Definição – O que significa Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDMS)?
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) é um sistema de software para organizar e armazenar diferentes tipos de documentos. Este tipo de sistema é um tipo mais específico de sistema de gerenciamento de documentos, um tipo mais geral de sistema de armazenamento que ajuda os usuários a organizar e armazenar documentos em papel ou digitais. EDMS se refere mais especificamente a um sistema de software que lida com documentos digitais, em vez de documentos em papel, embora, em alguns casos, esses sistemas também possam lidar com versões digitalizadas de documentos originais em papel.
Um gerenciamento de documento eletrônico fornece uma maneira de armazenar centralmente um grande volume de documentos digitais. Muitos desses sistemas também incluem recursos para recuperação eficiente de documentos.
Definirtec explica Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDMS)
Alguns especialistas apontam que o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tem muito em comum com um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS). Uma diferença importante, porém, é que a maioria dos sistemas CMS envolve o manuseio de uma variedade de conteúdo da Web a partir de um site central, enquanto um sistema de gerenciamento de documentos costuma ser usado principalmente para arquivamento.
Para fornecer uma boa classificação para documentos digitais, muitos sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos contam com um processo detalhado de armazenamento de documentos, incluindo certos elementos chamados metadados. Os metadados em torno de um documento fornecerão acesso fácil aos principais detalhes que ajudarão aqueles que estão pesquisando arquivos a encontrar o que precisam, seja por cronologia, tópico, palavras-chave ou outras estratégias associativas. Em muitos casos, a documentação específica para protocolos de armazenamento original é uma parte importante do que torna um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tão valioso para uma empresa ou organização.