Um formulário W-9 é um documento do Internal Revenue Service que é utilizado para recolher informações sobre um indivíduo ou empresa. É utilizado pelo IRS para reportar pagamentos efectuados a contratantes independentes e outras empresas. O formulário recolhe informações como o nome, morada e número de identificação fiscal do contratante (TIN).
Qualquer indivíduo ou empresa que seja pago por serviços prestados deve preencher um formulário W-9. Isto inclui subempreiteiros e outros contratantes independentes. É da responsabilidade da pessoa ou empresa que paga o subempreiteiro solicitar que este preencha um formulário W-9.
Se um subcontratado não preencher o formulário W-9, o pagador é obrigado a reter 28% do pagamento e entregá-lo ao IRS. Isto é para cobrir quaisquer impostos que possam ser devidos sobre o rendimento. Além disso, o pagador pode estar sujeito a penalidades por não obter o formulário W-9.
Ao preencher um W-9, um subempreiteiro pode garantir que receberá o pagamento integral pelos seus serviços. O preenchimento do formulário também permite ao subcontratado receber um formulário 1099 no final do ano, o qual é necessário para declarar quaisquer rendimentos sobre os seus impostos.
O formulário W-9 requer informações básicas tais como o nome, endereço, e número de segurança social ou número de identificação do empregador (EIN) do subcontratante. Além disso, o subcontratante deve indicar se está ou não sujeito a retenção de segurança.
O formulário W-9 está disponível online e pode ser preenchido electronicamente. Em alternativa, pode ser impresso e preenchido manualmente. Uma vez preenchido, o empreiteiro deve assinar e datar o formulário e enviá-lo ao pagador.
O formulário W-9 deve ser submetido ao pagador electronicamente ou através do correio. O pagador pode também ter instruções específicas sobre como deseja que o formulário seja submetido.
Um formulário W-9 deve ser actualizado conforme necessário se houver alguma alteração no nome, endereço ou NIF do contratante. O empreiteiro deve também actualizar o seu estado de retenção de segurança se este for alterado.
A retenção de segurança é uma forma de imposto que é retido a partir de determinados pagamentos. Aplica-se quando o IRS notificou o pagador de que o empreiteiro não comunicou todos os seus rendimentos ou que foram comunicadas informações incorrectas. O contratante deve indicar se estão ou não sujeitos a retenção de segurança no formulário W-9.
O preenchimento de um formulário W-9 pode ser confuso para os subcontratantes, mas é um passo importante para assegurar que estes recebam o pagamento integral pelos serviços prestados. Ao compreender os requisitos e benefícios do preenchimento de um formulário W-9, os subempreiteiros podem garantir que estão em conformidade com o IRS e que estão a receber o montante total que lhes é devido.
Existem alguns tipos diferentes de isenção de W9. O primeiro é se for uma entidade governamental, ou uma tribo indiana, então está isento. O segundo é se for uma organização 501(c)(3), então também está isento. O último tipo de isenção é se for um indivíduo que não seja cidadão dos EUA e não estiver a receber pagamentos por serviços realizados nos Estados Unidos.
Há alguns casos em que não precisa de recolher um formulário W9 do contratante. Estes incluem:
-Se o empreiteiro for uma empresa
-Se o empreiteiro já estiver nos seus livros como fornecedor e tiver o seu W9 arquivado
-Se o empreiteiro estiver a trabalhar para outra empresa e estiver a pagá-los através dessa empresa (neste caso precisaria de um W9 da empresa, não do empreiteiro individual)
Não é necessário que um empregador tenha um formulário I-9 para um subcontratado. No entanto, o subcontratado deve ter o seu próprio I-9 em ficheiro com o seu empregador.
Sim, um empreiteiro 1099 é obrigado a preencher um formulário W-9 para poder ser pago. O formulário W-9 fornece o número de Segurança Social do empreiteiro ou o número de identificação do contribuinte ao pagador, que é utilizado para comunicar o rendimento ao IRS.
Um empregado 1099 deve preencher um formulário W9 a fim de fornecer informações de identificação do contribuinte ao seu empregador. Esta informação é utilizada pelo empregador para preparar um formulário 1099-MISC para o empregado no final do ano. O formulário W9 deve ser preenchido com precisão e assinado pelo empregado para ser válido.