Os sistemas de controlo de auditoria interna são essenciais para muitas organizações, mas podem existir fraquezas que impedem a sua eficácia. É importante compreender onde se encontram estes pontos fracos para poder resolvê-los e melhorar o sistema no seu conjunto. Os pontos fracos comuns podem incluir a falta de recursos adequados, formação inadequada, documentação inadequada, e supervisão inadequada.
As organizações precisam de estabelecer estratégias de gestão do risco que sejam adequadas às suas necessidades. Estas estratégias devem incluir a identificação e avaliação do risco, tomar medidas proactivas para mitigar o risco, e responder atempadamente aos riscos identificados.
As políticas e procedimentos são importantes para garantir a eficácia do sistema de controlo de auditoria interna. Devem ser concebidas para detectar e prevenir a fraude e outras irregularidades, bem como para assegurar o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis.
Uma documentação adequada é essencial para que o sistema de controlo de auditoria interna seja eficaz. A documentação deve incluir políticas e procedimentos escritos, bem como registos de revisão e monitorização do sistema.
Deverão ser fornecidos recursos adequados para que o sistema de controlo de auditoria interna seja eficaz. Isto inclui um orçamento suficiente, bem como pessoal e outros recursos suficientes.
Devem ser estabelecidos programas de formação para assegurar que o pessoal compreenda as suas funções e responsabilidades no âmbito do sistema de controlo de auditoria interna. Deve também ser dada formação sobre como detectar e prevenir fraudes e outras irregularidades.
É necessária uma supervisão adequada para assegurar que o sistema de controlo de auditoria interna é eficaz. Isto pode incluir revisões periódicas, auditorias internas e externas, e revisão da gestão do sistema.
É importante avaliar o desempenho do sistema de controlo de auditoria interna numa base regular. Isto inclui a avaliação da eficácia das políticas e procedimentos, bem como a adequação dos recursos e da formação.
Ao compreender os pontos fracos de um sistema de controlo de auditoria interna, ao estabelecer estratégias adequadas de gestão de risco, ao desenvolver políticas e procedimentos eficazes, ao assegurar documentação adequada, ao fornecer recursos adequados, ao estabelecer programas de formação eficazes, ao implementar uma supervisão adequada, e ao avaliar o desempenho do sistema, as organizações podem assegurar a eficácia do seu sistema de controlo de auditoria interna.
Um sistema de controlo interno fraco pode permitir a ocorrência de erros e fraudes. Por exemplo, se uma empresa não tiver uma segregação adequada de funções, um funcionário pode ser capaz tanto de aprovar transacções como de as registar. Isto poderia permitir que esse funcionário cometesse fraude e ninguém seria o mais sábio. Outro exemplo de um sistema de controlo interno fraco seria se uma empresa não tivesse controlos eficazes sobre o seu inventário. Isto poderia permitir aos funcionários roubar o inventário ou vendê-lo sem autorização.
Existem múltiplos pontos fracos da actividade de controlo que podem existir dentro de uma empresa. Alguns exemplos comuns incluem:
- Falta de controlos internos sobre relatórios financeiros
- Falta de segregação de funções
- Controlos de inventário deficientes
- Segurança inadequada sobre informação financeira e activos físicos
- Fraquezas nos controlos de contas a receber
- Falta de políticas e procedimentos formalizados
Há algumas fraquezas na auditoria que devem ser notadas. Uma é que os auditores podem estar sujeitos a suborno ou outras formas de corrupção. Além disso, os auditores podem não ser completamente objectivos na revisão das demonstrações financeiras e podem ser influenciados pela empresa que estão a auditar. Finalmente, os auditores podem não ter os conhecimentos necessários para avaliar devidamente todos os riscos associados aos mapas financeiros de uma empresa.
Existem cinco limitações de controlo interno:
1. o controlo interno não pode evitar todos os erros ou fraudes.
2. o controlo interno pode ser contornado por conluio entre empregados.
3. o controlo interno pode ser anulado pela direcção.
4. o controlo interno pode ser contornado por acesso não autorizado.
5. o controlo interno pode ser ineficaz num ambiente em rápida mudança.
Uma das fraquezas identificadas de um sistema controlado é o seu potencial de abuso. Porque um sistema controlado dá aos responsáveis um grande poder sobre a vida das pessoas sob o seu controlo, é possível a ocorrência de abusos. Isto pode tomar a forma de abuso físico, abuso sexual, abuso emocional, ou qualquer outro tipo de abuso que uma pessoa numa posição de poder possa infligir a outra pessoa.