A auditoria de documentos pode ser um processo demorado e complexo. É importante identificar que documentos são relevantes para a auditoria antes de se iniciar o processo. Esta etapa deve incluir a recolha de todos os documentos necessários e a garantia de que estão actualizados e precisos. Uma vez identificados os documentos relevantes, o passo seguinte é iniciar o processo de organização e categorização dos mesmos. Isto pode ser feito manualmente ou com programas de software especificamente concebidos para ajudar com o processo.
Ter um sistema organizado e eficiente de processamento de documentos é essencial para uma auditoria. Este sistema deve incluir os passos necessários para processar adequadamente todos os documentos, incluindo a sua categorização e etiquetagem. Deve também especificar como armazenar e recuperar documentos quando necessário. O sistema deve ser adaptado às necessidades específicas da auditoria e deve ser regularmente actualizado e monitorizado.
Desenvolver e aderir a normas de documentação é essencial para o sucesso do processamento de documentos durante uma auditoria. Estas normas devem incluir os requisitos para o formato dos documentos, tais como fonte e tamanho. Devem também incluir a forma adequada de armazenar e fazer cópias de segurança dos documentos, bem como quaisquer outras regras e regulamentos que devam ser seguidos.
Utilizar a automatização para processar documentos pode ajudar a racionalizar o processo durante uma auditoria. A automatização pode ajudar a poupar tempo e dinheiro, bem como a minimizar erros. A automatização pode ser usada para ajudar a classificar e rotular documentos, bem como armazená-los e recuperá-los quando necessário. A automatização deve ser cuidadosamente considerada e testada antes da implementação.
O software de gestão de documentos pode ser uma ferramenta inestimável para o processamento de documentos durante uma auditoria. Este software pode ajudar a racionalizar o processo, ajudando a organizar e armazenar documentos, bem como a pesquisa de documentos específicos. Pode também ser utilizado para automatizar muitas das etapas do processo, tais como classificar e etiquetar documentos.
A segurança dos documentos é uma consideração importante durante a fase de processamento de documentos de uma auditoria. Todos os documentos devem ser guardados em segurança e o acesso deve ser limitado a quem deles necessita. Para além disso, os documentos devem ser regularmente guardados para garantir que não se percam ou sejam corrompidos.
É importante verificar periodicamente a exactidão e exaustividade dos documentos durante a fase de processamento de documentos de uma auditoria. Isto pode ser feito manualmente ou com programas de software especificamente concebidos para ajudar com o processo. Os controlos de garantia de qualidade devem ser concluídos regularmente para assegurar que todos os documentos estão actualizados e exactos.
A documentação do processo de processamento de documentos é essencial para o êxito da auditoria. Isto deve incluir todas as etapas tomadas para processar os documentos, bem como os resultados do processo. Todos os documentos devem ser assinados pelo auditor e pelo cliente para assegurar que todas as etapas foram devidamente concluídas.
Existem sete passos no processo de auditoria:
1. planeamento e avaliação de risco
2. Desenvolvimento do programa de auditoria
3. Trabalho de campo
4. Relatórios de auditoria
5. Acompanhamento
6. Documentação
7. encerramento
Os auditores solicitarão várias formas de documentação a uma empresa, a fim de avaliar a exactidão das suas demonstrações financeiras. Esta documentação pode incluir extractos bancários, recibos, facturas, e contratos. O auditor irá também provavelmente pedir para falar com a direcção da empresa, a fim de obter uma melhor compreensão dos seus procedimentos contabilísticos.
Existem cinco procedimentos-chave de auditoria:
Inquérito: Isto implica fazer perguntas à direcção e a outro pessoal para obter uma compreensão dos negócios da empresa, dos seus controlos internos, e de quaisquer áreas onde possa haver riscos de faltas materiais.
Observação: Isto implica observar as actividades da empresa, incluindo os seus controlos físicos sobre bens e registos, para se ter uma noção de como funcionam na prática.
Inspecção: Isto envolve a revisão de documentos e registos para corroborar a informação obtida através de investigação e observação.
Testes: Isto envolve a aplicação de procedimentos analíticos e outros testes a dados financeiros para avaliar o risco de declarações incorrectas materiais.
Entrevistas: Isto envolve falar com a direcção, funcionários e terceiros para obter informações que possam ser relevantes para a auditoria.
Existem quatro métodos de documentação: documentação de origem, documentação de transacção, documentação de registo, e documentação de saída. A documentação de origem inclui os documentos originais que são utilizados para registar transacções, tais como facturas, recibos, e extractos bancários. A documentação das transacções inclui os lançamentos diários que são utilizados para registar as transacções nos registos contabilísticos. A documentação de registo inclui as contas do livro razão que mostram a posição financeira da empresa. A documentação de saída inclui as demonstrações financeiras que são preparadas a partir dos registos contabilísticos.