Introdução ao diagrama de fluxo de trabalho com Excel
O diagrama de fluxo de trabalho é uma ferramenta útil para visualizar e organizar as etapas de um processo de negócio. Ajuda a decompor tarefas complexas em pedaços menores e mais manejáveis e pode ser utilizado para criar um plano de acção para alcançar os resultados desejados. O Excel facilita a criação de um gráfico de fluxo de trabalho a partir do zero, e com alguns passos básicos, pode começar a sua jornada para uma maior eficiência nas suas tarefas empresariais.
Quais são as vantagens de criar um gráfico de fluxo de trabalho?
A criação de um gráfico de fluxo de trabalho pode ser uma óptima forma de ganhar clareza e percepção da estrutura de um processo empresarial. Ajuda a identificar áreas onde podem ser feitas melhorias e pode fornecer um roteiro para alcançar os resultados desejados. Além disso, pode ser utilizado para comunicar claramente as expectativas aos membros da equipa, bem como para identificar quaisquer potenciais problemas ou estrangulamentos.
Configurar uma pasta de trabalho Excel para um gráfico de fluxo de trabalho
Antes de poder começar a criar o seu gráfico de fluxo de trabalho, terá de configurar uma pasta de trabalho Excel. Isto pode ser feito facilmente criando uma nova folha de trabalho ou descarregando um modelo pré-fabricado. Depois de ter a sua pasta de trabalho configurada, pode começar a adicionar formas e conectores para criar o gráfico de fluxo de trabalho.
Inserir formas e conectores para criar um gráfico de fluxo de trabalho
Usando as formas e conectores disponíveis no Excel, pode criar a estrutura do seu gráfico de fluxo de trabalho. Comece por adicionar formas para cada etapa do processo e depois ligue-as com setas para indicar o fluxo do fluxo de trabalho. Certifique-se de incluir quaisquer pontos de decisão e loops necessários no gráfico.
Criar símbolos de fluxograma com Excel
No Excel, pode utilizar as formas e conectores para criar os símbolos habitualmente utilizados nos fluxogramas. Isto inclui um rectângulo para um processo, um diamante para uma decisão, e um círculo para o início e fim de um fluxo de trabalho. Também pode utilizar setas para indicar a direcção do fluxo de trabalho.
Anotar o seu diagrama de fluxo de trabalho com texto
Uma vez criada a estrutura do seu diagrama de fluxo de trabalho, é altura de acrescentar explicações para cada passo. Isto pode ser feito adicionando caixas de texto a cada forma e utilizando-as para fornecer descrições ou instruções.
Formatar o seu gráfico de fluxo de trabalho em Excel
Uma vez terminada a criação da estrutura e anotações para o seu gráfico de fluxo de trabalho, está na altura de lhe dar um aspecto profissional. O Excel fornece uma gama de opções de formatação, tais como alterar a fonte, cor, e tamanho das formas e caixas de texto.
Partilhe e publique o seu gráfico de fluxo de trabalho Excel
Uma vez terminada a criação e formatação do seu gráfico de fluxo de trabalho, está na altura de o partilhar com a sua equipa. O Excel permite-lhe guardar e partilhar facilmente o seu gráfico de fluxo de trabalho numa variedade de formatos, tais como PDF ou PNG. Pode também publicar o seu gráfico directamente na web para fácil acesso.
Ganhe Eficiência nas suas Tarefas de Negócio com um gráfico de fluxo de trabalho Excel
O gráfico de fluxo de trabalho é uma excelente ferramenta para visualizar e organizar as etapas de um processo de negócio. O Excel facilita a criação de um gráfico de fluxo de trabalho a partir do zero e, com algumas etapas básicas, pode ganhar clareza e percepção sobre a estrutura de uma tarefa. Este artigo explicará como criar uma pasta de trabalho em Excel, inserir formas e conectores para criar um gráfico de fluxo de trabalho, criar símbolos de fluxograma com Excel, anotar o seu gráfico de fluxo de trabalho com texto, formatar o seu gráfico de fluxo de trabalho em Excel, e partilhar e publicar o seu gráfico de fluxo de trabalho em Excel.
Não há resposta clara sobre se é mais fácil criar um fluxograma em Word ou Excel. Depende do indivíduo e de que programa se sentem mais à vontade para o utilizar. Algumas pessoas podem achar mais fácil criar um fluxograma no Word porque estão mais familiarizadas com o programa e as suas características. Outras podem achar mais fácil criar um fluxograma no Excel porque acham o programa mais fácil de usar ou porque estão mais familiarizadas com as características do Excel.
Não existe uma resposta única para esta pergunta, pois a melhor forma de criar um diagrama de fluxo de trabalho no Microsoft Office varia consoante o software específico e a versão que está a utilizar. Contudo, em geral, pode criar um gráfico de fluxo de trabalho no Microsoft Office, seleccionando o separador "Inserir" e depois escolhendo a opção "Formas". A partir daí, pode seleccionar o tipo de forma que pretende utilizar para o seu diagrama de fluxo de trabalho e depois inseri-lo no seu documento.
O Excel não tem a funcionalidade de fluxo de trabalho integrada, mas existem alguns add-ins de terceiros que podem fornecer esta funcionalidade. Um exemplo é o add-in Smartsheet, que permite aos utilizadores criar e acompanhar fluxos de trabalho dentro do Excel.
Não há uma resposta definitiva a esta pergunta, uma vez que depende das preferências e necessidades pessoais. Algumas opções de programas populares para criar fluxogramas incluem Microsoft Visio, Lucidchart, e Gliffy.
Existem algumas formas diferentes de criar um fluxo de trabalho, mas o método mais básico é simplesmente listar os passos envolvidos na conclusão de uma tarefa. Por exemplo, se precisar de criar um fluxo de trabalho para processar facturas, os seus passos podem assemelhar-se a algo assim:
1. Receber factura do cliente
2. Introduzir a factura no software de contabilidade
3. Verificar a exactidão da factura
4. Enviar a factura ao cliente para aprovação
5. Após aprovação, processar o pagamento
6. Enviar confirmação de pagamento ao cliente
Também é possível criar fluxos de trabalho mais complexos utilizando software como o Microsoft Office Visio ou Lucidchart. Estas ferramentas permitem-lhe mapear visualmente o seu fluxo de trabalho, e podem ser especialmente úteis se tiver muitos passos ou se precisar de mostrar relações complexas entre diferentes tarefas.