O papel de uma recepcionista de balcão é importante, uma vez que são tipicamente o primeiro ponto de contacto para clientes e visitantes. Como tal, precisam de ter um conhecimento profundo dos serviços que a sua organização oferece, e ser capazes de responder a quaisquer perguntas que os visitantes possam ter. Devem também ter um comportamento profissional e amigável, e ser capazes de lidar com interacções difíceis com os clientes, se necessário.
As recepcionistas são responsáveis por cumprimentar todos os clientes e visitantes do escritório e fazê-los sentir-se bem-vindos. Devem ser capazes de oferecer direcções ou outra assistência, conforme necessário, e certificar-se de que todos os visitantes se inscrevem, se necessário. Além disso, devem estar cientes de quaisquer procedimentos que devam ser seguidos para os visitantes que necessitem de receber um crachá ou acesso ao edifício.
As recepcionistas da recepção devem poder atender chamadas telefónicas e receber mensagens para outros membros do pessoal. Devem também ser capazes de fornecer informações básicas sobre a organização e encaminhar as chamadas para o departamento ou membro do pessoal apropriado.
As recepcionistas do balcão de atendimento podem também ser responsáveis por agendar marcações para outros membros do pessoal ou clientes. Isto implica ter um conhecimento profundo da disponibilidade dos membros do pessoal, bem como de qualquer outra informação relevante.
Dependendo da organização, as recepcionistas do balcão de atendimento podem também ser responsáveis pelo tratamento de pagamentos, tais como receber dinheiro ou processar pagamentos com cartão de crédito. Devem também estar familiarizados com quaisquer políticas ou procedimentos financeiros em vigor e assegurar que todas as transacções sejam registadas de forma adequada e precisa.
As recepcionistas do balcão de atendimento devem também estar familiarizadas com o sistema de arquivo da organização e ser capazes de recuperar e armazenar documentos, conforme necessário. Além disso, devem ser capazes de manter registos, tais como informações sobre clientes, registos de marcações, e quaisquer outros dados relevantes.
As recepcionistas da recepção são também responsáveis por assegurar que o material de escritório, tal como papelaria e outros materiais, está em stock e prontamente disponível. Devem também ser capazes de encomendar materiais adicionais conforme necessário e manter um registo de qualquer inventário.
Finalmente, os recepcionistas do balcão de atendimento podem também ser chamados a prestar apoio administrativo a outros membros do pessoal. Isto pode incluir a marcação de reuniões, organização de viagens, ou quaisquer outras tarefas administrativas que sejam necessárias.
Os recepcionistas de balcão de atendimento desempenham um papel importante em qualquer organização e precisam de ser conhecedores, organizados e profissionais. Devem ter um conhecimento profundo de todas as suas responsabilidades e ser capazes de lidar com qualquer situação que surja. Ao seguir todas as tarefas necessárias, os recepcionistas podem assegurar que os clientes e visitantes tenham sempre uma experiência positiva.
As responsabilidades de uma boa recepcionista incluem saudar visitantes e pacientes, atender e encaminhar chamadas telefónicas, marcar marcações, tratar de consultas de pacientes, e manter as áreas de trabalho limpas e organizadas. Uma boa recepcionista é também responsável por tratar do correio recebido e enviado, encomendar material de escritório, e manter registos confidenciais dos pacientes.
Uma boa recepcionista deve ter as 10 qualidades seguintes:
1. devem ter uma aparência agradável e profissional.
2. Devem ser capazes de cumprimentar hóspedes e clientes de uma forma amigável e acolhedora.
3. devem ser capazes de atender o telefone de uma forma profissional e cortês.
4. devem ser capazes de receber mensagens com precisão e eficiência.
5. Deverão ter excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal.
6. Devem ser capazes de multitarefas e lidar com uma variedade de tarefas de uma só vez.
7. Deverão ser bem organizados e ter excelentes capacidades de gestão de tempo.
8. Deverão ser capazes de trabalhar bem sob pressão e lidar calmamente com situações de stress.
9. Devem ter conhecimentos de informática e ter um conhecimento prático de programas informáticos de escritório comuns.
10. Devem ser capazes de resolver problemas simples e saber quando escalar questões mais complexas para um supervisor ou gestor.
As funções de recepcionista podem variar dependendo do tamanho e tipo de empresa, mas normalmente incluem atender telefones, cumprimentar visitantes, e tratar de tarefas administrativas. Ao descrever as funções de recepcionista num currículo, é importante ser claro e conciso. Por exemplo, pode listar as suas funções como:
-Responder a chamadas recebidas e encaminhá-las para a pessoa ou departamento apropriado
-Receber visitantes e clientes e encaminhá-las para a pessoa ou departamento correcto
- Tratar de tarefas administrativas tais como marcar marcações, preencher papéis, e encomendar material de escritório