A criação de actas de reunião eficazes é fundamental para garantir o sucesso de qualquer reunião. Ter um registo claro e abrangente dos tópicos discutidos, das acções tomadas e das decisões tomadas pode ser uma grande ajuda para se manter no bom caminho e alcançar os resultados desejados de uma reunião. Aqui estão algumas dicas para criar um relatório eficaz de actas de reuniões.
1. Definição do objectivo da acta de uma reunião: Antes de criar um relatório de actas de reunião, é importante definir o seu objectivo. Isto ajudará a assegurar que toda a informação relevante seja registada e que o relatório seja abrangente. As actas de reunião devem incluir os tópicos discutidos, as decisões tomadas, os itens de acção, e qualquer outra informação relevante.
2. Estabelecimento de directrizes claras para o registo: O estabelecimento de directrizes claras para o registo das actas de reuniões é essencial para garantir a exactidão e a exaustividade. É importante definir quem será responsável pela gravação das actas das reuniões e como as actas serão registadas. É igualmente importante definir expectativas sobre a forma como as actas devem ser formatadas e como devem ser distribuídas.
3. redigir a acta: Uma vez estabelecido o objectivo da acta da reunião e as directrizes para a sua gravação, é tempo de redigir a acta. A acta da reunião deve ser redigida atempadamente e incluir toda a informação relevante, incluindo pontos de discussão, decisões tomadas, e pontos de acção.
4. Captura dos Pontos de Discussão: Uma parte importante da criação de actas de reunião eficazes é a captura de todos os pontos de discussão. É importante recolher toda a informação relevante, incluindo quaisquer ideias, comentários e preocupações que tenham sido levantadas durante a reunião.
5. Documentação dos Pontos de Acção: Os pontos de acção são uma parte importante de qualquer reunião e devem ser documentados na acta da reunião. Os itens de acção devem incluir uma descrição da tarefa, um cronograma para conclusão, e quem é responsável pela conclusão da tarefa.
6. Confirmação da acta com os participantes: Antes de finalizar a acta da reunião, é importante confirmar a exactidão da acta com os participantes. Este é um passo importante para assegurar que as actas reflectem com exactidão o que aconteceu durante a reunião.
7. Conservação das actas: Uma vez finalizadas as actas de reunião, é importante armazená-las num local seguro para referência futura. As actas de reunião devem ser armazenadas num local de fácil acesso e devem ser actualizadas regularmente.
8. Utilização das actas de reuniões para referência futura: Uma vez que as actas de reunião tenham sido armazenadas, podem ser utilizadas para referência futura. As actas de reunião podem ser utilizadas para rever discussões e decisões passadas, rastrear itens de acção, e ajudar a assegurar que todos os membros da equipa estão na mesma página.
Criar actas de reunião eficazes é uma parte importante de qualquer reunião bem sucedida. Ao seguir as dicas delineadas neste artigo, pode assegurar-se de que as actas das reuniões são abrangentes, organizadas e precisas. Com actas de reunião eficazes, pode manter-se no bom caminho e trabalhar em conjunto para alcançar os resultados desejados da reunião.
Uma acta de reunião (MOM) é um documento que capta os pontos-chave discutidos durante uma reunião. É tipicamente preparada pelo escrivão da reunião e aprovada pelos participantes da reunião. A MOM pode ser utilizada para fornecer um registo do que foi discutido e acordado durante a reunião, bem como para ajudar nas tarefas de seguimento.
Por exemplo, digamos que você é o escrivão de uma reunião de equipa. A equipa está a discutir o progresso de um projecto e atribui tarefas a vários membros. No final da reunião, prepararia uma MOM que incluiria um resumo da discussão, bem como as tarefas que lhe foram atribuídas.
Não existe uma resposta única para esta pergunta, uma vez que o formato das actas varia em função dos requisitos específicos da empresa ou organização. No entanto, há algumas dicas gerais que podem ser seguidas ao escrever as actas.
Ao redigir actas, é importante ser conciso e directo. A acta deve ser um registo dos principais pontos discutidos durante uma reunião, e não uma transcrição completa.
Pode ser útil utilizar balas ou parágrafos curtos para organizar a informação nas actas. Isto facilita a sua leitura e referência mais tarde.
A acta deve ser datada e incluir a hora, o local e os participantes da reunião. Devem também ser assinadas pela pessoa que redigiu a acta.
A acta da reunião deve incluir a data, hora e local da reunião, assim como os nomes dos participantes e um registo de quaisquer decisões tomadas durante a reunião. A acta deve ser tão concisa quanto possível, e deve ser aprovada pelos participantes da reunião antes de ser distribuída.
Há algumas coisas que não devem ser incluídas na acta da reunião, como por exemplo:
1. opiniões ou julgamentos pessoais
2. Discussão fora do tema
3. Informação que não é relevante para o objectivo da reunião
4. Nomes de pessoas que não estiveram presentes
5. Qualquer discussão que possa ser considerada confidencial ou sensível