- Data da operação.
- Nome do cliente.
- Responsável pela venda.
- Contatos do cliente.
- Número da nota fiscal.
- Total da dívida.
- Total pago.
- Valor a ser pago.
No mundo actual, todas as empresas precisam de um sistema de facturação eficiente que possa acompanhar todas as transacções e pagamentos. Uma das formas mais populares de gerir a facturação é através da criação de uma folha de cálculo de facturação. Este artigo irá guiá-lo através do processo de criação de uma folha de cálculo de facturação e responder a algumas questões relacionadas, tais como a forma de visualizar a folha de cálculo, como fazer o controlo dos pagamentos dos clientes, como fazer uma lista de devedores, o que são indicadores de cobrança e como calcular a percentagem de incumprimento no Excel.
Passo 1: Definir os dados
Antes de criar uma folha de cálculo de facturação, é necessário definir os dados que pretende incluir. No mínimo, a sua folha de cálculo deve incluir o nome do cliente, o número da factura, a data da transacção, a data de vencimento do pagamento e o montante devido. Também é possível incluir informações adicionais, como detalhes do produto ou serviço, impostos e descontos.
Passo 2: Escolher o programa de folha de cálculo Em seguida, tem de escolher um programa de folha de cálculo que se sinta confortável a utilizar. O Microsoft Excel e o Google Sheets são duas opções populares. Ambos os programas oferecem modelos que podem ser personalizados para atender às suas necessidades específicas.
Passo 3: Criar a sua folha de cálculo
Depois de ter escolhido o seu programa de folha de cálculo, é altura de criar a sua folha de cálculo de facturação. Comece por abrir uma nova folha de cálculo e introduza os cabeçalhos das colunas para os dados definidos no passo 1. Em seguida, introduza os dados de cada transacção nas linhas correspondentes.
Passo 4: Visualizar a folha de cálculo Para visualizar a folha de cálculo, basta abrir o ficheiro no programa de folhas de cálculo da sua preferência. Também pode partilhar o ficheiro com outras pessoas, exportando-o para um PDF ou enviando uma ligação para a versão online.
Passo 5: Controlo dos pagamentos dos clientes Para manter o controlo dos pagamentos dos clientes, pode utilizar a formatação condicional para destacar a vermelho os pagamentos em atraso. Isto ajudá-lo-á a identificar os clientes que já ultrapassaram a data de vencimento do pagamento e a acompanhá-los em conformidade.
Passo 6: Elaborar uma lista de devedores Para elaborar uma lista de devedores, pode utilizar a função de filtro do seu programa de folha de cálculo para ordenar os clientes por data de vencimento do pagamento. Isto ajudá-lo-á a dar prioridade ao acompanhamento dos clientes que já ultrapassaram a data de vencimento do pagamento.
Passo 7: Indicadores de cobrança Indicadores de cobrança são sinais visuais que o ajudam a identificar rapidamente o estado de cada pagamento. Por exemplo, pode utilizar uma marca de verificação verde para indicar um pagamento que foi recebido e um X vermelho para indicar um pagamento que está atrasado.
Passo 8: Calcular a percentagem de incumprimento no Excel Para calcular a percentagem de incumprimento no Excel, pode utilizar a função CONT.SE para contar o número de pagamentos em atraso e dividi-lo pelo número total de pagamentos. Isto dar-lhe-á a percentagem por defeito para a sua empresa.
Em conclusão, a criação de uma folha de cálculo de facturação pode ser uma ferramenta valiosa para qualquer empresário que pretenda gerir eficazmente a sua facturação. Seguindo estes passos e respondendo às questões relacionadas acima, pode criar uma folha de cálculo de facturação abrangente que o ajudará a manter o controlo dos pagamentos dos clientes, fazer uma lista de devedores, utilizar indicadores de cobrança e calcular a percentagem de incumprimento em Excel.
Para criar uma planilha de cobrança, você pode seguir os seguintes passos:
1. Abrir uma nova folha de cálculo em Excel.
2. Crie cabeçalhos de colunas para as informações que pretende registar (por exemplo, data, nome do cliente, número da factura, data de vencimento, montante devido, etc.).
Introduzir os dados necessários para cada cliente/factura nas colunas adequadas.
Utilizar fórmulas e funções para calcular totais e automatizar determinadas tarefas (por exemplo, calcular impostos ou adicionar taxas de atraso).
5. Personalizar a formatação, como estilos de letra e cores, para facilitar a leitura e a navegação na folha de cálculo.
6. Guardar a folha de cálculo e fazer cópias de segurança regulares para evitar a perda de dados.
Se a folha de cálculo do Excel estiver protegida, terá de a desproteger antes de inserir uma linha. Para tal, aceda ao separador “Rever” no friso do Excel e clique em “Desproteger folha”. Quando a folha estiver desprotegida, pode inserir uma nova linha clicando com o botão direito do rato num número de linha e seleccionando “Inserir” ou clicando no botão “Inserir” no separador Página inicial. Depois de inserir a linha, pode proteger a folha novamente, voltando ao separador “Rever” e seleccionando “Proteger folha”.
O Excel é um software de folha de cálculo desenvolvido pela Microsoft. Permite aos utilizadores criar e organizar dados em linhas e colunas, efectuar cálculos, criar tabelas e gráficos e analisar dados. O Excel funciona permitindo aos utilizadores introduzir dados nas células, que podem depois ser manipulados através de fórmulas e funções. Os utilizadores também podem formatar os dados, por exemplo, alterando o tipo de letra ou a cor, para facilitar a leitura e a compreensão. Em geral, o Excel é uma ferramenta poderosa para organizar e analisar dados.