Os Project Management Offices (PMOs) estão rapidamente a tornar-se um componente crítico da maioria das organizações. Servem como um núcleo central para as actividades de gestão de projectos, fornecendo apoio e orientação às equipas de projecto em toda a organização. Os PMOs existem em diferentes tipos e tamanhos, dependendo das necessidades, metas e objectivos da organização. Neste artigo, vamos explorar o papel do PMO, os seus tipos, funções e os requisitos para se tornar um PMO.
O que é o PMO?
O PMO é um departamento ou um grupo que define e mantém as normas de gestão de projectos numa organização. É responsável por garantir que os projectos estão alinhados com os objectivos estratégicos da organização, fornecendo orientação e apoio às equipas de projecto e assegurando que os projectos são entregues atempadamente, dentro do orçamento e cumprem as normas de qualidade exigidas.
Existem três tipos de PMOs:
1. PMO de Apoio: Este tipo de PMO fornece apoio e formação às equipas de projecto. É responsável pela manutenção de ferramentas, modelos e processos de gestão de projectos. O PMO de apoio não tem qualquer autoridade de decisão e o seu papel limita-se a prestar apoio às equipas de projecto.
2. PMO de controlo: Este tipo de PMO é responsável pelo acompanhamento e controlo dos projectos. Assegura que os projectos estão alinhados com os objectivos estratégicos da organização e são entregues dentro do âmbito, orçamento e prazos exigidos. O PMO de controlo tem autoridade para tomar decisões e pode fazer alterações ao plano do projecto, se necessário.
PMO Directivo: Este tipo de PMO tem o nível mais elevado de autoridade. É responsável pelo planeamento estratégico, pela gestão da carteira e pela execução do projecto. O PMO directivo tem autoridade para tomar decisões e pode fazer alterações ao plano, orçamento e âmbito do projecto.
Quais são as principais funções do PMO?
O PMO desempenha uma série de funções que são fundamentais para o sucesso da gestão de projectos numa organização. Algumas de suas principais funções incluem:
1. Governança do Projeto: O PMO é responsável por definir a estrutura de governação dos projectos dentro da organização. Assegura que os projectos estão alinhados com os objectivos estratégicos da organização e são entregues dentro do âmbito, orçamento e prazos exigidos.
2. Metodologia de gestão de projectos: O PMO define e mantém a metodologia de gestão de projectos para a organização. Esta inclui modelos, ferramentas e processos que são utilizados pelas equipas de projecto para planear, executar e monitorizar projectos.
3. Gestão de recursos: O PMO presta apoio à gestão de recursos. Assegura que os recursos certos são atribuídos aos projectos certos e que os recursos são utilizados de forma eficiente.
Relatórios e métricas: O PMO é responsável por acompanhar o progresso do projecto e fornecer relatórios regulares às partes interessadas. Define também os indicadores-chave de desempenho (KPI) para os projectos e acompanha os indicadores para garantir que os projectos estão a produzir os resultados esperados.
O que é necessário para ser um PMO?
Para se tornar um PMO, é necessário ter uma sólida formação em gestão de projectos. Deve ter experiência na gestão de projectos, na definição de metodologias de gestão de projectos e na prestação de apoio às equipas de projecto. Deve também ter excelentes capacidades de comunicação, ser capaz de trabalhar em colaboração com as partes interessadas e ter uma boa compreensão dos objectivos estratégicos da organização.
O que se entende por “partes interessadas”?
As partes interessadas são indivíduos ou grupos que têm interesse no resultado do projecto. Podem ser internos ou externos à organização e podem incluir patrocinadores, clientes, fornecedores e funcionários. A gestão das partes interessadas é fundamental para o sucesso do projecto e o PMO é responsável por assegurar que as partes interessadas estão envolvidas e informadas ao longo do ciclo de vida do projecto.
O que é o PMO financeiro?
Um PMO financeiro é um tipo de PMO que se centra na gestão e nos relatórios financeiros. É responsável pelo acompanhamento dos custos do projecto, pela gestão dos orçamentos e pela comunicação do desempenho financeiro às partes interessadas. O PMO financeiro trabalha em estreita colaboração com as equipas de projecto para garantir que os projectos são entregues dentro do orçamento e que os resultados financeiros estão alinhados com os objectivos estratégicos da organização.
Em conclusão, o PMO desempenha um papel fundamental para garantir o sucesso da gestão de projectos numa organização. Define e mantém a metodologia de gestão de projectos, fornece apoio e orientação às equipas de projecto e assegura que os projectos estão alinhados com os objectivos estratégicos da organização. Compreender os diferentes tipos de PMOs, as suas funções e os requisitos para se tornar um PMO é essencial para as organizações que pretendem estabelecer um PMO como um núcleo central para as actividades de gestão de projectos.