O primeiro passo na organização e monitorização do seu inventário informático é estabelecer um sistema de inventário. É necessário decidir que tipo de sistema irá utilizar, tal como uma folha de cálculo ou um programa baseado na web. Deve também decidir com que frequência actualizará o inventário e quão detalhada a informação deve ser. O estabelecimento de um bom sistema de inventário ajudá-lo-á a manter um controlo mais eficiente do seu inventário informático.
O próximo passo na organização e controlo do seu inventário informático é manter o controlo de todas as compras. Isto inclui não só novas compras, mas também actualizações e reparações. Manter registos precisos de todas as compras ajudá-lo-á a acompanhar o seu inventário e a garantir que não está a gastar demasiado.
O rastreio da utilização do seu inventário informático é importante para monitorizar os níveis de inventário e compreender que equipamento precisa de ser substituído ou actualizado. Isto pode ser feito através de software de monitorização ou manualmente, registando o número de vezes que cada peça de equipamento é utilizada. O rastreio da utilização ajuda-o a compreender melhor como o seu inventário está a ser utilizado e a assegurar que está a tirar o máximo partido do seu inventário informático.
Para se manter organizado, é importante atribuir a propriedade de cada peça de inventário. Isto ajudá-lo-á a manter um registo de quem é responsável por cada peça de equipamento e a assegurar a sua manutenção adequada. A atribuição de propriedade também facilita a determinação de quem deve ser contactado quando um equipamento necessita de ser reparado ou substituído.
Categorizar o seu inventário é uma óptima forma de manter um registo dos diferentes tipos de equipamento que possui. Isto pode ser feito por tipo, como computadores de secretária ou servidores, ou por localização, como o escritório ou o armazém. A categorização do inventário facilitará a gestão e o rastreio do seu inventário de forma mais eficiente.
A fim de manter o seu inventário de computadores a funcionar sem problemas, é importante estabelecer um calendário de manutenção. Isto deve incluir a verificação regular de actualizações, reparação ou substituição de equipamento conforme necessário, e assegurar que o equipamento é devidamente armazenado e protegido. Estabelecer um calendário de manutenção irá ajudá-lo a prolongar a vida útil do seu equipamento e assegurar que o seu inventário está nas melhores condições de funcionamento.
A gestão de licenças de software para o seu inventário informático é uma parte importante do acompanhamento do inventário. Tem de certificar-se de que todas as licenças de software estão actualizadas e que não está a utilizar qualquer software sem uma licença válida. Manter um registo das licenças de software é essencial para se manter em conformidade com a lei e evitar multas caras.
O armazenamento de registos do seu inventário informático é importante para rastrear e organizar o seu inventário. Isto inclui guardar recibos e outros documentos relacionados com as compras, seguir os contratos de licença de software, e manter registos de manutenção. O armazenamento de registos do seu inventário facilitará a gestão e o rastreio do seu inventário informático.