O Excel é uma ferramenta poderosa que permite efectuar cálculos complexos e análises de dados. No entanto, por vezes, pode dar por si a executar a mesma acção repetidamente, o que pode ser demorado e aborrecido. Felizmente, o Excel oferece várias funcionalidades que podem ajudá-lo a repetir o mesmo comando de forma rápida e eficiente. Neste artigo, vamos explorar algumas destas funcionalidades e fornecer dicas e truques para o ajudar a trabalhar de forma mais eficiente no Excel.
Uma das funcionalidades mais úteis para repetir o mesmo comando no Excel é a “Pega de Preenchimento”. A Alça de Preenchimento é um pequeno quadrado preto que aparece no canto inferior direito de uma célula ou intervalo seleccionado. Ao arrastar a Alça de Preenchimento, pode preencher rapidamente um intervalo de células com o mesmo valor ou fórmula. Por exemplo, se tiver uma coluna de números e quiser adicionar um valor constante a cada número, pode introduzir o valor numa célula próxima, seleccionar a célula e arrastar a Alça de Preenchimento para baixo na coluna para aplicar a fórmula a cada célula.
Outra forma de repetir o mesmo comando no Excel é utilizar a funcionalidade “Copiar e Colar”. Pode copiar uma célula ou um intervalo de células e colá-lo noutra localização na folha de cálculo ou mesmo noutra folha de cálculo ou livro de trabalho. Para copiar uma célula ou um intervalo de células, seleccione a célula ou o intervalo e prima “Ctrl+C” ou clique com o botão direito do rato e seleccione “Copiar”. Para colar os dados copiados, seleccione a célula ou o intervalo de destino e prima “Ctrl+V” ou clique com o botão direito do rato e seleccione “Colar”.
Se precisar de repetir um comando em várias folhas de cálculo ou pastas de trabalho, pode utilizar a função “Preencher folhas de cálculo” ou “Preencher pastas de trabalho”. Estas funcionalidades permitem-lhe aplicar o mesmo valor ou fórmula à mesma célula ou intervalo de células em várias folhas de cálculo ou pastas de trabalho em simultâneo. Para utilizar estas funcionalidades, seleccione a célula ou o intervalo de células, clique com o botão direito do rato e seleccione “Preencher Folhas de Trabalho” ou “Preencher Pastas de Trabalho”.
Agora, vamos responder a algumas perguntas relacionadas. Se pretender criar relações entre tabelas dinâmicas, pode utilizar a funcionalidade “Relações” do Excel. Esta funcionalidade permite-lhe definir relações entre tabelas com base em campos ou colunas comuns. Para criar uma relação entre duas tabelas dinâmicas, seleccione o separador “Dados”, clique em “Relações” no grupo “Ferramentas de Dados” e siga as instruções para definir a relação.
Se pretender copiar uma linha inteira de uma folha de cálculo para outra, pode utilizar a função “Copiar e colar”, tal como descrito anteriormente. Em alternativa, pode utilizar a função “Insert Copied Cells” (Inserir células copiadas) para inserir a linha copiada numa localização específica da folha de cálculo de destino. Para utilizar esta funcionalidade, seleccione a linha, clique com o botão direito do rato e seleccione “Inserir células copiadas”.
Para juntar dois separadores numa tabela dinâmica, pode utilizar a funcionalidade “Consolidação” do Excel. Esta funcionalidade permite combinar dados de várias folhas de cálculo ou pastas de trabalho numa única tabela dinâmica. Para utilizar esta funcionalidade, seleccione o separador “Dados”, clique em “Consolidar” no grupo “Ferramentas de Dados” e siga as instruções para seleccionar as fontes de dados e definir as definições de consolidação.
Finalmente, se pretender utilizar o PROCV ou o PROCLOOKUP para procurar dados entre dois ficheiros, pode utilizar a funcionalidade “Referência Externa” no Excel. Esta característica permite-lhe referenciar dados de outro ficheiro numa fórmula. Para utilizar esta funcionalidade, introduza o caminho do ficheiro e o nome da folha seguidos da referência da célula na fórmula. Por exemplo, “=VLOOKUP(A2,'[Livro2.xlsx]Folha1′!:,2,FALSO)” procuraria o valor na célula A2 no ficheiro “Livro2.xlsx” no intervalo A:B na “Folha1” e devolveria o valor correspondente da coluna B.
Em conclusão, o Excel oferece várias funcionalidades para o ajudar a repetir o mesmo comando de forma rápida e eficiente. Quer seja necessário preencher um intervalo de células, copiar e colar dados ou juntar várias fontes de dados, o Excel tem as ferramentas necessárias para trabalhar de forma mais eficiente. Ao dominar estas funcionalidades, pode poupar tempo e aumentar a sua produtividade no Excel.
Para criar uma folha de cálculo que se actualiza automaticamente, pode utilizar a opção “Calcular” no Excel. Pode definir o modo de cálculo como “Automático” para que quaisquer alterações efectuadas na folha de cálculo sejam automaticamente actualizadas. Para tal, aceda ao separador “Fórmulas”, clique em “Opções de cálculo” e seleccione “Automático”. Além disso, também pode utilizar fórmulas e funções no Excel para criar folhas de cálculo dinâmicas e automatizadas.
Para utilizar o PROCV em dois ficheiros diferentes, é necessário abrir ambos os ficheiros no Excel. Em seguida, no ficheiro onde pretende utilizar o PROCV, é necessário especificar o caminho para o outro ficheiro na fórmula. Por exemplo, se o outro ficheiro se chamar “Dados.xlsx” e estiver localizado numa pasta chamada “Ficheiros” no ambiente de trabalho, a fórmula terá o seguinte aspecto
=VLOOKUP(A2,’C:UsersYourUserNameDesktopFiles[Data.xlsx]Sheet1′!1:100,2,FALSE)
Neste exemplo, “Sheet1” é o nome da folha de cálculo onde se encontram os dados que pretende procurar e “1:100” é o intervalo de células nessa folha de cálculo que pretende utilizar para a procura. Ajuste estes valores conforme necessário para o seu caso de utilização específico.