Ferramentas de fluxo de trabalho são sistemas de gerenciamento de informações usados por trabalhadores do conhecimento, equipes colaborativas e organizações para construir, apoiar e otimizar seu fluxo de trabalho.
Essas ferramentas de software permitem que os usuários projetem seu fluxo de trabalho facilmente usando uma interface que inclui comandos de atalho, baixo código e editores de arrastar e soltar. As ferramentas de fluxo de trabalho são projetadas para serem intuitivas, de modo que os usuários gastem menos tempo aprendendo sobre o sistema e possam implementar rapidamente seu fluxo de trabalho para criar produtos, fornecer serviços e processar informações.
As ferramentas de fluxo de trabalho permitem que equipes ou empresas documentem processos para que possam executar tarefas recorrentes com mais rapidez. Um fluxo de trabalho pode ser simples, como algumas sequências lineares de etapas, ou pode ser complexo, em que várias ramificações de trabalho continuam simultaneamente, dependendo do estado atual dos itens de trabalho. Essas ferramentas oferecem suporte aos usuários, mostrando onde um determinado item de trabalho está, como uma tarefa ou documento, dentro do fluxo de trabalho. O processo de trabalho se torna mais transparente à medida que o status ou estágio de um item de trabalho se torna mais visível.
Os fluxos de trabalho fazem parte das ferramentas de gerenciamento de processos de negócios (BPM), que analisam de alto nível as metas de negócios e como os fluxos de trabalho se encaixam. O software de gerenciamento de projetos com recursos de colaboração também pode ser usado como ferramentas de fluxo de trabalho, pois mostram o status, o progresso e outros detalhes de tarefas e itens de trabalho.
Quando um fluxo de trabalho é gerenciado usando ferramentas de fluxo de trabalho, os usuários podem obter medições em determinados pontos do fluxo de trabalho ou no final dele. Os dados medidos podem ser comparados e contrastados com estimativas ou dados históricos para determinar se um fluxo de trabalho é otimizado para coisas como tempo e qualidade. A maioria das ferramentas vem com recursos de relatório que fornecem informações visuais instantâneas, granulares e frequentes por meio de gráficos e tabelas. Muitos fornecedores estão incorporando ferramentas analíticas para fornecer relatórios e previsões mais precisas.
Outra tendência de inovação é a capacidade de automatizar partes do fluxo de trabalho. Mais sistemas agora permitem que os usuários automatizem etapas ou tarefas repetitivas, configurem notificações ou lembretes programados e enviem relatórios regulares. A comunicação também é um componente integral de um fluxo de trabalho tranquilo e as ferramentas de fluxo de trabalho agora vêm com sistemas de mensagens integrados. Recursos como análises, automação de processos e ferramentas de mensagens ajudam os usuários a introduzir melhorias em seu fluxo de trabalho, reduzir redundâncias e aprimorar a colaboração.
A maioria das ferramentas de fluxo de trabalho é capaz de se integrar a outros aplicativos e serviços. Essa é uma funcionalidade importante porque os fluxos de trabalho geralmente envolvem outros aplicativos, como ferramentas de vendas ou marketing, e podem depender de uma entrada, gatilho ou sinal que sai dos limites de uma equipe, departamento ou organização. A capacidade das ferramentas de fluxo de trabalho de se conectar a outros sistemas pode resultar em menos recursos usados, processos simplificados e resultados de maior qualidade.