Sistema de gerenciamento de registros (rms)

Definição – O que significa Sistema de Gerenciamento de Registros (RMS)?

Sistema de gerenciamento de registros (RMS) é o gerenciamento de registros para uma organização em todo o ciclo de vida dos registros.

As atividades nesta gestão incluem o controle sistemático e eficiente da criação, manutenção e destruição dos registros, juntamente com as transações comerciais associadas a eles. Considerado um componente-chave da eficiência operacional, o gerenciamento de registros agrega mais valor aos ativos de informações da organização.

Definirtec explica Sistema de Gerenciamento de Registros (RMS)

Parte das atividades mais amplas de uma empresa, o gerenciamento de registros está associado a políticas de governança, risco e conformidade.

As atividades envolvidas no gerenciamento de registros são:

  • Identificar as informações que precisam ser capturadas.
  • Planejamento de informações para a organização.
  • Aplicação de políticas e práticas relativas à criação, manutenção, descarte de registros
  • Criação de um plano de armazenamento de registros.
  • Classificação, identificação e armazenamento dos registros.
  • Coordenação do provimento de acesso interno e externo aos registros mantendo em vista a privacidade dos dados e sigilo comercial e de dados.

Os benefícios trazidos pela gestão de registros são:

  • Eliminação de dados redundantes.
  • Aumento da produtividade e responsabilidade na organização.
  • Redução da pesquisa pela informação certa. Recursos são economizados com pesquisas demoradas para recuperação de dados.
  • Armazenamento de registros com custo reduzido devido à ausência de registros redundantes. Os custos operacionais são reduzidos.
  • A criação de registros é regida por padrões e regulamentos presentes na organização. Assim, ele garante a conformidade regulatória.
  • O gerenciamento de registros ajuda a controlar a criação e o crescimento de registros.
  • O gerenciamento de registros traz a capacidade de adotar novas tecnologias para manutenção de registros.
  • Os riscos de litígio são minimizados com o gerenciamento de registros.
  • As informações vitais podem ser bem protegidas e seguras usando o gerenciamento de registros.
  • Ao fornecer acesso fácil e melhor aos registros relevantes, ajuda na melhor governança e na tomada de decisões corporativas.

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