Um sistema de arquivo organizado pode ajudar os gestores de RH a racionalizar processos e assegurar que documentos importantes sejam armazenados com segurança e facilmente acessíveis. É essencial para manter o registo dos registos dos funcionários, assegurar o cumprimento das leis laborais e manter registos precisos.
Os gestores de RH devem escolher o melhor sistema de arquivo para as suas necessidades. Isto inclui decidir entre sistemas manuais e digitais, e como estruturar o sistema de arquivo de forma a facilitar a sua utilização.
Uma vez escolhido o sistema de arquivo, os gestores de RH têm de o estabelecer. Isto inclui decidir que documentos devem ser armazenados, onde devem ser armazenados, e decidir sobre uma estrutura de sistema de arquivo.
É importante ter uma política de retenção e destruição de documentos em vigor. Isto assegurará que os documentos não sejam guardados por mais tempo do que o necessário e que toda a informação sensível seja destruída de uma forma segura.
O sistema de arquivo deve ser seguro e acessível. Isto inclui assegurar que apenas o pessoal autorizado possa aceder aos documentos, e que os documentos sejam armazenados e guardados em segurança.
É essencial educar o pessoal de RH sobre o sistema de arquivo e a forma de o utilizar. Isto assegurará que o sistema seja utilizado correctamente e que os documentos não sejam extraviados ou perdidos.
O sistema de arquivo deve ser monitorizado e actualizado regularmente para assegurar que está a ser utilizado correctamente e que os documentos permanecem acessíveis e seguros.
Um sistema de arquivo organizado pode ajudar os gestores de RH a poupar tempo e dinheiro, bem como assegurar o cumprimento das leis laborais. Pode também ajudar a assegurar que documentos e registos importantes sejam armazenados em segurança e facilmente acessíveis.
A gestão de ficheiros em RH é o processo de organização e armazenamento de ficheiros de funcionários de uma forma eficiente e em conformidade com os regulamentos. Isto inclui a criação de um sistema para arquivar, etiquetar e armazenar ficheiros; estabelecer um calendário de retenção dos ficheiros dos funcionários; e assegurar que apenas o pessoal autorizado tenha acesso aos ficheiros dos funcionários.
Existem algumas formas diferentes de armazenar ficheiros HR. Uma forma é mantê-los todos num local central, tal como um gabinete de arquivo ou uma base de dados electrónica. Outra forma é mantê-los organizados por funcionário, de modo a que cada funcionário tenha o seu próprio ficheiro. Seja qual for o método escolhido, é importante manter os ficheiros organizados e actualizados para que possa facilmente encontrar a informação de que necessita.
Os 5 sistemas de arquivo básicos são:
1. alfabético
2. Geográficos
3. Cronológicos
4. Tema
5. Numéricos
Os 5 passos básicos de arquivamento são:
5: 1. Escolher o sistema de arquivo certo. 2. Rotular todos os ficheiros e pastas. 3. Criar um horário de arquivo. 4. Manter a área de arquivo limpa e organizada. 5. Rever o sistema de arquivamento regularmente.
Os quatro sistemas de RH são:
1. Recrutamento e selecção
2. Formação e desenvolvimento
3. Gestão de desempenho
4. Compensação e benefícios