O Access é o software de gestão de bases de dados da Microsoft que permite aos utilizadores armazenar, organizar e analisar dados. Uma das ferramentas mais úteis do Access é a caixa de combinação, que é uma lista suspensa que permite aos usuários selecionar uma opção da lista. A caixa combinada pode ser utilizada de várias formas, como para seleccionar um valor de uma lista predefinida, para pesquisar e filtrar dados ou para navegar entre registos.
Para criar uma caixa de combinação no Access, siga estes passos:
1. Abra o formulário ou relatório ao qual deseja adicionar a caixa de combinação.
2. na visualização de design, selecione a ferramenta Caixa de combinação na caixa de ferramentas.
3. clique e arraste o cursor para desenhar a caixa de combinação no formulário ou relatório.
4. na caixa de diálogo Assistente de caixa de combinação, seleccione a tabela ou consulta que contém os dados que pretende apresentar na caixa de combinação.
5. seleccione o campo ou campos que pretende apresentar na caixa de combinação.
6. Escolha as opções de ordenação e agrupamento para a caixa de combinação.
7. Defina quaisquer outras propriedades que pretenda para a caixa combinada, como o valor predefinido, o número de linhas a apresentar ou o tamanho do controlo.
8. Conclua o assistente e salve o formulário ou relatório.
Usando uma caixa de combinação no Excel
O Excel não possui uma ferramenta de caixa de combinação integrada, mas é possível criar um recurso semelhante usando a validação de dados. Para fazer isso, siga estas etapas:
1. Selecione a célula ou células onde deseja adicionar a caixa de combinação.
2. Vá para o separador Dados e clique em Validação de dados.
3. no separador Definições, seleccione Lista no menu pendente Permitir.
No campo Fonte, introduza a lista de valores que pretende apresentar na caixa de combinação, separados por vírgulas ou ponto e vírgula.
5. defina quaisquer outras opções desejadas para a validação de dados, como a mensagem de erro ou a mensagem de entrada.
6. Clique em OK para salvar a validação de dados.
Criando regras no Access
As regras no Access são usadas para impor a validação de dados e garantir que os dados inseridos em uma tabela ou formulário atendam a determinados critérios. Para criar uma regra no Access, siga estes passos:
1. Abra a tabela ou formulário ao qual deseja adicionar a regra.
2. Vá para a Vista de Design e seleccione o campo onde pretende adicionar a regra.
3. na secção Propriedades do campo, clique na propriedade Regra de validação.
Introduza a regra que pretende aplicar ao campo, utilizando a sintaxe e os operadores adequados.
5. Defina quaisquer outras propriedades que pretenda para a regra, como a mensagem de erro ou o texto de validação.
6. Guardar a tabela ou o formulário.
Usando uma caixa de combinação no Word O Word também não possui uma ferramenta de caixa de combinação integrada, mas é possível criar um recurso semelhante usando o campo de formulário suspenso. Para fazer isso, siga estas etapas:
1. Vá para a guia Desenvolvedor, e clique no botão Ferramentas Legadas.
2. Seleccione a ferramenta Campo de formulário pendente na secção Formulários.
3. clique e arraste o cursor para desenhar o campo de formulário suspenso no documento.
4. Clique com o botão direito do rato no campo e seleccione Propriedades.
5. na caixa de diálogo Propriedades, introduza a lista de valores que pretende apresentar na lista pendente.
6. Defina quaisquer outras propriedades que pretenda para o campo, como o valor predefinido ou o tamanho.
7. Salve o documento.
Transferindo dados de uma tabela para outra no Access
Para transferir dados de uma tabela para outra no Access, você pode usar a consulta Anexar. Esta consulta permite-lhe copiar dados de uma tabela para outra, especificando quais os campos e registos que pretende incluir. Para criar uma consulta Anexar, siga estes passos:
1. Vá para o separador Criar e seleccione Design de Consultas.
2. Seleccione as tabelas que pretende utilizar na consulta.
3. adicione os campos que deseja transferir para a consulta.
4. no grupo Tipo de consulta, seleccione Anexar consulta.
5. defina a tabela de origem e a tabela de destino para a consulta.
6. Mapeie os campos da tabela de origem para os campos da tabela de destino.
7. Defina quaisquer outros critérios ou condições para a consulta.
8. Executar a consulta para transferir os dados de uma tabela para outra.
Em conclusão, uma caixa de combinação é uma ferramenta útil no Access que permite aos utilizadores seleccionar uma opção a partir de uma lista predefinida. Também pode ser utilizada no Excel e no Word, embora com ligeiras diferenças. A criação de regras e a transferência de dados são também características essenciais do Access que ajudam a manter a integridade da base de dados e a evitar erros. Ao compreender estas características, os utilizadores podem tirar o máximo partido do Access e gerir eficazmente os seus dados.
Para criar uma lista pendente com selecção múltipla no Access, é necessário utilizar uma caixa de listagem em vez de uma caixa de combinação. Uma caixa de listagem permite aos utilizadores seleccionar vários itens da lista, mantendo premida a tecla Ctrl enquanto clicam nos itens. Para criar uma caixa de listagem, pode seguir os mesmos passos que para criar uma caixa de combinação e simplesmente escolher “Caixa de listagem” na opção “Assistentes de controlo”. Uma vez criada a caixa de listagem, pode definir as suas propriedades para permitir selecções múltiplas.