A compra é uma parte essencial de qualquer organização empresarial, uma vez que fornece os bens e serviços necessários para o funcionamento da organização. O processo de compra é complexo, consistindo em várias etapas que devem ser seguidas para assegurar que o processo seja eficiente e eficaz. Neste artigo, daremos uma vista de olhos às 8 etapas do processo de compra da organização empresarial.
A primeira etapa do processo é identificar a necessidade de compra. Isto implica considerar que tipo de produto ou serviço é necessário e a quantidade do mesmo. A decisão sobre se é necessário comprar o artigo ou serviço é tomada pelo gestor de compras.
Uma vez identificada a necessidade de compra, o passo seguinte é a pesquisa de potenciais fornecedores. Isto implica pesquisar os diferentes tipos de fornecedores disponíveis no mercado e os produtos e serviços que estes oferecem. É importante seleccionar um fornecedor que seja fiável e rentável.
Quando um fornecedor tiver sido seleccionado, o passo seguinte é preparar o pedido de compra. Isto inclui a listagem de todos os detalhes necessários da compra, incluindo a quantidade, especificações, condições de pagamento e data de entrega. O pedido de compra deve também incluir quaisquer instruções ou requisitos especiais.
Uma vez preparado o pedido de compra, o passo seguinte é negociar o preço e as condições da compra. Isto inclui a discussão do preço, data de entrega, condições de pagamento e quaisquer outras condições. O objectivo é chegar a um acordo que seja benéfico tanto para o fornecedor como para o comprador.
Uma vez negociados o preço e as condições, o passo seguinte é aprovar a ordem de compra. Isto implica obter a aprovação das autoridades competentes dentro da organização. Isto pode incluir a aprovação pelo gestor de compras, o controlador financeiro e o director executivo.
Uma vez que a ordem de compra tenha sido aprovada, o passo seguinte é colocar a ordem de compra. Isto implica confirmar a encomenda com o fornecedor e organizar o pagamento. A encomenda deve então ser rastreada para garantir que é entregue a tempo e nas condições correctas.
Uma vez efectuada a encomenda, o passo seguinte é a recepção dos bens ou serviços. Isto envolve a verificação dos bens ou serviços no momento da entrega para garantir que são de qualidade, quantidade e especificações correctas. Quaisquer discrepâncias ou questões devem ser imediatamente comunicadas e tratadas.
A etapa final do processo é finalizar a transacção. Isto inclui a verificação da factura e a realização do pagamento. Uma vez efectuado o pagamento, a transacção pode ser considerada concluída.
Ao seguir estas 8 etapas, as empresas podem assegurar que o processo de compra é eficiente e eficaz. Ao compreender o processo, as organizações podem tomar decisões informadas e garantir que estão a obter o melhor valor pelo seu dinheiro.