A conservação de registos é uma parte importante da gestão de uma empresa. É importante compreender as regras e regulamentos do seu estado ou país em particular no que diz respeito à conservação de registos. Os regulamentos variam por estado e país, pelo que é importante pesquisar e determinar os requisitos para que se mantenha em conformidade.
Existem muitos tipos diferentes de registos que devem ser mantidos a fim de manter uma contabilidade precisa das actividades da empresa. Estes incluem registos relacionados com receitas e despesas, impostos, salários e investimentos. É importante manter registos precisos de todas as transacções e actividades para cumprir os regulamentos governamentais, assim como para acompanhar a situação financeira da empresa.
A criação de um sistema de manutenção de registos é essencial para a manutenção de registos precisos. É importante ter um sistema que seja fácil de usar e compreender, para que todas as entradas e transacções sejam documentadas com precisão. É também importante ter um sistema que seja seguro e que proteja a informação confidencial associada aos registos.
As empresas são obrigadas a manter registos durante um período de tempo específico. É importante compreender os regulamentos a este respeito para assegurar que os registos não sejam mantidos por mais tempo do que o necessário e que possam ser eliminados adequadamente. É também importante criar um sistema que lembre quando chegar a altura de eliminar os registos que já não são necessários.
É importante armazenar os registos de forma segura e protegida. Os registos físicos devem ser mantidos num local seguro, tal como um armário de arquivo fechado, e os registos digitais devem ser armazenados num servidor seguro ou num sistema de armazenamento em nuvem seguro. É também importante ter procedimentos em vigor para proteger os registos contra o acesso não autorizado.
A fim de cumprir os regulamentos, é importante eliminar os registos que já não são necessários de uma forma segura. Isto inclui triturar ou queimar registos físicos e apagar em segurança os registos digitais. É importante estar ciente dos regulamentos relativos à eliminação de registos para garantir que os registos são eliminados de forma adequada.
A manutenção de registos precisos proporciona muitos benefícios para as empresas, tais como fornecer provas financeiras para transacções e actividades, acompanhar a situação financeira da empresa, e fornecer provas para auditorias. A manutenção de registos precisos é também essencial para o cumprimento dos regulamentos governamentais e para evitar sanções.
É importante compreender os regulamentos relativos à manutenção de registos e cumpri-los. O não cumprimento dos regulamentos pode resultar em sanções, tais como multas, pelo que é importante estar ciente dos regulamentos e assegurar que a empresa está em conformidade com os mesmos.
A manutenção de registos é uma parte importante da gestão de uma empresa, e é importante compreender os regulamentos e estabelecer um sistema eficiente de manutenção de registos. É igualmente importante compreender quanto tempo é necessário manter registos e dispor dos registos que já não são necessários de uma forma segura. Os benefícios de manter registos precisos incluem fornecer provas financeiras para as transacções, acompanhar a situação financeira da empresa, e evitar sanções por não seguir as regras de manutenção de registos.
Não há resposta definitiva quanto tempo deve manter os extractos bancários, pois depende das suas finanças pessoais e da sua situação fiscal. Contudo, é geralmente recomendado que mantenha extractos bancários durante pelo menos 7 anos, uma vez que este é o estatuto de limitações para a maioria das auditorias fiscais. Além disso, a conservação dos extractos bancários por um período de tempo mais longo pode ser benéfica no caso de precisar de os consultar por qualquer razão.
Existem algumas razões diferentes que podem obrigar a manter registos durante 7 anos. Uma razão é para fins fiscais. O IRS tem geralmente um estatuto de 3 anos de limitações na avaliação de impostos adicionais. No entanto, existem algumas excepções a esta regra, tais como se os seus rendimentos forem inferiores em 25% ou mais, ou se não apresentar uma declaração. Nestes casos, o IRS pode voltar atrás e avaliar impostos adicionais durante um período até 7 anos.
Outra razão pela qual poderá ter de manter registos durante 7 anos é para fins comerciais. Muitas empresas são obrigadas a manter registos das suas transacções financeiras durante pelo menos 7 anos. Isto é para que possam voltar atrás e olhar para os seus registos passados no caso de haver alguma disputa ou questão sobre uma determinada transacção.
Finalmente, alguns indivíduos optam por manter registos durante 7 anos por razões pessoais. Isto pode ser para fins de planeamento financeiro, ou simplesmente para terem um registo do que compraram ao longo dos anos. Independentemente do motivo, se for obrigado a manter registos durante 7 anos, é importante fazê-lo de forma organizada e segura para que possa aceder facilmente a eles quando necessário.