Criação de etiquetas com dados Excel: Um Guia Passo-a-Passo

Criação de etiquetas com dados Excel: Um Guia Passo-a-Passo

Introdução

Criar etiquetas com os seus dados Excel é uma óptima forma de organizar a informação num formato limpo e imprimível. O recurso de fusão de correio do Word permite-lhe fundir rápida e facilmente a sua folha de cálculo Excel em etiquetas do Word. Neste artigo, iremos fornecer um guia passo-a-passo de como fundir uma folha de cálculo Excel em etiquetas do Word.

Antes de iniciar o processo de fusão, é importante compreender os conceitos básicos da função de fusão de correio do Word. A fusão de correio é uma ferramenta poderosa que lhe permite gerar rápida e facilmente documentos tais como etiquetas, envelopes, cartas, e muito mais. A funcionalidade de mail merge utiliza dados de uma fonte externa (como uma folha de cálculo Excel) para preencher um documento Word. Uma vez os dados fundidos, pode fazer as edições necessárias ao documento, tais como adicionar estilos de fontes ou imagens.

Antes de poder fundir a sua folha de cálculo Excel com etiquetas Word, deve primeiro preparar a sua folha de cálculo. É importante certificar-se de que os seus dados estão formatados correctamente, uma vez que isto facilitará muito o processo de fusão. Certifique-se de que os seus dados Excel estão organizados em colunas e linhas, e que todos os dados são introduzidos correctamente. É também uma boa ideia adicionar etiquetas no topo de cada coluna, pois isto facilitará a identificação dos dados quando estiver a configurar o documento de fusão em Word.

Uma vez preparada a sua folha de cálculo Excel, é altura de abrir o Assistente de Integração de Correio no Word. Para o fazer, vá para o separador Mailings e seleccione o botão Start Mail Merge. A partir daqui, pode escolher o tipo de documento que gostaria de criar (neste caso, etiquetas). O Assistente de Integração de Correio irá então guiá-lo através do processo de configuração do documento de integração e inserção dos seus dados Excel.

O primeiro passo na configuração do documento de fusão é seleccionar a disposição das etiquetas. Pode escolher entre vários tamanhos de etiquetas, bem como a orientação das etiquetas (retrato ou paisagem). Uma vez seleccionada a disposição das etiquetas, pode então configurar a fonte de dados para a fusão. É aqui que seleccionará a sua folha de cálculo Excel e especificará quais as colunas de dados que gostaria de utilizar.

Depois de ter definido a fonte de dados, pode então inserir os campos de fusão no documento Word. Os campos de fusão são suportes de posição que lhe permitem inserir os seus dados Excel no documento. Para inserir um campo de fusão, clique no botão Inserir campo de fusão na barra de ferramentas Mail Merge. Isto abrirá uma lista dos campos disponíveis na sua folha de cálculo Excel. Seleccione os campos que gostaria de incluir no documento e clique no botão Inserir.

Depois de ter inserido todos os campos da fusão, pode então pré-visualizar as etiquetas fundidas. Isto permitir-lhe-á ver como ficarão as etiquetas com os seus dados Excel. Se não estiver satisfeito com os resultados, pode fazer quaisquer alterações necessárias ao documento Word antes de prosseguir.

Uma vez satisfeito com a pré-visualização das etiquetas, pode então concluir o processo de fusão. Para o fazer, clique no botão Finish & Merge na barra de ferramentas Mail Merge. Isto irá gerar as etiquetas com os seus dados Excel. Poderá então guardar o documento e imprimir as etiquetas.

Uma vez que as etiquetas tenham sido geradas, pode fazer as edições necessárias ao documento. Por exemplo, pode adicionar estilos de fontes, imagens, ou outra formatação às etiquetas. Também pode utilizar a função de fusão de correio do Word para actualizar as etiquetas com quaisquer alterações que faça à folha de cálculo Excel.

Criar etiquetas com dados Excel é uma óptima forma de organizar a sua informação num formato limpo e imprimível. Ao seguir os passos delineados neste artigo, pode rápida e facilmente fundir a sua folha de cálculo Excel em etiquetas do Word.