Definição – o que significa gerenciamento de tarefas?
O gerenciamento de tarefas é uma atividade na qual um líder individual ou de equipe rastreia uma tarefa ao longo de seu ciclo de vida e toma decisões com base no progresso. O gerenciamento de tarefas é feito por meio de ferramentas de software que ajudam a organizar e gerenciar tarefas de forma eficaz, usando funções como criação, planejamento e atribuição de tarefas, rastreamento e relatórios.
Os relatórios gerados auxiliam a gestão na análise da eficiência geral de um indivíduo, departamento ou organização.
Definirtec explica gerenciamento de tarefas
As ferramentas de gerenciamento de tarefas são usadas para rastrear tarefas pessoais, de grupo ou compartilhadas. As ferramentas podem ser aplicativos de software gratuitos ou premium e executados em modo autônomo, baseado em LAN ou baseado na Web. O tamanho e as funções das ferramentas dependem dos requisitos da tarefa e se são utilizadas para uma pessoa física, pequena ou média empresa ou para uma atividade de gestão de tarefas corporativas. Os recursos típicos incluem o seguinte:
- Criação, atribuição e reatribuição de tarefas e subtarefas, priorização, compartilhamento de tarefas, etc.
- Notificação e geração de relatório
- Calendário
- Segurança e controle de acesso
- Capacidade móvel, integração com outros sistemas e sistemas de chat
- Classificação
O líder da equipe é responsável por criar, atribuir, priorizar e monitorar uma tarefa para garantir que ela seja concluída no prazo. Ao gerenciar uma tarefa atribuída a um grupo, algumas ferramentas fornecem uma visualização em tempo real e acesso fácil a todo o conteúdo e discussões relacionadas. Os recursos administrativos permitem que os administradores alterem prioridades, reatribuam tarefas, adicionem mais tempo ou pessoas para lidar com as tarefas e aprovem tarefas quando concluídas.
Com um ponto de gerenciamento de tarefas centralizado, é possível rastrear e identificar uma equipe com base no que ela está fazendo, determinar o tempo que uma tarefa está levando e determinar a eficiência da equipe. A maioria das ferramentas permite que os usuários gerenciem visualmente uma tarefa e vejam o histórico de tarefas concluídas, pendentes, vencidas e em andamento. Os relatórios gerados pelas ferramentas podem conter detalhes como data de início, prazo final, data de vencimento, orçamento de tarefas, tarefas principais, subtarefas e alocação de tempo.
O gerenciamento de tarefas é, portanto, um processo importante que permite que os supervisores monitorem o tempo que os funcionários gastam em uma tarefa, as tarefas em andamento e concluídas e a carga de trabalho e o desempenho de um funcionário. Essas informações podem ser usadas para equilibrar cargas de trabalho, prever gargalos e proteger contra atrasos e prazos perdidos.