A partilha de folhas de cálculo do Excel é essencial para empresas e organizações, especialmente aquelas com equipas remotas. No entanto, pode ser um desafio partilhar um livro de trabalho com vários utilizadores, garantindo a colaboração em tempo real, a segurança e a precisão. Neste artigo, iremos orientá-lo sobre como partilhar folhas de cálculo do Excel com vários utilizadores, permitir a co-autoria e resolver erros comuns.
Como partilhar uma folha de cálculo do Excel com vários utilizadores 1. Guarde o seu livro de trabalho do Excel numa plataforma baseada na nuvem, como o OneDrive, o Google Drive ou o Dropbox. Se estiver a utilizar o Microsoft 365, pode guardá-lo no SharePoint ou no Teams. Estas plataformas permitem-lhe partilhar a ligação do ficheiro com vários utilizadores, controlar quem pode editá-lo ou visualizá-lo e colaborar em tempo real.
2. Abra o seu livro de trabalho do Excel e clique no botão “Partilhar” no canto superior direito do ecrã. Introduza os endereços de correio electrónico dos utilizadores com quem pretende partilhar o ficheiro e seleccione o respectivo nível de permissão (editar, ver ou comentar). Também pode adicionar uma mensagem à notificação por correio electrónico.
Se estiver a utilizar o OneDrive ou o SharePoint, também pode partilhar o ficheiro com um link. Clique na opção “Obter um link” e seleccione o tipo de link que pretende partilhar (ver, editar ou anónimo). Também pode definir uma data de validade, uma palavra-passe ou bloquear as opções de transferência.
Depois de ter partilhado o livro de trabalho do Excel, os utilizadores receberão uma notificação por correio electrónico com uma ligação para o ficheiro. Podem abri-lo no seu navegador Web ou na aplicação Excel, dependendo da plataforma. Eles podem editar o arquivo simultaneamente, adicionar comentários e acompanhar as alterações em tempo real.
Como funciona a coautoria do Excel?
A coautoria do Excel permite que vários usuários editem uma pasta de trabalho simultaneamente e vejam as alterações uns dos outros em tempo real. Quando partilha um ficheiro Excel numa plataforma baseada na nuvem, como o OneDrive ou o SharePoint, os utilizadores podem abri-lo no seu navegador Web ou na aplicação Excel. Podem então editar o ficheiro sem afectar as alterações ou versões uns dos outros.
A co-autoria do Excel funciona dividindo o livro de trabalho em secções e bloqueando-as quando um utilizador está a editar uma célula ou um intervalo. Quando outro utilizador tentar editar a mesma célula ou intervalo, verá uma mensagem a indicar que está bloqueado e quem o está a editar. Quando o primeiro utilizador termina a edição, o intervalo é desbloqueado e o segundo utilizador pode editá-lo.
Não é possível compartilhar esta pasta de trabalho porque ela contém tabelas do Excel ou mapas XML?
Se encontrar uma mensagem de erro a dizer “Não é possível partilhar este livro porque contém tabelas do Excel ou mapas XML”, isso significa que o seu ficheiro Excel tem algumas funcionalidades que não são compatíveis com a co-autoria. As tabelas do Excel e os mapas XML são duas características comuns que podem causar este erro.
Para resolver este problema, é necessário converter a tabela do Excel num intervalo. Seleccione a tabela, clique no separador “Design da tabela” e clique na opção “Converter em intervalo”. Também pode remover quaisquer mapas XML clicando no separador “Dados”, seleccionando “XML” e clicando no botão “Fonte”. Depois de ter removido estas características, pode partilhar o livro de trabalho com vários utilizadores.
Compartilhar planilhas do Excel para edição simultânea em 2021 é mais fácil do que nunca, graças às plataformas baseadas em nuvem e à coautoria do Excel. Para partilhar uma folha de Excel para edição simultânea, siga estes passos:
2. Clique no botão “Partilhar” e introduza os endereços de correio electrónico dos utilizadores com quem pretende partilhar o ficheiro.
Seleccione o nível de permissão dos utilizadores (editar, ver ou comentar) e adicione uma mensagem, se desejar.
Os utilizadores receberão uma notificação por correio electrónico com uma ligação para o ficheiro. Eles podem então abri-lo no navegador da Web ou no aplicativo Excel e editá-lo simultaneamente.
Como posso partilhar uma folha de cálculo do Excel 365 com vários utilizadores?
1. Abra a sua folha de cálculo do Excel 365 e guarde-a no OneDrive ou no SharePoint.
2. Clique no botão ‘Partilhar’ e introduza os endereços de e-mail dos utilizadores com quem pretende partilhar o ficheiro.
Seleccione o nível de permissão dos utilizadores (editar, ver ou comentar) e adicione uma mensagem, se desejar.
Os utilizadores receberão uma notificação por correio electrónico com uma ligação para o ficheiro. Podem então abri-lo no seu navegador Web ou na aplicação Excel e editá-lo simultaneamente.
Para habilitar o recurso ‘Compartilhar pasta de trabalho’ no Excel, siga estas etapas:
2. Clique no botão “Compartilhar pasta de trabalho”.
No separador “Avançadas”, seleccione a opção “Permitir alterações por mais do que um utilizador ao mesmo tempo”.
4. Também pode definir outras opções, tais como a forma de resolver alterações contraditórias, controlar as alterações e quem pode ver ou editar o ficheiro.
Conclusão
A partilha de folhas de cálculo do Excel com vários utilizadores é um aspecto crucial dos locais de trabalho modernos. Seguindo as etapas acima, você pode compartilhar sua pasta de trabalho do Excel em uma plataforma baseada em nuvem, permitir a co-autoria e solucionar erros comuns. Além disso, pode colaborar em tempo real, aumentar a produtividade e garantir a precisão e a segurança.