Definição – O que significa Sistema de Gerenciamento de Registros (RMS)?
Sistema de gerenciamento de registros (RMS) é o gerenciamento de registros para uma organização em todo o ciclo de vida dos registros.
As atividades nesta gestão incluem o controle sistemático e eficiente da criação, manutenção e destruição dos registros, juntamente com as transações comerciais associadas a eles. Considerado um componente-chave da eficiência operacional, o gerenciamento de registros agrega mais valor aos ativos de informações da organização.
Definirtec explica Sistema de Gerenciamento de Registros (RMS)
Parte das atividades mais amplas de uma empresa, o gerenciamento de registros está associado a políticas de governança, risco e conformidade.
As atividades envolvidas no gerenciamento de registros são:
- Identificar as informações que precisam ser capturadas.
- Planejamento de informações para a organização.
- Aplicação de políticas e práticas relativas à criação, manutenção, descarte de registros
- Criação de um plano de armazenamento de registros.
- Classificação, identificação e armazenamento dos registros.
- Coordenação do provimento de acesso interno e externo aos registros mantendo em vista a privacidade dos dados e sigilo comercial e de dados.
Os benefícios trazidos pela gestão de registros são:
- Eliminação de dados redundantes.
- Aumento da produtividade e responsabilidade na organização.
- Redução da pesquisa pela informação certa. Recursos são economizados com pesquisas demoradas para recuperação de dados.
- Armazenamento de registros com custo reduzido devido à ausência de registros redundantes. Os custos operacionais são reduzidos.
- A criação de registros é regida por padrões e regulamentos presentes na organização. Assim, ele garante a conformidade regulatória.
- O gerenciamento de registros ajuda a controlar a criação e o crescimento de registros.
- O gerenciamento de registros traz a capacidade de adotar novas tecnologias para manutenção de registros.
- Os riscos de litígio são minimizados com o gerenciamento de registros.
- As informações vitais podem ser bem protegidas e seguras usando o gerenciamento de registros.
- Ao fornecer acesso fácil e melhor aos registros relevantes, ajuda na melhor governança e na tomada de decisões corporativas.
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