Os profissionais de balcão que trabalham nos consultórios médicos desempenham um papel importante na prestação de cuidados eficientes aos pacientes e no atendimento ao cliente. São o primeiro ponto de contacto para os visitantes do consultório, e são responsáveis pela gestão do dia-a-dia do consultório. Algumas das principais tarefas de um profissional de front desk incluem marcar consultas, gerir registos de pacientes, saudar pacientes, atender chamadas telefónicas, compreender seguros e políticas de pagamento, manter a privacidade e confidencialidade dos pacientes, gerir o material de escritório, armazenar salas de exames, executar tarefas administrativas, preparar facturas, e manter a sala de espera organizada e limpa.
Os profissionais de balcão que trabalham em consultórios médicos são responsáveis pelo agendamento de marcações e gestão de registos de pacientes. Devem assegurar que as marcações são agendadas de acordo com as políticas do consultório, e que os registos dos pacientes são mantidos actualizados. Devem também estar familiarizados com os diferentes tipos de apólices de seguro que os pacientes possam ter e ser capazes de documentar com precisão as informações de seguro do paciente nos seus registos.
O profissional da recepção é responsável por saudar os pacientes quando estes chegam, bem como responder a chamadas telefónicas e transferir chamadas para o pessoal apropriado. Devem sempre tentar ser educados e acolhedores para com os visitantes, e devem estar preparados para responder a quaisquer perguntas que um paciente possa ter. Devem também ter conhecimento das políticas e procedimentos do consultório, para que possam responder a quaisquer perguntas que os doentes possam ter sobre a sua visita.
Os profissionais de balcão dos consultórios médicos devem estar familiarizados com os diferentes tipos de seguros que os pacientes possam ter e ser capazes de documentar com precisão as informações sobre os seguros dos pacientes nos seus registos. Devem também ter conhecimento das apólices de pagamento e ser capazes de explicar aos pacientes as diferentes opções de pagamento.
Os profissionais de balcão que trabalham nos consultórios médicos devem assegurar que toda a informação dos pacientes é mantida confidencial e segura. Devem estar cientes das políticas e procedimentos de privacidade do consultório e assegurar que toda a informação dos pacientes é tratada de acordo com estas políticas. Devem também estar familiarizados com a Regra de Privacidade da HIPAA e compreender como esta se aplica ao consultório.
Os profissionais de balcão devem ser capazes de gerir o material de escritório e garantir que as salas de exames são abastecidas com o material necessário. Devem ser capazes de controlar o inventário e encomendar novos suprimentos quando necessário. Devem também estar conscientes dos procedimentos de segurança do escritório e ser capazes de identificar quaisquer riscos potenciais.
Os profissionais de balcão dos consultórios médicos são responsáveis pela realização de uma variedade de tarefas administrativas, tais como preencher papelada, processar pagamentos, e preparar facturas. Devem estar familiarizados com as políticas e procedimentos do consultório e ser capazes de completar com precisão todas as tarefas administrativas.
Os profissionais da recepção que trabalham nos consultórios médicos devem assegurar que a sala de espera seja mantida arrumada e organizada. Devem ser capazes de limpar e higienizar a sala de espera, bem como manter um registo de qualquer material de leitura que esteja disponível para os pacientes. Devem também estar cientes de quaisquer protocolos de segurança que estejam em vigor e assegurar que a sala de espera esteja em conformidade com estes protocolos.
Os recepcionistas da recepção médica são responsáveis por cumprimentar pacientes e visitantes, atender chamadas telefónicas, verificar seguros, marcar consultas, e recolher co-pagamentos e saldos de pacientes. Podem também ser responsáveis pela digitalização e arquivo de registos médicos, e outras tarefas administrativas, conforme necessário. Os recepcionistas da recepção médica devem ter excelentes capacidades de serviço ao cliente, uma vez que são frequentemente o primeiro ponto de contacto dos pacientes. Devem ser capazes de realizar múltiplas tarefas e manter a calma sob pressão. Os recepcionistas médicos de balcão devem ter pelo menos um diploma do ensino secundário, e alguns cargos podem exigir formação ou certificação pós-secundária.
Uma recepcionista médica ideal teria excelentes capacidades de serviço ao cliente, seria organizada e orientada para os detalhes, e teria a capacidade de multitarefas de forma eficaz. Seria também capaz de permanecer calmo sob pressão e ter um comportamento amigável e positivo.
As cinco funções de uma recepcionista são saudar os visitantes, atender chamadas telefónicas, marcar compromissos, gerir a correspondência, e manter a área de recepção limpa e organizada.