Introdução à escrita de uma carta comercial
Escrever uma carta comercial é uma habilidade importante para qualquer pessoa que planeia trabalhar num ambiente profissional. Quer esteja a escrever a um potencial empregador, a um parceiro de negócios, a um cliente, ou a qualquer outra pessoa, a qualidade da sua carta de negócios falará muito sobre o seu profissionalismo. Para garantir que as suas cartas sejam sempre da mais alta qualidade, é importante compreender as diferentes partes que compõem uma carta de negócios.
Estrutura de uma carta de negócios
Ao nível mais básico, uma carta de negócios é constituída por várias partes essenciais. Estas incluem o cabeçalho, o endereço interno, a saudação, o corpo da carta, o fecho, a linha de assinatura, o pós-escrito, e o envelope. O cabeçalho inclui o nome do remetente e informações de contacto, enquanto que o endereço interno inclui o nome do destinatário e informações de contacto. A saudação é a saudação que precede o corpo da carta, e o encerramento é a despedida educada que segue o corpo. A linha de assinatura é onde o remetente assina a carta, e o pós-escrito é uma secção opcional para observações adicionais.
Ao dirigir-se ao destinatário de uma carta comercial, é importante ser o mais específico possível. Comece por incluir o nome completo do destinatário, seguido do seu título ou posição. Se o destinatário for um cliente, o título pode ser algo como "Cliente Fiel". Se o destinatário for um parceiro de negócios ou colega, o título pode ser algo como "Chefe Executivo" ou "Gestor Sénior".
Saudação
A saudação é a saudação que precede o corpo da carta. Deve ser educada e profissional, tal como "Caro Sr. Smith" ou "Cara Sra. Johnson". Se o nome do destinatário for desconhecido, a saudação pode ser mais genérica, tal como "Caro Sr. ou Sra.".
Corpo da carta
O corpo da carta é onde o remetente expressa o propósito da carta. Deve ser concisa e clara, e deve incluir todas as informações relevantes. Dependendo da finalidade da carta, o corpo pode incluir detalhes sobre uma próxima reunião, um pedido de informação, um pedido de desculpas, ou um pedido de acção.
Encerramento da carta
O encerramento da carta deve ser educado e profissional. Os encerramentos comuns incluem "Atenciosamente", "Com os melhores cumprimentos" e "Atenciosamente". Após o encerramento, o remetente deve deixar uma linha em branco antes da linha de assinatura.
Linha de assinatura
A linha de assinatura é onde o remetente assina a carta. Deve ser seguida de uma linha em branco e do nome dactilografado do remetente.
Postscript
O postscript é uma secção opcional para observações adicionais. Pode ser utilizado para agradecer ao destinatário pelo seu tempo, para o lembrar de uma próxima reunião, ou para fornecer informações adicionais.
Formatação de uma carta de negócios
A etapa final na redacção de uma carta de negócios é formatá-la correctamente. Geralmente, as cartas de negócios devem ser espaçadas e alinhadas à esquerda. As margens devem ser de aproximadamente uma polegada em todos os lados, e a fonte deve ser profissional e de fácil leitura.
Em geral, cartas de negócios bem sucedidas requerem uma compreensão clara dos vários componentes que compõem o todo. Ao familiarizar-se com a estrutura e a finalidade de cada componente, pode assegurar-se de que todas as suas cartas comerciais são da mais alta qualidade.
As partes principais de uma carta de negócios são o cabeçalho, o endereço interno, a saudação, o corpo, e o encerramento. O cabeçalho contém o endereço de retorno e a data. O endereço interno é o endereço da pessoa a quem a carta está a ser enviada. A saudação é a saudação, tal como "Caro Sr. Smith". O corpo é a parte principal da carta, onde a mensagem é transmitida. O encerramento é o final da carta, tal como "Sinceramente, John Doe".
Uma carta de negócios contém tipicamente 12 partes: a data, o cabeçalho, o endereço interno, a saudação, o corpo, o fecho de cortesia, a assinatura, os anexos, o pós-escrito, e o endereço postal.
A data é o dia em que a carta é escrita e inclui o mês, o dia, e o ano. O cabeçalho é o cabeçalho no topo da carta que tipicamente inclui o nome, endereço e logótipo do remetente. O endereço interno é o nome e a morada do destinatário. A saudação é a saudação, tal como "Caro Sr. Smith". O corpo é o texto principal da carta. A saudação de cortesia é a saudação de saudação, tal como "Sinceramente". A assinatura é o nome do remetente, dactilografado ou escrito por baixo do fecho de cortesia. Os anexos são os itens que acompanham a carta, tais como um currículo ou factura. O pós-escrito é uma breve mensagem no final da carta, indicando frequentemente que há algo mais em anexo. O endereço postal é o endereço do remetente, incluindo o código postal.
A parte mais importante de uma carta é a sua finalidade. A carta deve ser clara e concisa, e deve indicar o objectivo da carta na primeira frase. O corpo da carta deve apoiar o seu propósito, e a conclusão deve reiterar o propósito da carta.