A fim de assegurar que uma reunião de negócios decorra sem problemas, é importante compreender o objectivo da reunião antes do seu início. Considerar que tópicos precisam de ser discutidos, quem precisa de estar presente e quanto tempo deve demorar a reunião. Estabelecer uma agenda e comunicá-la aos participantes da reunião com antecedência pode ajudar a garantir que todos estão preparados e que a reunião se pode manter no bom caminho.
É importante definir o tom para uma reunião antes do início da reunião. Isto pode incluir apresentar a si próprio e a quaisquer outros participantes, estabelecer expectativas para uma comunicação respeitosa e profissional, e delinear a agenda. Os participantes devem ter a oportunidade de fazer perguntas e expressar as suas opiniões.
Uma vez iniciada a reunião, é importante manter o foco e assegurar que a reunião se mantém no bom caminho. Isto inclui não permitir que as conversações se desviem do tópico e encorajar os participantes a manterem os seus comentários breves e directos. Se uma conversa estiver a demorar demasiado tempo, pode ser útil estabelecer um limite de tempo e passar ao ponto seguinte da agenda.
Uma reunião bem sucedida é aquela em que todos os participantes se sentem suficientemente à vontade para contribuir. Como presidente, é importante criar um ambiente em que os participantes se sintam encorajados a expressar as suas opiniões. Isto poderia incluir encorajar os participantes a fazer perguntas, dar as suas ideias e pensamentos, e partilhar as suas experiências.
É importante ouvir diferentes perspectivas durante uma reunião. Isto poderia incluir permitir aos participantes exprimir as suas opiniões, mesmo que sejam diferentes das suas. É importante estar aberto a diferentes ideias e considerá-las objectivamente.
Durante uma reunião, é importante estar preparado para enfrentar quaisquer problemas que possam surgir. Como presidente, é importante ser capaz de identificar quaisquer potenciais problemas, criar um plano de resolução de problemas, e trabalhar com os outros participantes para encontrar uma solução.
No final da reunião, é importante resumir a reunião e delinear quaisquer itens de acção. Isto inclui rever quaisquer decisões que tenham sido tomadas e quaisquer tarefas que precisem de ser concluídas. É também útil recordar aos participantes quaisquer tarefas de seguimento que possam ter.
Uma vez terminada a reunião, é importante fazer um seguimento com quaisquer participantes que sejam responsáveis pela conclusão de quaisquer itens de acção. Isto pode incluir o envio de lembretes e a verificação com os participantes para garantir que quaisquer tarefas foram concluídas. Isto ajuda a assegurar que a reunião é produtiva e que todos os participantes compreendem os seus papéis e responsabilidades.
Há várias coisas que precisa de fazer antes de uma reunião:
1. certifique-se de que tem um objectivo claro para a reunião. Qual é o objectivo? O que é que pretende alcançar?
2. Faça uma lista de participantes e envie convites.
3. preparar uma agenda e enviá-la aos participantes com antecedência.
4. certifique-se de que tem todos os materiais e equipamentos necessários prontos.
5. Planear quaisquer contingências possíveis. E se alguém não puder vir? E se a reunião precisar de ser remarcada?
6. Criar um espaço de reunião que seja confortável e propício a uma discussão produtiva.
7. Certifique-se de que está familiarizado com os participantes e os seus papéis na reunião.
8. estar preparado para liderar a discussão e manter a reunião no bom caminho.
1. O propósito ou objectivo da reunião deve ser claramente definido com antecedência. Caso contrário, a reunião poderá ser realizada sem realizar nada.
2. Deve ser criada uma ordem de trabalhos e distribuída aos participantes antes da reunião. Isto ajudará a manter a reunião no bom caminho e focalizada.
3. uma reunião deve ter um líder designado que manterá a discussão em andamento e assegurará que as decisões sejam tomadas.
4. as reuniões devem ser realizadas num ambiente confortável e profissional.
5. Após a reunião, deverá ser lavrada uma acta que deverá ser distribuída a todos os participantes. Isto ajudará a assegurar que todos estejam na mesma página e saibam que acções precisam de ser tomadas.
Há muitos factores a considerar ao preparar uma reunião, mas, no mínimo, deve pensar nas seis coisas seguintes:
1. quem irá participar na reunião?
2. Qual é o objectivo da reunião?
3. Quais os pontos da agenda que precisam de ser abordados?
4. quando e onde será realizada a reunião?
5. como será estruturada a reunião?
6. Que materiais ou recursos serão necessários?
Quais são os 3 P's para as reuniões? Há três componentes-chave para reuniões bem sucedidas: preparação, planeamento e execução. A preparação implica estabelecer a agenda e assegurar que todos os materiais necessários sejam reunidos. O planeamento envolve a criação de uma linha temporal e a atribuição de papéis e responsabilidades. A execução envolve a realização da reunião de acordo com o plano e a garantia de que todos os participantes estão na mesma página.
Os 4 P's de reuniões são:
1. preparação: Certifique-se de que tem um objectivo claro para a reunião e que todos os participantes estão cientes da agenda e das expectativas.
2. Participação: Encoraje todos os participantes a participar activamente na reunião.
3. profissionalismo: Manter uma atitude e um comportamento profissional durante toda a reunião.
4. acompanhamento: acompanhamento após a reunião para assegurar que todos os itens de acção foram concluídos.