O envio de W-2s aos funcionários é uma parte crítica do processo de declaração de impostos. Os empregadores devem assegurar que os W-2s exactos e seguros sejam entregues às pessoas certas em tempo útil. Este guia fornece conselhos sobre como gerir com sucesso o processo de envio de W-2s aos empregados.
O primeiro passo no envio de W-2s é estabelecer um processo de entrega seguro. Os empregadores devem utilizar um sistema online seguro ou e-mail encriptado para transferir os W-2s. Os empregadores devem também assegurar que os W-2s são protegidos por palavra-passe e que as palavras-passe são alteradas regularmente.
Antes de enviar os W-2s, os empregadores devem estar familiarizados com os requisitos do correio electrónico W-2s. Isto inclui o prazo para envio dos formulários, o formato exigido dos formulários, e qualquer informação adicional que deva ser incluída nos formulários.
Antes de enviar os W-2s, os empregadores devem recolher a informação necessária do empregado. Isto inclui o nome do empregado, endereço, número de Segurança Social e outras informações relevantes.
Uma vez recolhidas as informações do empregado, os empregadores devem preparar os formulários W-2 para envio. Isto inclui o preenchimento dos formulários e a garantia de que estes são exactos e completos.
Depois de os W-2 terem sido preparados, os empregadores devem escolher um método de entrega apropriado. Os empregadores podem optar por enviar os formulários utilizando correio normal, correio certificado, ou entrega nocturna.
Uma vez enviados os W-2s, os empregadores devem acompanhar a entrega dos formulários. Os empregadores devem manter um registo de quando os formulários foram enviados e de quando foram recebidos pelo empregado.
Se um W-2 for atrasado ou perdido, os empregadores devem tomar medidas para resolver a questão. Isto inclui contactar o empregado e enviar um formulário W-2 em duplicado, se necessário.
Finalmente, os empregadores devem assegurar-se de que estão em conformidade com todos os regulamentos estaduais e federais. Isto inclui o preenchimento dos formulários necessários e o pagamento de quaisquer impostos ou penalidades exigidas.
O envio de W-2s aos empregados é uma parte importante do processo de declaração de impostos. Ao seguir os conselhos deste guia, os empregadores podem assegurar que o processo de envio de W-2s é seguro, preciso e em conformidade com os regulamentos estaduais e federais.
A melhor maneira de distribuir o seu W-2 aos seus empregados é utilizar um serviço de pagamentos online. Com um serviço de pagamentos online, pode enviar de forma fácil e segura aos seus empregados os seus formulários W-2. Além disso, os serviços de folha de pagamento online normalmente fornecem aos funcionários acesso online aos seus recibos de pagamento e formulários W-2, para que possam sempre ver e imprimir as suas próprias cópias, se necessário.
Não, não é seguro enviar um W-2 no correio. O seu W-2 contém informação sensível, incluindo o seu número de Segurança Social, e não quer que ele caia em mãos erradas. Se tiver de enviar o seu W-2 pelo correio, não se esqueça de utilizar um método seguro e rastreado, tal como correio certificado.
O prazo limite para os empregadores enviarem W-2s aos seus empregados é 31 de Janeiro.
Não há resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que o número de selos necessários para um envelope W-2 dependerá do peso e tamanho do envelope. No entanto, como guia geral, provavelmente precisará de pelo menos dois carimbos para um envelope W-2 padrão.
Sim, pode entregar em mão os formulários W-2 aos empregados. Contudo, é importante notar que também deve enviar estes formulários à Administração da Segurança Social (SSA) o mais tardar até 31 de Janeiro.