Definição – o que significa gerenciamento de documentos?
Gerenciamento de documentos é o processo de armazenamento, localização, atualização e compartilhamento de dados para a progressão do fluxo de trabalho e resultados de negócios. O compartilhamento centralizado e o armazenamento de dados em servidores específicos ajudam as organizações a acessar informações de maneira eficiente e eficaz, juntamente com a proteção de dados protegidos. Programas e servidores são usados no processo de gerenciamento de documentos. Metadados importantes são centralizados, ao contrário de descentralizados ou difíceis de localizar.
Definirtec explica gerenciamento de documentos
Ao conter dados em um servidor compartilhado e em arquivos compartilhados, o gerenciamento de documentos permite que apenas usuários autorizados editem e adicionem dados aos dados já existentes. Também garante que os downloads sejam realizados apenas por pessoas autorizadas. Os dados podem ser criptografados para garantir ainda mais sua segurança.
Os servidores designados para gerenciar documentos também podem conter aplicativos de fluxo de trabalho integrados para maximizar o gerenciamento de tarefas e auxiliar no fluxo de trabalho organizacional geral. O rastreamento automatizado de tarefas humanas ocorre durante o processo de gerenciamento de documentos. Os recursos de fluxo de trabalho personalizado podem ser construídos junto com os usos comuns de modelos, eliminando a necessidade de criação repetitiva de documentos.