Os sistemas de processamento de encomendas são sistemas informatizados utilizados para gerir e processar as encomendas dos clientes. Normalmente incluem uma componente de software para o seguimento de encomendas, processamento de pagamentos, e tratamento de pedidos de serviço ao cliente. Incluem também componentes de hardware como computadores, impressoras, scanners e outros dispositivos.
Os sistemas de processamento de encomendas podem ajudar a racionalizar e automatizar o processo de processamento de encomendas. Podem reduzir erros de introdução manual de dados e eliminar a necessidade de sistemas baseados em papel, o que pode poupar tempo e dinheiro. Além disso, podem ajudar a melhorar os níveis de serviço ao cliente, fornecendo aos clientes informação sobre encomendas e números de rastreio em tempo real.
Os sistemas de processamento de encomendas podem ser baseados no local ou na nuvem. Os sistemas no local são instalados nos servidores do próprio cliente e requerem pessoal dedicado à sua gestão e manutenção. Os sistemas baseados na nuvem são alojados por um fornecedor externo e podem ser acedidos a partir de qualquer dispositivo ligado à Internet.
Um sistema de processamento de encomendas consiste tipicamente em vários componentes, tais como um gateway de pagamento, um carrinho de compras, uma base de dados de clientes, um sistema de gestão de inventário, e um sistema de relatórios. O gateway de pagamento trata do processamento de pagamentos, enquanto o carrinho de compras armazena informações do cliente e detalhes do produto. A base de dados de clientes armazena informações sobre os clientes, tais como detalhes de contacto e histórico de compras. O sistema de gestão de inventário controla a disponibilidade e localização dos produtos, enquanto que o sistema de relatórios fornece análises e percepções sobre as tendências das encomendas.
Um sistema de processamento de encomendas funciona tomando as encomendas dos clientes e enviando-as para a porta de pagamento. Uma vez processado o pagamento, a encomenda é enviada para o sistema de gestão de inventário, que verifica se o produto está em stock e actualiza o inventário disponível. A encomenda é então enviada para a base de dados do cliente, que armazena todas as informações do cliente, tais como detalhes de contacto e histórico de compras. Finalmente, a encomenda é enviada para o sistema de relatórios, o qual fornece análises e insights sobre as tendências das encomendas.
A segurança é uma consideração importante quando se utiliza um sistema de processamento de encomendas. O sistema deve ser encriptado para proteger os dados dos clientes de serem acedidos por pessoas não autorizadas. Adicionalmente, medidas de segurança como a autenticação multi-factor devem ser utilizadas para assegurar que apenas pessoal autorizado possa aceder ao sistema.
Os sistemas de processamento de encomendas podem ser integrados com outros sistemas, tais como sistemas de expedição e logística, plataformas de comércio electrónico, e software de contabilidade. As integrações permitem um processamento de encomendas e uma comunicação sem falhas entre os sistemas, o que pode poupar tempo e dinheiro.
O custo de um sistema de processamento de encomendas depende do tipo de sistema, do número de utilizadores, e das características incluídas. Em geral, os sistemas baseados na nuvem tendem a ser mais caros do que os sistemas no local, devido ao custo de alojamento e manutenção. Contudo, os sistemas baseados na nuvem podem ser mais rentáveis a longo prazo devido à sua escalabilidade e capacidade de fornecer informações de encomenda em tempo real.
Existem três tipos principais de processamento de encomendas: processamento de encomendas tradicional, processamento de encomendas electrónico, e processamento de encomendas móveis.
O processamento tradicional de encomendas envolve a recepção de encomendas dos clientes por telefone, fax ou correio, e depois a sua introdução manual no sistema de gestão de encomendas da empresa. Isto pode ser um processo moroso e sujeito a erros, e pode levar a atrasos no cumprimento das encomendas dos clientes.
O processamento electrónico de encomendas envolve a recepção electrónica de encomendas de clientes, quer através de um sistema de encomendas online, quer através de EDI (intercâmbio electrónico de dados). Esta pode ser uma forma muito mais rápida e precisa de processar encomendas, e pode ajudar a reduzir erros e atrasos.
O processamento móvel de encomendas envolve receber encomendas de clientes através de um dispositivo móvel, tal como um smartphone ou tablet. Esta pode ser uma forma conveniente para os clientes fazerem encomendas, e pode ajudar a acelerar o processo de encomenda.
As três etapas do processamento de encomendas são:
1. Entrada da encomenda: Este é o processo de introdução da encomenda do cliente no sistema da empresa.
2. Cumprimento da encomenda: Este é o processo de recolha, embalagem e expedição dos produtos para o cliente.
3. gestão da encomenda: Este é o processo de seguimento da encomenda até à sua entrega ao cliente.
Um sistema de informação de processamento de encomendas é um sistema que é utilizado para rastrear e gerir encomendas dentro de uma empresa. Este tipo de sistema pode ser utilizado para gerir encomendas do início ao fim, incluindo a criação de encomendas, o seguimento de encomendas, e o cumprimento de encomendas.
Existem quatro tipos de sistemas de processamento de negócios:
1. Os sistemas de processamento financeiro rastreiam e gerem as transacções financeiras de uma organização. Isto inclui sistemas de contabilidade, orçamentação, e relatórios financeiros.
2. sistemas de processamento de recursos humanos rastreiam e gerem o capital humano de uma organização. Isto inclui sistemas para recrutamento de empregados, gestão de desempenho, e folha de pagamentos.
3. sistemas de fabrico e processamento de produção controlam e gerem as actividades de produção de uma organização. Isto inclui sistemas de gestão de materiais, controlo de qualidade, e programação da produção.
4. sistemas de processamento de vendas e marketing rastreiam e gerem as actividades de vendas e marketing de uma organização. Isto inclui sistemas de gestão de relações com clientes, pesquisa de mercado, e marketing de produtos.