Os relatórios de dados são uma ferramenta essencial no mundo dos negócios, dando aos decisores o acesso a conhecimentos e informações valiosas. Mas a redacção de relatórios de dados pode ser complicada. Compreender o que entra num relatório de dados e como elaborar um relatório de dados pode ajudar a assegurar que o relatório de dados que se está a criar é o mais eficaz e perspicaz possível. Este guia fornecerá uma visão aprofundada dos componentes de um relatório de dados e do processo de composição de um relatório de dados.
O primeiro passo na elaboração de um relatório de dados é a recolha dos dados relevantes. Isto pode ser feito através do acesso a fontes de dados existentes ou através da realização de inquéritos ou outros meios de recolha de dados. Uma vez recolhidos os dados, estes devem ser analisados e organizados em informação significativa. Isto implica compreender os dados, criar gráficos e gráficos, e resumir os dados de uma forma que seja fácil de compreender.
Uma vez recolhidos e analisados os dados, o passo seguinte é criar um esboço para o relatório de dados. Este esboço deve incluir a finalidade do relatório, os principais pontos a serem discutidos, e um breve resumo dos dados. O esboço deve ser tão detalhado quanto possível, uma vez que servirá de base para o relatório final.
O resumo executivo é a primeira secção do relatório de dados e deve fornecer uma visão geral do conteúdo do relatório. Deve incluir o objectivo do relatório, as principais conclusões, e quaisquer conclusões importantes. O resumo executivo deve ser escrito de forma clara e concisa, de modo a fornecer aos leitores um resumo conciso mas abrangente do relatório de dados.
A secção seguinte do relatório de dados deve fornecer uma descrição detalhada dos dados. Esta deve incluir os tipos de dados que foram recolhidos, os métodos utilizados para recolher os dados, e quaisquer suposições ou cálculos que foram feitos a fim de derivar os dados. Esta secção deve proporcionar aos leitores uma compreensão completa dos dados e das suas fontes.
Uma vez descritos os dados, a secção seguinte deve apresentar os resultados. Isto deve incluir quaisquer padrões ou tendências que tenham sido descobertos, bem como quaisquer conhecimentos que possam ser extraídos dos dados. Esta secção deve ser escrita de forma cativante e fácil de compreender, de modo a tornar a informação tão acessível quanto possível.
Com base nas conclusões, a última secção do relatório de dados deve fornecer recomendações. Estas recomendações devem ser apresentadas de uma forma lógica e organizada, para que os leitores possam compreender claramente as implicações dos resultados.
Uma vez redigido o relatório de dados, este deve ser cuidadosamente revisto e revisto. Isto assegurará que o relatório está livre de quaisquer erros ou inconsistências, e que é tão conciso e preciso quanto possível.
Uma vez finalizado o relatório de dados, este deverá ser publicado e distribuído. Isto pode ser feito electronicamente ou impresso, dependendo do público a que se destina. A distribuição ampla do relatório de dados assegurará que todos os interessados tenham acesso aos dados e aos seus conhecimentos.
A recolha de dados é um processo de recolha de dados de várias fontes. Pode ser feita através de vários meios, tais como inquéritos, entrevistas, grupos focais, e observação. A recolha de dados é um passo crítico na redacção de relatórios, uma vez que fornece a informação que será utilizada para redigir o relatório. Há algumas coisas a ter em mente quando se recolhem dados para um relatório:
1. assegurar a recolha de dados de uma variedade de fontes. Isto ajudará a garantir que os dados são exactos e representativos da população.
2. Certifique-se de recolher dados que sejam relevantes para o relatório. Isto irá ajudar a tornar o relatório mais focalizado e mais fácil de escrever.
3. assegurar a recolha de dados de forma atempada. Isto ajudará a assegurar que o relatório esteja actualizado e exacto.
4. certificar-se de documentar o processo de recolha de dados. Isto ajudará a assegurar que os dados possam ser facilmente acedidos e utilizados ao redigir o relatório.
Existem algumas formas diferentes de reportar a recolha de dados, dependendo do tipo de dados que estão a ser recolhidos e qual é a finalidade da recolha. Por exemplo, se estiverem a ser recolhidos dados para um estudo de pesquisa de mercado, estes podem ser comunicados num formato que inclua o número de respostas recebidas, a demografia dos inquiridos, e os resultados do estudo. Se os dados estiverem a ser recolhidos para um inquérito de satisfação do cliente, podem ser comunicados num formato que inclua a percentagem de inquiridos que estavam satisfeitos com o produto ou serviço, a percentagem de inquiridos que estavam insatisfeitos, e a percentagem de inquiridos que eram neutros.
Não existe uma forma "correcta" de estruturar um relatório, uma vez que as necessidades de cada relatório variam em função do seu objectivo e audiência. Contudo, a maioria dos relatórios seguirá geralmente uma das cinco estruturas básicas: cronológica, comparativa, solução de problemas, causa-efeito, ou argumentativa. Cada uma destas estruturas tem os seus próprios pontos fortes e fracos, por isso é importante escolher a estrutura certa para o seu relatório em particular.
1. cronológico: Um relatório cronológico é aquele que é organizado de acordo com o tempo. Este é o tipo de estrutura mais comum para relatórios, pois permite ao leitor acompanhar a evolução de uma situação ou questão do início ao fim. Os relatórios cronológicos podem ser lineares ou não lineares; os relatórios lineares progridem em linha recta de um ponto para o outro, enquanto que os relatórios não lineares podem andar de um lado para o outro ou saltar no tempo.
2. Comparativo: Um relatório comparativo é aquele que compara e contrasta dois ou mais assuntos. Este tipo de relatório é frequentemente utilizado para avaliar opções ou tomar decisões, uma vez que permite ao leitor ver as semelhanças e diferenças entre diferentes coisas. Os relatórios comparativos podem ser estáticos ou dinâmicos; os relatórios estáticos comparam coisas que não estão a mudar ao longo do tempo, enquanto os relatórios dinâmicos comparam coisas que estão a mudar.
3. resolução de problemas: Um relatório de solução de problemas é aquele que identifica um problema e depois oferece uma ou mais soluções. Este tipo de relatório é frequentemente utilizado nas empresas ou no governo, pois pode ajudar os decisores a encontrar a melhor forma de resolver um problema. Os relatórios de resolução de problemas podem ser pró-activos ou reactivos; relatórios pró-activos identificam potenciais problemas e oferecem soluções antes que estes aconteçam, enquanto os relatórios reactivos esperam que um problema ocorra e depois oferecem soluções.
4. causa-efeito: Um relatório de causa-efeito é aquele que identifica uma causa e depois explora os efeitos dessa causa. Este tipo de relatório é frequentemente utilizado para investigar acidentes ou outros eventos, pois pode ajudar a determinar o que correu mal e porquê. Os relatórios de causa-efeito podem ser lineares ou não lineares; os relatórios lineares progridem de causa para efeito numa linha recta, enquanto que os relatórios não lineares podem andar para trás e para a frente ou saltar de causa para efeito.
5. Argumentativo: Um relatório argumentativo é aquele que toma uma posição sobre uma questão e apoia essa posição com provas. Este tipo de relatório é frequentemente utilizado em contextos académicos ou legais, uma vez que permite ao autor apresentar um caso bem fundamentado para a sua posição. Os relatórios argumentativos podem ser positivos ou negativos; os relatórios positivos argumentam a favor de uma posição, enquanto os negativos argumentam contra ela.