O gerenciamento de projetos começa com um plano de trabalho detalhado que inclui processos passo a passo projetados para atender a metas específicas durante o projeto. Normalmente, o gerenciamento de projetos envolve a definição do projeto, o planejamento de cada etapa, a implementação do projeto, o monitoramento do desempenho e o encerramento do projeto quando entregue (rescisão).
Estágios do gerenciamento de projetos
As 5 etapas a seguir descrevem o processo de gerenciamento de projetos, do planejamento à conclusão.
- Definição de projeto
- Planejamento de Projetos
- Implementação de projeto
- Monitoramento de desempenho do projeto
- Encerramento do projeto (rescisão)
Definição de projeto
Ao definir um projeto, o objetivo é definir o escopo geral do projeto, incluindo o calendário inicial do projeto que detalha o início, o encerramento e um cronograma das tarefas do projeto. A definição do projeto identificará os orçamentos, os participantes do projeto (incluindo o gerente do projeto) e indicará a meta do projeto, que é o resultado final ou objetivo específico.
Planejando o Projeto
O planejamento do projeto envolve a separação do plano em objetivos específicos (tarefas do projeto), especificando o tempo que cada tarefa exigirá para ser concluída e identificando o custo de cada objetivo. Ao examinar os custos, alguns dos muitos recursos a serem considerados incluem pessoal, suporte, orçamento, suprimentos e equipamentos, serviços e outras considerações. O gerente de projeto reúne estimativas preliminares de custos e atribui tarefas de trabalho, ao mesmo tempo que considera os fatores de risco.
Trabalhos de TI relacionados: gerente de projeto, diretor de projeto, administrador de projeto, coordenador de projeto de TI, oficial de controle de projeto, gerente de implementação, analista de projeto.
Implementação
Durante esse estágio, a equipe e os membros da equipe executam as tarefas de trabalho conforme definido no plano para cumprir os objetivos do projeto no prazo. Dependendo do tamanho e escopo do projeto, um gerente de implementação pode ser contratado ou o gerente de projeto irá passar de uma função de planejamento para a de coordenador de projeto, para garantir que o projeto permaneça dentro do cronograma e do orçamento.
Muitas tomadas de decisão acontecem durante esta fase do gerenciamento de projetos. Além disso, é provável que a equipe do projeto encontre problemas que frequentemente surgem quando novos sistemas de negócios são implementados.
Monitoramento de desempenho
O monitoramento e o rastreamento requerem uma avaliação contínua de todas as tarefas do projeto concluídas e em andamento. Os gerentes de projeto irão monitorar custos, cronogramas e rastrear tarefas e orçamentos individuais do projeto. O monitoramento também garante que as metas do projeto sejam ajustadas conforme necessário e que quaisquer fatores de risco, incluindo modificações, sejam gerenciados. Durante esse período, os procedimentos de gerenciamento de mudanças podem precisar ser aprovados se qualquer mudança no cronograma ou custo do projeto for prevista.
Rescisão de Projeto
O encerramento ou encerramento do projeto é o estágio final do gerenciamento do projeto. Isso inclui o treinamento, a comunicação da conclusão do projeto às partes interessadas e a preparação de um relatório final do projeto. Após o fechamento do projeto, a gerência frequentemente usará esse tempo de inatividade para se comunicar com a equipe do projeto para compartilhar conhecimentos que podem ajudar a melhorar projetos futuros.
Ferramentas para projetos complexos
Projetos complexos que exigem mais equipe, melhor coordenação, orçamentos maiores e assim por diante podem ser difíceis de gerenciar sem o uso de software de gerenciamento de projetos. Essas ferramentas ajudam os gerentes a organizar e automatizar algumas das tarefas associadas ao bom planejamento de gerenciamento de projetos.
De acordo com o Project-Management.com, o software de gerenciamento de projetos ajuda especificamente os gerentes de projeto e as equipes a cumprirem os requisitos do cliente e gerenciarem restrições de tempo, orçamento e escopo.
Organizações de gerenciamento de projetos
O Project Management Institute (PMI) é uma organização profissional líder e respeitada para gerentes de projeto. Fundado em 1969, o PMI atende a mais de 2.9 milhões de profissionais. O PMI oferece várias certificações, incluindo Project Management Professional (PMP) e Certified Associate in Project Management (CAPM).