Compreensão dos requisitos para a emissão de W-2s aos funcionários: Um Guia Abrangente
Quando se trata de gerir um negócio, existem inúmeras regras e regulamentos que os empregadores devem cumprir para se manterem em conformidade com as leis federais e estaduais. Um dos documentos mais importantes que os empregadores devem conhecer é o formulário W-2. Este formulário é uma parte essencial da responsabilidade que os empregadores têm de comunicar os rendimentos e impostos dos empregados ao Serviço de Impostos Internos (IRS). Neste guia, cobriremos os detalhes em torno dos formulários W-2, incluindo o que são, o que os empregadores precisam de saber sobre eles, quanto os empregados precisam de fazer antes que um W-2 seja emitido, que informação está incluída num W-2, como reportar informação W-2 ao IRS, quando emitir W-2 aos empregados, como distribuir W-2 aos empregados, o que fazer se um empregado não receber um W-2, e erros comuns cometidos ao distribuir W-2.
Um formulário W-2, também conhecido como Declaração de Salários e Impostos, é um documento que os empregadores utilizam para declarar salários, gorjetas e outras compensações pagas aos empregados, bem como os impostos retidos sobre os salários dos empregados ao longo do ano. O formulário é emitido aos empregados até 31 de Janeiro do ano seguinte e é também enviado ao IRS.
Os empregadores são responsáveis pela emissão de W-2 aos empregados e pelo seu preenchimento junto da Administração da Segurança Social. Os empregadores são também responsáveis por verificar a exactidão da informação sobre os W-2, assegurando que toda a informação está correcta antes de arquivar.
Para que um empregador seja obrigado a emitir um W-2 a um empregado, o empregado deve ter ganho pelo menos $600 em salários, gorjetas, ou outra compensação durante o ano. Isto inclui salários auferidos através de trabalho por conta própria, bem como salários auferidos como empregado.
Um formulário W-2 inclui o nome, morada, número da Segurança Social, e nome, morada e EIN (Número de Identificação do Empregador) do empregado. Inclui também o montante dos salários e gorjetas, bem como o montante dos impostos federais, estaduais e locais retidos sobre os salários do empregado.
Os empregadores devem comunicar todas as informações W-2 ao IRS através do preenchimento do Formulário W-3, que é a Transmissão de Declarações Salariais e Fiscais. Este formulário deve ser enviado à Administração da Segurança Social juntamente com os formulários W-2 do trabalhador.
Os empregadores devem emitir W-2 aos seus funcionários até 31 de Janeiro do ano seguinte. Esta é a data limite para a emissão de W-2 junto do IRS e da Administração da Segurança Social.
Os empregadores podem distribuir W-2s aos seus funcionários por correio, correio electrónico, ou pessoalmente. Se um empregado se mudou durante o ano, os empregadores devem contactar o empregado para garantir que este recebe os W-2.
Se um empregado não receber o seu W-2, os empregadores devem contactar o empregado para se certificarem de que este tem o endereço postal correcto. Se o endereço estiver correcto, os empregadores devem apresentar um Formulário 4852, em substituição do Formulário W-2, junto do IRS.
Os erros comuns cometidos na distribuição de W-2 incluem a introdução de informação incorrecta, tal como o número ou endereço errado da Segurança Social, bem como a não emissão de W-2 aos empregados que tenham ganho pelo menos $600 em salários. Os empregadores devem sempre verificar novamente a exactidão da informação antes de a apresentarem junto do IRS.
Se trabalhasse apenas durante três meses, não receberia um W-2. Um W-2 é uma declaração anual que resume os salários e impostos de um indivíduo para o ano.
Não, não tem de registar um W-2 se tiver ganho menos de $10.000.
Se não pagou qualquer salário durante o ano, não é obrigado a registar um W-2 para esse ano.
Não há um rendimento mínimo para um W-2. No entanto, se um empregado não ganhar rendimentos suficientes durante o ano para ser obrigado a apresentar uma declaração de impostos, o empregador não é obrigado a emitir um W-2.
Os W-2 são distribuídos aos empregados pelo seu empregador no final do ano e detalham os salários totais do empregado e os impostos retidos para o ano. Os empregados utilizam esta informação para apresentar a sua declaração anual de impostos.
A lei exige que os empregadores forneçam aos empregados um W-2 até 31 de Janeiro do ano seguinte ao ano fiscal.