O Guia Completo para a Configuração de Procedimentos Eficazes de Rastreio de Inventário
Empresas de todas as dimensões confiam em procedimentos eficazes de rastreio de inventário para manter registos precisos dos níveis de inventário e assegurar que as encomendas são cumpridas atempadamente. O estabelecimento de objectivos claros para o seguimento do inventário e a elaboração de uma estratégia de seguimento robusta são os primeiros passos essenciais para a criação de um sistema bem sucedido.
Estabelecimento de objectivos claros para o rastreio do inventário
A criação de objectivos claros para o rastreio do inventário é o primeiro passo para a criação de um sistema eficaz. As empresas devem identificar o que precisam do sistema de rastreio de inventário para fazer e depois considerar a abordagem mais eficaz para alcançar esses objectivos. Isto poderia incluir o rastreio de itens por categoria de item, a criação de alertas em tempo real para baixos níveis de stock, ou o rastreio de itens a nível individual.
2. Elaboração de uma estratégia de rastreio de inventário
Uma vez estabelecidos os objectivos, as empresas devem desenvolver uma estratégia de rastreio de inventário que descreva as medidas específicas que precisam de tomar para criar e manter um sistema de rastreio eficaz. Isto poderia incluir a determinação dos tipos de sistemas de rastreio disponíveis, o estabelecimento do sistema que melhor satisfaz as necessidades da empresa, e a selecção do hardware e software necessários para pôr o sistema em funcionamento.
O tipo de sistema de rastreio de inventário seleccionado dependerá dos objectivos da empresa e do seu orçamento. As empresas devem considerar o custo associado aos diferentes sistemas de rastreio, a facilidade de utilização, e a forma como o sistema satisfaz as necessidades da empresa.
4. implementação do sistema de seguimento de inventário
Uma vez seleccionado o sistema de seguimento de inventário, a empresa deve desenvolver um plano de implementação. Isto poderia incluir a formação dos funcionários sobre o sistema, a instalação do hardware e software, e a realização de quaisquer ajustamentos necessários.
5. Formação dos funcionários em procedimentos de seguimento de inventário
Os funcionários precisam de ser devidamente formados no sistema de seguimento de inventário para garantir a exactidão. A formação deve abranger as bases do sistema de rastreio, incluindo como utilizar o sistema para introduzir e ajustar os níveis de inventário, e como detectar discrepâncias.
6. Monitorização dos níveis de inventário e das discrepâncias pontuais
A monitorização regular dos níveis de inventário é essencial para assegurar que as encomendas são cumpridas atempadamente. As empresas devem também criar sistemas para detectar discrepâncias nos níveis de inventário, tais como diferenças entre o que é registado no sistema e o que está de facto nas prateleiras.
7. Ajuste dos Procedimentos de Seguimento de Inventário conforme necessário
À medida que as necessidades de seguimento de inventário da empresa evoluem, o sistema e os procedimentos de seguimento podem ter de ser ajustados. As empresas devem manter-se actualizadas sobre os últimos avanços no terreno e fazer as alterações necessárias, conforme necessário.
8. Análise do desempenho do sistema de rastreio de inventário
As empresas devem analisar regularmente o desempenho do seu sistema de rastreio de inventário para identificar áreas a melhorar. Isto poderia envolver a execução de relatórios para acompanhar os níveis de inventário ao longo do tempo, avaliar a exactidão do sistema, e avaliar a eficácia global do sistema.
9. Optimização dos procedimentos de seguimento de inventário
Finalmente, as empresas devem esforçar-se por optimizar os seus procedimentos de seguimento de inventário. Isto poderia envolver a criação de processos automatizados, a racionalização dos processos de entrada de dados e de relatórios, e a criação de sistemas para rastrear o inventário tanto manualmente como electronicamente.
Criando objectivos claros, elaborando uma estratégia de rastreio, seleccionando o sistema de rastreio óptimo, e formando os funcionários em procedimentos de rastreio de inventário, as empresas podem criar um sistema eficaz de rastreio de inventário que satisfaça as suas necessidades. As empresas devem também monitorizar os níveis de inventário, ajustar os procedimentos de rastreio conforme necessário, analisar o desempenho do sistema, e optimizar os procedimentos de rastreio para a máxima eficiência.
Os três métodos de seguimento do inventário são o seguimento manual, o código de barras e a identificação por radiofrequência (RFID). O rastreio manual é o método mais básico e envolve manter um registo manual dos níveis de inventário. Isto pode ser feito com uma caneta e papel simples, ou com um sistema mais sofisticado como uma folha de cálculo. A codificação de barras é um método mais avançado que utiliza códigos de barras para rastrear os níveis de inventário. Isto pode ser feito com um leitor de código de barras, ou com um smartphone ou tablet que tenha uma aplicação de leitor de código de barras. O RFID é o método mais avançado de rastreio de inventário, e utiliza ondas de rádio para rastrear os níveis de inventário. Isto pode ser feito com um leitor RFID, ou com um smartphone ou tablet que tenha uma aplicação de leitor RFID.
As directrizes básicas para o seguimento de inventário são o seguimento dos níveis de inventário, o seguimento dos movimentos de inventário, e o seguimento dos custos de inventário.