A organização da sua caixa de entrada de emails é essencial se quiser manter-se no topo da sua comunicação. Se utiliza o Outlook como fornecedor de correio electrónico, tem a capacidade de criar pastas para ajudar a organizar e armazenar correio electrónico de pessoas específicas. Este artigo fornecerá um guia completo para a criação de pastas de correio electrónico do Outlook para pessoas específicas e os benefícios que isso traz.
Arquivar e-mails em pastas é uma óptima forma de se manter organizado e de manter a sua caixa de entrada arrumada. Com o Outlook, pode criar pastas para contactos individuais ou para grupos de pessoas. Ao reservar algum tempo para configurar pastas, poderá facilmente encontrar emails de pessoas específicas e manter uma caixa de entrada organizada.
Se desejar criar uma pasta para um único contacto, terá de localizar o contacto no seu livro de endereços. Uma vez encontrado o contacto, clique com o botão direito do rato no nome e seleccione "Criar uma Pasta com Contacto". Isto irá criar uma pasta com o nome desse contacto, na qual todas as mensagens de correio electrónico desse contacto serão arquivadas.
Se desejar criar uma pasta para múltiplos contactos, pode fazê-lo seleccionando-os na sua agenda de contactos. Depois, clique com o botão direito do rato nos contactos seleccionados e seleccione "Criar uma Pasta com Contactos Seleccionados". Isto irá criar uma pasta com os nomes dos contactos em que todos os e-mails desses contactos serão arquivados.
O arquivamento de e-mails em pastas pode poupar-lhe tempo a longo prazo, uma vez que torna muito mais fácil encontrar e-mails de contactos específicos. Também ajuda a manter a sua caixa de entrada organizada para que possa encontrar facilmente as mensagens de correio electrónico quando precisar delas. Além disso, arquivar e-mails facilita a eliminação de e-mails depois de os ter lido, pois sabe que pode sempre encontrar uma cópia do e-mail na pasta relevante.
Ao configurar um sistema de arquivo de correio electrónico, é importante ser consistente na forma como nomeia as suas pastas. Por exemplo, pode querer incluir o nome do contacto no título da pasta ou pode querer usar uma cor específica para diferenciar as pastas. Além disso, ao criar pastas, é importante considerar quantas pastas irá precisar e como serão organizadas.
Se precisar de encontrar um e-mail que tenha sido arquivado numa pasta, pode usar a função de pesquisa no Outlook. Basta digitar o nome da pasta e poderá localizar rapidamente o e-mail. Pode também usar a opção Pesquisa Avançada para restringir a sua pesquisa e encontrar o e-mail que procura.
Se desejar mover um e-mail para uma pasta específica, pode abrir o e-mail e seleccionar "Move to Folder". Isto abrirá uma lista de pastas na qual poderá seleccionar a pasta para a qual deseja mover o correio electrónico. Depois de ter seleccionado a pasta, o e-mail será movido para esse local.
A organização dos seus e-mails no Outlook pode ajudar a aumentar a sua produtividade e poupar-lhe tempo. Ao arquivar os emails em pastas, poderá facilmente encontrar emails quando precisar deles. Além disso, pode ajudar a manter a sua caixa de entrada organizada, facilitando a eliminação de emails e a resposta às mensagens em tempo útil.
No Outlook, pode criar uma regra que moverá automaticamente os emails de um remetente específico para uma pasta designada. Para o fazer, abra primeiro o e-mail do remetente para o qual pretende criar uma regra. Em seguida, clique na seta pendente "Mais" no canto superior direito do e-mail, e seleccione "Criar Regra". Na janela pop-up "Criar Regra", seleccione as condições para a regra, e depois clique em "OK". Finalmente, na secção "Actions", seleccione "Move the item to folder", e escolha a pasta para onde quer que os e-mails sejam movidos. Clique em "OK" para guardar a regra.
Para criar uma pasta de correio electrónico para uma pessoa:
1. no seu programa de correio electrónico, crie uma nova pasta.
2. Dê o nome da pasta à pessoa cujo e-mail pretende guardar.
3. Adicione o endereço de correio electrónico dessa pessoa à pasta.
4. guardar a pasta.
Agora, sempre que receber um e-mail dessa pessoa, ele será guardado na pasta que criou. Isto facilitará a sua localização e referência mais tarde.
Para criar uma subpasta no Outlook para um correio electrónico específico, clique com o botão direito do rato sobre o correio electrónico na Caixa de entrada e seleccione "Criar subpasta". Escreva um nome para a subpasta e prima Enter. A subpasta será criada e o e-mail será movido para ela.
Existem duas maneiras de tornar as pastas apenas visíveis a determinados utilizadores. A primeira é utilizar listas de controlo de acesso (ACLs) para restringir o acesso à pasta. A segunda é usar encriptação para tornar o conteúdo da pasta apenas acessível a utilizadores autorizados.