Os registos financeiros são essenciais para qualquer empresa, pequena ou grande. Manter um registo destes registos pode ajudá-lo a manter-se organizado e em dia com as suas finanças. Ter os documentos certos no local pode ajudá-lo a manter-se em conformidade com as leis fiscais e outros regulamentos, bem como fornecer-lhe a informação de que necessita para tomar decisões comerciais sólidas. Isto inclui manter um registo das receitas e despesas, facturas, recibos, e informação sobre a folha de pagamentos.
Antes de começar a operar a sua pequena empresa, é importante decidir sobre a estrutura de negócio que melhor se adapta às suas necessidades. Isto inclui seleccionar o tipo de entidade (por exemplo, LLC, empresa unipessoal, etc.), estabelecer um número de identificação fiscal, e registar-se no Estado. Ter os documentos certos no local ajudará a assegurar que a sua empresa seja criada correctamente e possa funcionar legalmente.
Se a sua pequena empresa emprega pessoal, é importante manter registos precisos de cada funcionário. Isto inclui a sua informação pessoal, título de emprego, salário, e quaisquer benefícios ou compensações adicionais. Manter um registo dos registos dos empregados é essencial para manter o cumprimento das leis laborais e assegurar que os seus empregados recebem os salários e benefícios a que têm direito.
A fim de gerir a sua pequena empresa com eficiência, é essencial manter registos precisos dos seus fornecedores e vendedores. Isto inclui as suas informações de contacto, condições de pagamento, e quaisquer contratos que possa ter com eles. Ter estes registos em vigor pode ajudar a assegurar que efectua pagamentos atempados, se mantém em conformidade com os regulamentos, e mantém boas relações com os vendedores.
O seguro comercial é uma parte essencial de qualquer negócio, pequeno ou grande. É importante avaliar o tipo de cobertura adequada para o seu negócio, e certificar-se de que tem os documentos certos no local. Isto inclui seguro de responsabilidade civil, seguro de propriedade, e qualquer outra cobertura que possa ser necessária para o seu negócio.
Para qualquer negócio, é essencial manter um registo dos bens, tais como equipamento, veículos e outras ferramentas. Ter registos precisos destes bens pode ajudá-lo a manter-se organizado e a certificar-se de que está a cuidar devidamente dos mesmos. Também o pode ajudar a avaliar o valor do seu negócio e a certificar-se de que tem a cobertura de seguro adequada.
Manter registos precisos de quaisquer transacções financeiras é importante para qualquer negócio. Isto inclui vendas, compras, investimentos, e quaisquer outras transacções que se realizem. A documentação destas transacções pode ajudá-lo a manter-se em conformidade com os regulamentos e a manter-se no topo das suas finanças.
Para qualquer negócio, é importante assegurar a propriedade intelectual, tais como marcas registadas, direitos de autor e patentes. Ter os documentos certos em vigor pode ajudá-lo a proteger o seu negócio contra infracções e a garantir que as suas ideias estão seguras. É também importante certificar-se de que todos os contratos que celebrar estão devidamente documentados.
Não existe uma resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que variará consoante o negócio específico e os regulamentos que lhe são aplicáveis. No entanto, alguns dos registos normalmente exigidos para as pequenas empresas incluem:
- registos financeiros, tais como rendimentos e despesas
- registos de empregados, tais como contratos, folhas de horas e salários
- registos de clientes e clientes
- registos de marketing e vendas
- registos de stocks e inventário
- registos de fornecedores
- registos de saúde e segurança
É importante verificar com o seu contabilista ou o organismo governamental relevante para descobrir quais os registos necessários para o seu negócio específico.
Existem alguns ficheiros chave que todas as empresas devem ter:
1. ficheiros de empregados - Estes ficheiros devem conter informações sobre cada empregado, tais como as suas informações de contacto, título de emprego, salário, e avaliações de desempenho.
2. Registos financeiros - Os registos financeiros são importantes para acompanhar as receitas e despesas da empresa.
3. contratos - Quaisquer contratos que a empresa tenha assinado devem ser mantidos em arquivo.
4. políticas e procedimentos - As políticas e procedimentos da empresa devem ser documentados e facilmente acessíveis aos empregados.
5. Materiais de marketing - Quaisquer materiais de marketing, tais como brochuras ou conteúdo de websites, devem ser armazenados num local central.
Existem alguns tipos diferentes de documentos comerciais que terá de guardar durante 7 anos. Estes incluem:
-Registos financeiros: Isto inclui coisas como facturas, recibos, extractos bancários, e documentos fiscais.
-Registos dos funcionários: Terá de manter registos dos seus empregados, tais como as suas candidaturas a emprego, revisões de desempenho, e recibos de vencimento.
-Documentos legais: Quaisquer documentos relativos a questões legais, tais como contratos, arrendamentos e licenças, devem ser guardados durante 7 anos.
As 5 categorias básicas de arquivamento são:
1. documentos pessoais
2. Registos financeiros
3. registos médicos
4. registos educacionais
5. registos empresariais
Há cinco categorias gerais de registos que devem ser mantidos:
1. registos de pessoal - estes incluem registos sobre candidaturas a emprego, currículos, avaliações de desempenho, e quaisquer outros registos relacionados com o seu historial de emprego.
2. Registos financeiros - estes incluem registos sobre rendimentos, despesas, activos, passivos, e qualquer outra informação financeira da empresa.
3. registos legais - estes incluem registos sobre a constituição da empresa, licenças comerciais, contratos, e quaisquer outros documentos legais.
4. registos de marketing - estes incluem registos sobre as campanhas de marketing da empresa, dados de vendas, e qualquer outra informação de marketing.
5. Outros registos - estes incluem registos sobre as instalações da empresa, equipamento, e qualquer outra informação diversa.