A mala direta do Word é uma ferramenta poderosa que permite criar cartas, envelopes, etiquetas e outros documentos personalizados. Com esta funcionalidade, pode fundir dados de uma variedade de fontes, incluindo folhas de cálculo do Excel, contactos do Outlook e bases de dados do Access. A fusão de correio do Word 2010 leva esta capacidade mais longe, com novas funcionalidades que facilitam ainda mais a criação de documentos com aspecto profissional.
Então, onde está a mala direta no Word? Para aceder a esta funcionalidade, é necessário abrir o separador Correspondências na Faixa de Opções. A partir daí, pode escolher entre uma variedade de opções, incluindo criar um novo documento, iniciar o Assistente de lista de correio e editar um documento de fusão existente. Também pode optar por pré-visualizar o documento, imprimi-lo ou guardá-lo como um ficheiro separado.
Para efectuar a fusão de correio do Word e do Excel, é necessário criar primeiro uma fonte de dados no Excel. Esta pode ser uma simples lista de nomes e endereços ou uma base de dados mais complexa com vários campos e registos. Assim que tiver a fonte de dados, pode utilizar o Assistente de lista de correio para criar um documento de fusão no Word. Este assistente guia-o através do processo de selecção da fonte de dados, escolhendo os campos que pretende fundir e personalizando o esquema do documento.
O correio do Word é outra funcionalidade que permite enviar e-mails personalizados para vários destinatários. É semelhante à fusão de correio, mas em vez de criar um documento físico, cria uma mensagem de correio electrónico que é enviada directamente para os destinatários. Para tal, primeiro tem de criar a sua mensagem de correio electrónico no Word e, em seguida, seleccionar o separador Correspondências e escolher Mensagens de Correio Electrónico. A partir daí, pode escolher a fonte de dados e personalizar a mensagem.
O Assistente de lista de correio tem vários passos que o guiam através do processo de criação de um documento de fusão. Estas incluem a selecção da fonte de dados, a escolha do tipo de documento que pretende criar, a personalização do esquema e da formatação e a pré-visualização do documento antes de o imprimir ou enviar. Dependendo da complexidade da fonte de dados e do documento, o assistente pode ter etapas ou opções adicionais para escolher. No entanto, com um pouco de prática e paciência, pode dominar a arte da fusão de correio do Word e criar documentos com aspecto profissional, adaptados às suas necessidades específicas.
No contexto da mala direta do Word, uma mala direta geralmente consiste em um documento principal e uma fonte de dados. O documento principal serve de modelo para a expedição e contém o texto e a formatação que permanecerão constantes em cada cópia do documento. A fonte de dados é uma lista ou base de dados que contém as informações variáveis que serão inseridas no documento principal, tais como nomes, endereços e outros pormenores personalizados. A estrutura do mailing envolve a ligação do documento principal à fonte de dados e a configuração dos campos de fusão que indicam onde a informação variável deve ser inserida.
Para criar um mailing digital, pode utilizar o Word Mail Merge. O Word Mail Merge permite-lhe criar cartas, envelopes, etiquetas e e-mails personalizados que pode enviar para um grande grupo de pessoas de uma só vez. Para tal, terá de criar um documento principal no Word que contenha o texto que pretende enviar a todos. Em seguida, terá de criar uma fonte de dados, como uma folha de cálculo do Excel, que contenha as informações com que pretende personalizar cada documento. Por fim, terá de utilizar a funcionalidade de Fusão de Correio no Word para combinar o documento principal com a fonte de dados e gerar os documentos personalizados.
Para enviar um mailing utilizando a Fusão de Correio do Word, é necessário criar primeiro um documento principal no Word e uma lista de destinatários no Excel ou noutra fonte de dados. De seguida, é necessário inserir campos de fusão no documento principal que correspondam aos dados da lista de destinatários. Por fim, pode pré-visualizar e concluir a fusão para gerar cópias personalizadas do documento principal para cada destinatário, que podem ser impressas ou enviadas por correio electrónico.