Cada empregador precisa de compreender a importância de um formulário W-9 e as potenciais penalizações por não ter a documentação correcta dos empregados. Um Formulário W-9 é um documento fornecido por um empregado a um empregador que contém a informação exigida pelo Serviço de Finanças (IRS) para reportar os pagamentos efectuados ao empregado. Neste artigo, iremos cobrir o que é um Formulário W-9, as penalidades por não ter um, que informações são necessárias, como receber e solicitar um, bem como as medidas a tomar se um empregado não o fornecer. Também discutiremos o que fazer se já tiver pago a um empregado sem um Formulário W-9, as obrigações fiscais dos empregados sem um Formulário W-9, e as melhores práticas para a obtenção e manutenção de Formulários W-9.
O Formulário W-9 é um documento do IRS que um contribuinte utiliza para fornecer as suas informações de identificação à pessoa ou empresa que os paga. Este documento é também utilizado para comunicar certos tipos de rendimentos ao IRS. O Formulário W-9 deve conter o nome correcto do contribuinte, número de segurança social ou número de identificação do empregador, e endereço.
Se um empregador não tiver um Formulário W-9 para um empregado, o IRS pode impor sanções. Isto pode incluir uma multa de até $50 por cada formulário W-9 em falta. Além disso, o empregador pode estar sujeito a uma penalização de até 28% do pagamento feito ao empregado.
O Formulário W-9 deve incluir o nome completo do contribuinte, morada, número de Segurança Social ou número de identificação do empregador, e tipo de rendimento. Em alguns casos, o contribuinte pode também ser solicitado a fornecer informações adicionais, tais como o tipo de negócio em que se encontra, o tipo de serviços que presta, ou a sua classificação como contribuinte.
O Formulário W-9 pode ser solicitado a um funcionário, ou pode ser obtido no website do IRS. Os empregadores devem também garantir que o Formulário W-9 é preenchido correctamente e que toda a informação requerida é incluída.
Os empregadores podem solicitar um Formulário W-9 a um empregado, fornecendo-lhe um pedido por escrito. O empregado deve então preencher o formulário e devolvê-lo ao empregador.
Se um empregado não fornecer um formulário W-9, o empregador deve contactar o empregado e solicitar o formulário. Se o empregado não responder, o empregador deve deixar de fazer pagamentos ao empregado e documentar as tentativas de obter o formulário. Além disso, o empregador deve também apresentar o Formulário 1099-MISC ao IRS para comunicar os pagamentos efectuados ao empregado.
Se um empregador já tiver pago a um empregado sem um formulário W-9, deve contactar o empregado e solicitar o formulário. Se o empregado não responder, o empregador deve preencher o Formulário 1099-MISC junto do IRS para comunicar os pagamentos efectuados ao empregado.
Os empregados sem um formulário W-9 são ainda obrigados a declarar os seus rendimentos ao IRS e a pagar impostos sobre os mesmos. Devem também manter registos dos seus rendimentos e despesas para fins fiscais.
A melhor prática para a obtenção e manutenção dos Formulários W-9 é assegurar que todos os funcionários recebam o formulário e que este seja devidamente preenchido e apresentado. Os empregadores devem também manter cópias dos formulários em arquivo e certificar-se de que estes são actualizados conforme necessário. Além disso, os empregadores devem também solicitar um novo formulário a qualquer empregado que não o tenha fornecido.