Definição – o que significa cópia eletrônica?
Uma cópia eletrônica de um documento é uma cópia digital, que não existe na forma física ou no papel, mas é armazenada como binária ou linguagem de máquina em qualquer dispositivo ou configuração de hardware. As cópias eletrônicas de documentos são gerenciadas de maneira muito diferente das tradicionais cópias impressas que antecederam o rápido avanço da mídia digital no final do século 20 e no início do século 21.
Definirtec explica Soft Copy
A ideia geral de “cópias eletrônicas” de documentos levanta muitas questões relacionadas à criação, armazenamento, manutenção e cuidado de documentos. Muitas cópias eletrônicas foram feitas de documentos extremamente antigos anteriores à tecnologia, que são tratados de forma muito diferente dos originais. As empresas também criam planos radicalmente diferentes para arquivamento, documentação e recuperação de cópias eletrônicas do que fazem para quaisquer documentos que devem ser mantidos em papel ou em “cópias impressas”
As cópias eletrônicas costumam ser vistas como menos vulneráveis do que as cópias impressas de um documento. Eles são, em alguns aspectos, muito mais duráveis: onde uma cópia impressa pode ser torcida, dobrada, suja, queimada, perdida ou rasgada, uma cópia eletrônica, colocada em uma estrutura de hardware adequada, permanece imune a todas essas circunstâncias praticamente para sempre. No entanto, as cópias eletrônicas também têm suas limitações, algumas relacionadas ao envelhecimento ou destruição de sistemas de hardware. A diferença em durabilidade, portabilidade e uso deve ser levada em consideração no planejamento de documentos impressos e impressos dedicados.