No gerenciamento de projetos, o escopo do projeto é uma declaração detalhada do trabalho necessário para produzir o objetivo desejado. Definir o escopo do projeto faz parte do processo de planejamento do projeto. Todas as partes interessadas, desde patrocinadores até usuários finais, têm algum envolvimento na elaboração e finalização do escopo do projeto. A clareza e abrangência do escopo do projeto dependem de quão detalhadamente os requisitos são identificados e o objetivo final descrito. Qualquer ambigüidade no escopo do projeto, no que será ou não entregue, pode permitir o aumento do escopo.
O aumento do escopo do projeto é um cenário não planejado e indesejado durante a fase de execução do projeto. Acontece quando uma mudança é introduzida ou se arrasta no escopo original do projeto depois que o projeto foi iniciado, os recursos foram alocados, os orçamentos foram calculados e os cronogramas foram prometidos. Com base no objetivo original do projeto e nos recursos disponíveis, as tarefas são atribuídas e os cronogramas são criados. No entanto, as alterações introduzidas pelo aumento do escopo resultam em trabalho adicional. Sem qualquer ajuste correspondente aos recursos, cronogramas e orçamento, o aumento do escopo do projeto pode resultar em:
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prazos perdidos e atrasos no projeto
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aumento de custo e orçamento excedido
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recursos sobrecarregados, baixa qualidade de trabalho e maior retrabalho
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falha do projeto.
O aumento do escopo do projeto ocorre por vários motivos. Quando a coleta e análise de requisitos iniciais estão incompletas e novas informações surgem após o início do projeto, a solução proposta pode ser considerada insuficiente e pode precisar de trabalho adicional. Um indivíduo ou grupo de partes interessadas com a autoridade, interesse, influência ou urgência corretos pode insistir em introduzir mudanças sem os ajustes correspondentes no plano do projeto. A comunicação deficiente entre o gerente de projeto e a equipe com outras partes interessadas pode piorar a situação.
Como evitar aumento de escopo
Uma maneira de os gerentes de projeto evitarem o aumento do escopo do projeto é aderir a um processo de gerenciamento do escopo do projeto. Durante a fase de planejamento, documente claramente todos os requisitos, objetivos, entregas, marcos, recursos, cronogramas e prazos, e tenha o documento assinado. Crie um processo para lidar com mudanças e solicitações de mudança.
Durante a fase de execução e monitoramento, analise regularmente e monitore continuamente as atividades, cronogramas, carga de trabalho e objetivos do projeto em busca de quaisquer discrepâncias. Eles podem ser um sinal precoce de aumento de escopo. Além disso, comunique-se regularmente com todas as partes interessadas sobre o andamento e o andamento do projeto para gerenciar as expectativas. Quando receber solicitações adicionais, comunique se não puder acomodar o trabalho adicionado. Além disso, solicite recursos adicionais se as alterações forem inevitáveis. Usar software de gerenciamento de projeto com ferramentas de planejamento, rastreamento e comunicação é uma maneira eficaz de gerenciar o escopo do projeto.