alfabético: organização e conservação dos documentos de acordo com a primeira letra do seu título ou assunto.
Arquivo numérico: atribuição de um número único a cada documento e sua conservação por ordem numérica.
Arquivamento por assunto: agrupamento e armazenamento de documentos com base num assunto ou tópico comum.