As pastas de trabalho do Excel são uma excelente forma de partilhar dados e colaborar com outras pessoas numa equipa. No entanto, por vezes, pode deparar-se com problemas ao tentar partilhar um livro de trabalho com outras pessoas. Um desses problemas ocorre quando tenta partilhar um livro de trabalho que contém tabelas do Excel ou mapas XML. Neste artigo, discutiremos por que isso acontece e como resolver esse problema.
As tabelas do Excel e os mapas XML são duas funcionalidades poderosas do Excel que ajudam os utilizadores a gerir e analisar os seus dados de uma forma mais eficiente. No entanto, quando tenta partilhar uma pasta de trabalho que contém estas funcionalidades, o Excel pode lançar uma mensagem de erro a dizer “O Excel não pode concluir esta tarefa com os recursos disponíveis. Escolha menos dados ou feche outras aplicações.”
A razão por trás deste erro é que as tabelas do Excel e os mapas XML utilizam uma funcionalidade chamada “Cadeias de caracteres partilhadas” para armazenar os seus dados. As Cadeias de Caracteres Partilhadas são uma funcionalidade que permite ao Excel armazenar cadeias de caracteres repetidas numa localização separada, o que ajuda a reduzir o tamanho do ficheiro. No entanto, esta funcionalidade tem um limite de 32.767 cadeias de caracteres únicas. Quando você tenta compartilhar uma pasta de trabalho que contém tabelas ou mapas XML com mais de 32.767 cadeias de caracteres exclusivas, o Excel fica sem memória e exibe a mensagem de erro acima.
Como resolver o problema?
Existem algumas maneiras de resolver esse problema:
1. Converter tabelas em intervalos: Se o seu livro de trabalho contém tabelas do Excel, pode convertê-las em intervalos antes de partilhar o livro de trabalho. Para tal, seleccione a tabela, aceda ao separador “Ferramentas de Tabela” e clique em “Converter em Intervalo”. Isto converterá a tabela num intervalo normal e poderá partilhar o livro de trabalho sem qualquer problema.
2. Remover mapas XML: Se o seu livro de trabalho contiver mapas XML, pode removê-los antes de partilhar o livro de trabalho. Para o fazer, aceda ao separador “Dados”, clique em “Mapas XML” e seleccione “Eliminar”. Isto removerá todos os mapas XML da pasta de trabalho e poderá partilhá-la sem problemas.
Utilizar um formato de ficheiro diferente: Se continuar a ter problemas ao partilhar o livro de trabalho, pode tentar guardá-lo num formato de ficheiro diferente, como CSV ou TXT. Estes formatos de ficheiro não suportam tabelas do Excel ou mapas XML, e pode partilhar os dados sem quaisquer problemas.
Para partilhar uma folha de cálculo do Excel 2016 na rede, siga estes passos:
2. Partilhar o livro de trabalho: Vá para o separador “Revisão” e clique em “Partilhar livro de exercícios”. Na caixa de diálogo “Partilhar livro de trabalho”, seleccione a caixa de verificação “Permitir alterações por mais do que um utilizador ao mesmo tempo” e clique em “OK”.
Definir o controlo de acesso: Na caixa de diálogo “Share Workbook” (Partilhar livro de trabalho), clique no separador “Advanced” (Avançadas) e defina as opções de controlo de acesso de acordo com as suas necessidades.
4. Guardar alterações: Clique em “OK” para guardar as alterações e partilhar o livro de trabalho na rede.
Para fazer o controlo de acesso no Excel, siga estes passos:
1. Vá até a aba “Revisão” e clique em “Proteger pasta de trabalho”.
2. na caixa de diálogo “Proteger Estrutura e Janelas”, marcar a caixa de seleção “Proteger pasta de trabalho para” e definir uma senha.
3. clicar em “OK” para guardar as alterações.
4. Ir para o separador “Ficheiro” e clicar em “Informação”.
6. Definir uma palavra-passe e clicar em “OK” para guardar as alterações.
Como tornar uma folha de cálculo partilhada no Outlook?
1. Salve a pasta de trabalho em sua unidade local.
2. Abra o Outlook e crie um novo e-mail.
3. Clique em “Anexar ficheiro” e seleccione o livro de trabalho do Excel.
4. Clique no botão “Partilhar” e seleccione “Permitir edição”.
5. Defina as opções de controlo de acesso de acordo com as suas necessidades.
Como definir uma palavra-passe para abrir um separador do Excel?
1. Vá para o separador “Rever” e clique em “Proteger livro de trabalho”.
2. na caixa de diálogo “Proteger estrutura e janelas”, seleccione a caixa de verificação “Proteger livro de trabalho para” e defina uma palavra-passe.
3. Clique em “OK” para guardar as alterações.
Infelizmente, o Excel não fornece uma opção para colocar uma senha em várias guias de uma só vez. Será necessário definir a senha para cada guia individualmente, seguindo as etapas acima.