No mundo actual da informação digital e dos documentos electrónicos, tornou-se cada vez mais importante tornar os documentos facilmente pesquisáveis. Quer se trate de um PDF, de um documento Word ou de outro formato de ficheiro, a possibilidade de encontrar rapidamente a informação de que necessita pode poupar-lhe tempo e ajudá-lo a manter-se organizado. Seguem-se algumas dicas e truques para tornar os seus documentos pesquisáveis.
Utilizar nomes de ficheiros descritivos Uma das formas mais fáceis de tornar os seus documentos pesquisáveis é utilizar nomes de ficheiros descritivos. Em vez de nomear um ficheiro como “Documento1” ou “Relatório”, considere a utilização de um nome mais específico que reflicta o conteúdo do documento. Por exemplo, se estiver a criar um relatório sobre dados de vendas, pode nomear o ficheiro como “RelatorioVendas2021T1.pdf”. Desta forma, será mais fácil encontrar o documento mais tarde, quando precisar de o procurar.
Adicionar metadados aos seus documentos também pode torná-los mais pesquisáveis. Os metadados são informações sobre o documento que estão armazenadas no próprio ficheiro, tais como o autor, o título, o assunto e as palavras-chave. Muitos programas, incluindo o Microsoft Office e o Adobe Acrobat, permitem-lhe adicionar metadados aos seus documentos. Para o fazer, basta ir ao menu “Propriedades” ou “Propriedades do documento” e preencher a informação relevante.
Utilizar o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) Se estiver a lidar com um documento digitalizado ou um PDF que não tem texto pesquisável, pode utilizar software de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) para converter o texto em formato pesquisável. O software de OCR funciona analisando a imagem do documento e reconhecendo os caracteres nela contidos. Uma vez reconhecido o texto, este pode ser indexado e pesquisado como qualquer outro texto.
Utilize um visualizador de PDF com pesquisa incorporada Se estiver a trabalhar com ficheiros PDF, pode utilizar um visualizador de PDF com capacidades de pesquisa incorporadas para encontrar a informação de que necessita. Por exemplo, o Google Chrome tem um visualizador de PDF incorporado que permite pesquisar texto no documento. Para tal, basta abrir o PDF no Chrome e utilizar a barra de pesquisa na parte superior do ecrã para introduzir o termo de pesquisa.
Em alguns casos, um ficheiro PDF pode estar protegido com uma palavra-passe ou encriptação que impede a sua pesquisa. Se precisar de pesquisar um ficheiro PDF que tenha a segurança activada, terá de remover a chave de segurança. Existem muitas ferramentas disponíveis que o podem ajudar a fazer isto, como o Adobe Acrobat Pro. Para remover a chave de segurança, basta abrir o ficheiro PDF no programa e ir ao menu “Segurança”. A partir daí, pode optar por remover as definições de segurança.
Finalmente, se estiver a utilizar um computador portátil, pode estar a perguntar-se o que faz a tecla de pesquisa. A tecla de pesquisa, que é frequentemente identificada com um ícone de lupa, permite-lhe procurar rapidamente ficheiros, documentos e outros itens no computador. Ao premir a tecla de pesquisa, aparece uma barra de pesquisa no ecrã onde pode introduzir o termo de pesquisa. Esta pode ser uma forma rápida e fácil de encontrar a informação de que necessita.
Em conclusão, tornar os seus documentos pesquisáveis é uma parte importante para se manter organizado e eficiente no mundo digital actual. Ao utilizar nomes de ficheiros descritivos, adicionar metadados, utilizar software de OCR e ferramentas de pesquisa, pode garantir que os seus documentos são facilmente pesquisáveis quando precisar deles. Além disso, a remoção das chaves de segurança dos ficheiros PDF e a utilização da chave de pesquisa no seu computador portátil podem ajudá-lo a encontrar a informação de que necessita de forma rápida e fácil.
Para remover o texto de uma imagem, pode utilizar um software de edição de imagens, como o Adobe Photoshop ou o GIMP. Pode utilizar a ferramenta “Clone Stamp Tool” ou a “Healing Brush Tool” para remover o texto, substituindo-o pelos pixéis circundantes. Outra opção é utilizar a ferramenta “Content-Aware Fill”, que permite seleccionar o texto que pretende remover e preencher a área com os pixels circundantes que correspondem ao fundo.
Para abrir a Pesquisa do Windows num computador Windows, pode clicar no ícone da lupa localizado na barra de tarefas ou premir a tecla Windows + S no seu teclado.
Para abrir a barra de pesquisa a partir do teclado, pode premir simultaneamente as teclas “Ctrl” e “F” se estiver a utilizar um computador Windows, ou “Command” e “F” se estiver a utilizar um Mac. Isto abrirá a barra de pesquisa dentro do documento, permitindo-lhe procurar palavras ou frases específicas.