Como resolver números incorrectos da Segurança Social do Empregado: Um guia abrangente para os empregadores
Para os empregadores, é essencial registar e comunicar com precisão os números da Segurança Social (SSN) dos empregados. Esta informação é utilizada pela Receita Federal (IRS) para rastrear salários, impostos, e outras contribuições. Se um empregador descobre um SSN incorrecto no registo de um empregado, é importante tomar imediatamente medidas para evitar potenciais penalizações ou outras consequências negativas.
1. verificar a exactidão do SSN - O primeiro passo para os empregadores é verificar a exactidão do SSN no registo do empregado. Isto pode ser feito comparando os números com o cartão da Segurança Social do empregado ou outras formas de identificação. Se os números não corresponderem, o empregador deve tomar medidas para corrigir o erro.
2. Notificar o empregado do erro - Uma vez que o empregador tenha determinado que o SSN está incorrecto, é importante notificar o empregado do erro. Isto deve ser feito por escrito, e deve ser dada ao empregado a oportunidade de apresentar prova de um SSN correcto.
3. Solicitar um novo SSN ao empregado - Se o empregado não puder fornecer prova de um SSN correcto, o empregador deve solicitar um novo SSN ao empregado. Isto pode ser feito fazendo com que o empregado preencha um novo formulário W-4, ou enviando um formulário SS-5 à Administração da Segurança Social (SSA).
4. preencher um formulário W-2c - Uma vez que o empregador tenha recebido um novo SSN do empregado, deve ser preenchido um formulário W-2c. Este formulário é utilizado para corrigir erros em salários e impostos previamente comunicados.
5. Enviar o W-2 corrigido ao IRS - Após o preenchimento do formulário W-2c, este deve ser enviado ao IRS. Isto é importante para assegurar que os salários e impostos do empregado são devidamente comunicados.
6. Actualização de Registos Internos - O empregador deve também actualizar quaisquer registos internos que contenham o SSN incorrecto do empregado. Isto inclui registos da folha de pagamentos, ficheiros do empregado, e outros documentos.
7. Reemissão de cheques de pagamento com o SSN correcto - Se o SSN incorrecto foi utilizado em qualquer cheque de pagamento, o empregador deve emitir novos cheques de pagamento com o SSN correcto. Isto é importante para assegurar que os salários do empregado sejam devidamente comunicados e tributados.
8. Fornecer ao empregado um novo W-2 - O empregador deve também fornecer ao empregado um novo W-2 que reflicta o SSN correcto. Isto assegurará que os impostos do empregado sejam devidamente reportados.
9. Monitorizar Erros Futuros - Finalmente, o empregador deve monitorizar quaisquer erros futuros nos SSNs do empregado. Se forem descobertos quaisquer erros, o empregador deverá tomar as medidas necessárias para os corrigir o mais rapidamente possível.
Ao tomar as medidas necessárias para corrigir quaisquer erros nas SSNs dos funcionários, os empregadores podem assegurar que os salários e impostos sejam devidamente reportados. Isto pode ajudar a evitar potenciais penalizações ou outras consequências negativas.
A Administração da Segurança Social (SSA) recomenda que os empregadores utilizem o Serviço de Verificação do Número de Segurança Social para verificar a exactidão do número de Segurança Social de um empregado. O serviço é gratuito e pode ser acedido online.
Se um número de Segurança Social não corresponder, significa que o número não pertence à pessoa que o está a utilizar. Isto pode acontecer por várias razões, incluindo roubo de identidade, erros na manutenção de registos, ou simplesmente porque a pessoa se esqueceu do seu número de segurança social. Se um número de segurança social não coincidir, a pessoa pode não conseguir arranjar emprego, abrir uma conta bancária, ou receber benefícios governamentais.
Se tiver um número de Segurança Social incorrecto, terá de contactar a Administração da Segurança Social para que este seja corrigido. Terá de lhes fornecer prova da sua identidade e do número de Segurança Social correcto.
O Internal Revenue Service (IRS) exige aos empregadores que forneçam aos empregados um formulário W-2 até 31 de Janeiro de cada ano. Se um empregador não corrigir um formulário W-2 no prazo de 30 dias após o empregado ter solicitado a correcção, o empregador pode estar sujeito a uma penalização.
O empregador é responsável pela emissão de um W-2 correcto para cada empregado. Se um empregado acreditar que o seu W-2 está incorrecto, deve primeiro contactar o seu empregador. Se o empregador não conseguir corrigir o erro, o empregado pode apresentar o formulário W-2c ao IRS.