Definição – o que significa retenção de e-mail?
A retenção de email é a retenção de registros de mensagens instantâneas e emails em uma organização com base nas políticas da organização em questão. A política de retenção de emails é feita em conformidade com as políticas industriais, governamentais ou comerciais. A retenção de emails e as políticas relacionadas aos mesmos são exigidas em uma organização por questões legais, regulamentações e para a gestão do conhecimento.
Definirtec explica retenção de e-mail
A retenção de email é diferente do arquivamento de email. Embora o arquivamento permita que os usuários de negócios retenham e-mail e mensagens instantâneas por um período indefinido, a retenção de e-mail determina por quanto tempo um e-mail ou registro de mensagem instantânea deve ser retido antes de ser excluído automaticamente. A retenção de e-mail mais longa aumenta o risco de segurança de um usuário não autorizado obter acesso a segredos organizacionais ou material confidencial. A retenção de emails mais curta ajudaria a remover esses problemas e é mais fácil e menos dispendiosa de implementar. No entanto, teria um custo para os executivos e funcionários antigos, que podem precisar de registros antigos de e-mail e mensagens para lembrar ou avaliar decisões organizacionais ou departamentais anteriores. Portanto, é importante ter uma política de retenção de email que seja uniforme e consistente para a organização e forneça o melhor prazo de retenção. A melhor prática é definir as políticas de retenção de email e os critérios de exclusão com base na categoria do conteúdo do email, juntamente com a flexibilidade para acomodar retenções de litígios de maneira oportuna e econômica.
As políticas de retenção de e-mail ajudam uma organização de várias maneiras. Em primeiro lugar, garante que toda a conformidade regulatória seja seguida e reduz o custo de não conformidade e o risco de sanções. Em segundo lugar, melhora o desempenho de TI sem aumentar os custos envolvidos. Terceiro, ajuda na gestão do conhecimento, fornecendo aos usuários informações para aumentar a inovação, a melhoria e a produtividade dos negócios.