Ter uma compreensão básica do que torna os ficheiros maiores ou mais pequenos é um grande ponto de partida para aprender como tornar os anexos de e-mail mais pequenos. O tamanho do ficheiro é principalmente determinado pelo tipo de ficheiro que é, a qualidade do ficheiro, e a quantidade de dados que o ficheiro contém. Por exemplo, um ficheiro de imagem de alta resolução com muito detalhe será muito maior do que uma imagem de baixa resolução com menos detalhe. A compreensão destas noções básicas ajudá-lo-á a tomar as decisões certas ao escolher quais os ficheiros a anexar aos seus e-mails.
Comprimir ficheiros é a forma mais comum e mais fácil de reduzir o tamanho dos anexos de correio electrónico. A compressão pode ser feita com uma variedade de tipos de ficheiros e trabalhos, reduzindo a quantidade de dados no ficheiro e tornando-o mais eficiente. Isto pode ser feito usando características embutidas de certos programas ou software adicional. Existem também serviços de compressão de ficheiros online que podem comprimir ficheiros para si.
Converter um ficheiro para um tipo diferente também pode ser uma forma eficaz de reduzir o tamanho de anexos de correio electrónico. Dependendo do tipo de ficheiro, poderá ser possível convertê-lo para outro tipo que ocupará menos espaço. Por exemplo, a conversão de um ficheiro de vídeo para um formato com uma resolução inferior ou um ficheiro de texto para um PDF pode reduzir significativamente o seu tamanho.
A divisão de ficheiros grandes em partes mais pequenas é outra forma de reduzir o tamanho de anexos de correio electrónico. Isto pode ser especialmente útil para ficheiros demasiado grandes para serem enviados por correio electrónico. As partes mais pequenas podem então ser enviadas como anexos separados e uma vez recebidas, as partes podem ser unidas para formar o ficheiro original.
Enviar links para ficheiros em vez de os anexar a e-mails também pode ajudar a reduzir o tamanho de anexos de e-mails. Se o ficheiro for armazenado online, tal como num serviço de armazenamento em nuvem ou num serviço de partilha de ficheiros, pode simplesmente enviar um link para o ficheiro em vez de anexar o ficheiro em si. Isto elimina a necessidade de anexar o ficheiro ao e-mail e pode poupar-lhe uma quantidade significativa de espaço.
A maioria dos clientes de e-mail, tais como Outlook e Gmail, adicionaram funcionalidades que podem ajudar a reduzir o tamanho dos anexos de e-mail. Por exemplo, o Outlook tem uma funcionalidade chamada "Mail to Keep Small" que pode comprimir automaticamente os anexos antes de os enviar. O Gmail também tem uma funcionalidade que pode converter automaticamente certos tipos de ficheiros para Google Docs, Folhas e Slides, o que pode reduzir significativamente o tamanho dos anexos.
A utilização de serviços de transferência de ficheiros online é outra forma de reduzir o tamanho dos anexos de correio electrónico. Estes serviços permitem-lhe carregar grandes ficheiros nos seus servidores e depois enviar um link para o ficheiro em vez de o anexar directamente ao correio electrónico. Desta forma, o tamanho do anexo não é limitado pelas restrições do seu cliente de correio electrónico e pode ser muito maior do que se fosse anexado directamente ao correio electrónico.
Limitar o número de anexos num único e-mail também pode ser uma forma eficaz de reduzir o tamanho dos anexos do e-mail. Se tiver vários ficheiros que precisa de enviar, tente agrupá-los em poucos anexos em vez de os enviar individualmente. Isto irá ajudá-lo a manter o tamanho global dos seus anexos de correio electrónico num mínimo.
Ao seguir estas dicas, deverá ser capaz de reduzir o tamanho dos seus anexos de correio electrónico e tornar a partilha de ficheiros por correio electrónico muito mais fácil. É importante lembrar que diferentes tipos de ficheiros têm tamanhos diferentes e que alguns ficheiros podem não ser capazes de ser comprimidos ou convertidos. No entanto, com um pouco de conhecimento e alguma experimentação, deverá ser capaz de encontrar a melhor maneira de tornar os seus anexos de correio electrónico mais pequenos.
A melhor maneira de tornar um anexo mais pequeno é comprimindo-o. Pode fazer isto zipando o ficheiro ou utilizando um programa de compressão de ficheiros. Isto reduzirá o tamanho do ficheiro e tornará mais fácil o seu envio.
Para reduzir o tamanho de um anexo de e-mail no Outlook, pode comprimir o ficheiro antes de o anexar, ou pode utilizar um serviço de partilha de ficheiros como o Dropbox ou o Google Drive. Para comprimir um ficheiro, pode utilizar um programa de compressão de ficheiros como o 7-Zip ou WinRAR.
Não existe uma resposta única para esta pergunta, pois o tamanho do anexo terá de ser alterado em função do tipo e tamanho específicos do ficheiro. No entanto, em geral, o tamanho do anexo pode ser alterado abrindo o ficheiro em questão e indo para o menu 'Ficheiro'. A partir daqui, seleccione 'Propriedades' e depois 'Avançado'. A partir da caixa de diálogo Avançado, será possível alterar o tamanho do anexo seleccionando o separador 'Anexos'.
O anexo é demasiado grande porque o tamanho do ficheiro é maior do que o máximo permitido para esse tipo de ficheiro em particular. Para corrigir isto, será necessário reduzir o tamanho do ficheiro comprimindo o ficheiro ou convertendo-o para um tipo de ficheiro diferente.
Se precisar de reduzir o tamanho MB de um PDF, pode utilizar um compressor de PDF online gratuito como Smallpdf.com. Basta carregar o seu ficheiro PDF no website, seleccionar a qualidade e redução de tamanho desejada, e descarregar o PDF comprimido.