Definição – o que significa a retenção legal?
Uma retenção legal é uma situação em que uma empresa ou organização faz alterações em seu método de gerenciamento de registros para preservar informações devido a um litígio pendente. Na era digital, geralmente envolve a manipulação de dados de negócios em arquiteturas de TI sofisticadas.
A guarda de documentos também pode ser chamada de ordem de “preservação” ou ordem de “suspensão”.
Definirtec explica a retenção legal
Além de litígios pendentes, uma retenção legal pode ser colocada em vigor devido a uma auditoria e / ou investigação. Isso afetará a política corporativa de várias maneiras. Por exemplo, uma guarda de documentos geralmente altera as regras sobre como os dados são copiados em um sistema, como os cofres de fita ou outros arquivos de armazenamento são mantidos e se a mídia de armazenamento físico é reciclada. As mudanças nas Regras Federais de Processo Civil dos Estados Unidos tratam da descoberta eletrônica ou da descoberta de informações digitais para trazer os processos locais para o século 21.
A filosofia por trás da retenção legal visa prevenir a “espoliação” de provas, incluindo a destruição de provas físicas, alteração de registros digitais ou outras alterações que podem ser prejudiciais à defesa. O advogado interno geralmente gera uma retenção legal para manter informações importantes à mão.