Os procedimentos de inventário de bens fixos desempenham um papel essencial para ajudar as empresas a localizar, gerir e manter os seus bens fixos. Ao estabelecer e seguir um rigoroso processo de inventário de activos fixos, as empresas podem assegurar que os seus activos são contabilizados e controlados com precisão ao longo do tempo. Este artigo fornecerá um guia completo para a criação e manutenção de um processo de inventário de activos fixos bem sucedido.
Os activos fixos são activos físicos que são propriedade de uma empresa e utilizados para gerar rendimentos. Exemplos de activos fixos incluem maquinaria, equipamento, veículos, e terrenos. Estes bens são normalmente detidos durante um longo período de tempo, e os seus valores flutuam ao longo do tempo devido à depreciação.
Antes de estabelecer um processo de inventário de activos fixos, as empresas devem identificar os seus activos fixos e assegurar-se de que estão devidamente categorizados. Devem também decidir sobre a frequência do processo de inventário e criar uma linha temporal para quando os inventários devem ser realizados.
Uma vez estabelecido o processo de inventário, as empresas devem implementar o seu plano. Isto poderia incluir a realização de inventários físicos para assegurar que todos os activos fixos estão presentes e contabilizados, bem como a verificação das descrições e valores dos activos.
As empresas devem documentar o seu processo de inventário para assegurar precisão e consistência. Isto deve incluir todas as etapas do processo de inventário, desde a identificação dos activos até à verificação dos valores.
A tecnologia pode ser utilizada para racionalizar o processo de inventário e torná-lo mais eficiente. Isto inclui a utilização de software de localização de bens para acompanhar os bens, bem como a utilização de scanners de códigos de barras para verificar a informação dos bens de forma rápida e precisa.
Uma vez concluído o processo de inventário, as empresas devem analisar os resultados para identificar quaisquer discrepâncias ou problemas. Isto pode ajudá-las a identificar áreas de melhoria e assegurar que o seu processo de inventário de activos fixos seja o mais eficiente e preciso possível.
As empresas devem manter registos precisos dos seus activos fixos para assegurar a exactidão ao longo do tempo. Isto deve incluir descrições de activos, informações de compra, valores e calendários de depreciação.
Um processo bem sucedido de inventário de activos fixos é essencial para que as empresas possam acompanhar e gerir com precisão os seus activos fixos. Ao seguir as directrizes delineadas neste artigo, as empresas podem assegurar que o seu processo de inventário é eficiente e preciso.
Existem algumas formas diferentes de controlar os seus activos fixos. Uma forma é marcar fisicamente cada activo com um identificador único. Pode então criar uma folha de cálculo ou base de dados que inclua toda a informação relevante para cada activo, como data de compra, preço de compra, calendário de depreciação, e valor actual. Outra forma de controlar os activos fixos é utilizar software especificamente concebido para a gestão de activos. Este tipo de software pode seguir toda a mesma informação que uma folha de cálculo, mas inclui frequentemente características adicionais tais como a capacidade de gerar relatórios, configurar alertas, e seguir registos de manutenção.
Existem algumas formas diferentes de manter o inventário e os registos de bens. Uma forma é utilizar um sistema de inventário físico, onde conta fisicamente o seu inventário e os seus bens numa base regular. Isto pode ser feito mensalmente, trimestralmente, ou anualmente. Outra forma de manter o inventário e os registos de bens é utilizar um sistema de inventário informatizado. Este sistema pode acompanhar electronicamente o seu inventário e bens, e pode ser configurado para actualizar automaticamente os seus registos.
Não existe um SOP definido para verificação física de activos fixos, uma vez que o processo pode variar dependendo da organização e do tipo de activos em questão. No entanto, algumas dicas para a realização de uma verificação física incluem:
- Fazer uma lista de todos os bens a verificar, incluindo a sua localização.
- Conduzir a verificação durante o horário comercial, quando é provável que o activo esteja a ser utilizado.
- Inspeccionar o bem para garantir que está em bom estado e que corresponde à descrição nos registos.
- Tirar fotografias ou vídeos do bem para fins de documentação.
- Comparar os resultados da verificação física com os registos do activo para identificar quaisquer discrepâncias.
Os procedimentos de controlo de inventário são concebidos para ajudar as empresas a acompanhar o seu inventário e assegurar que não haja excesso ou falta de stock de um determinado produto. Existem várias formas diferentes de controlar o inventário, mas a maioria das empresas utiliza alguma combinação de códigos de barras, etiquetas e software informático para controlar e gerir os seus níveis de inventário.
Existem quatro métodos de controlo de inventário:
1. O primeiro método chama-se sistema de inventário periódico. Sob este sistema, as empresas mantêm o controlo dos seus níveis de inventário em intervalos definidos, como por exemplo uma vez por mês. Este método é frequentemente utilizado pelas pequenas empresas, porque é relativamente simples e fácil de implementar.
2. O segundo método é chamado de sistema de inventário perpétuo. Sob este sistema, as empresas actualizam continuamente os seus registos para reflectir as alterações nos níveis de inventário. Este método é muitas vezes utilizado por empresas maiores, porque fornece informação mais precisa sobre os níveis de inventário.
3. o terceiro método chama-se sistema de inventário "just-in-time". Segundo este sistema, as empresas só encomendam inventário à medida que necessitam, e não mantêm qualquer excesso de inventário à mão. Isto pode ajudar a reduzir os custos, porque as empresas só pagam pelo inventário que efectivamente utilizam.
4. o quarto método chama-se o sistema económico de quantidade de encomendas. Segundo este sistema, as empresas encomendam o inventário em quantidades baseadas em factores económicos, tais como o custo do inventário e a procura esperada para o produto. Este sistema pode ajudar as empresas a minimizar o custo do inventário enquanto ainda satisfazem a procura dos clientes.