As conversas verbais são inestimáveis quando se trata de tomar as decisões certas, compreender as necessidades dos clientes, e formar relações. Documentar conversas verbais é a melhor forma de assegurar que a informação partilhada durante estas conversas é registada e pode ser reenviada quando necessário. Documentar conversas é uma forma proactiva de assegurar que toda a informação que é partilhada é preservada, mesmo que não esteja escrita no momento da conversa. Este artigo discutirá a importância de documentar as conversas verbais e fornecerá dicas para a sua gravação eficaz.
Ao documentar conversas verbais, é importante assegurar que toda a informação relevante seja registada. Isto inclui os nomes dos participantes, a data e hora da conversa, os tópicos discutidos, e quaisquer decisões que tenham sido tomadas. Além disso, é importante registar quaisquer itens de acção que tenham sido acordados para que todos estejam cientes das suas responsabilidades no futuro.
Quando se trata de documentar conversas verbais, há uma variedade de métodos por onde escolher. As notas podem ser tomadas manualmente em papel ou electronicamente num computador ou tablet. Além disso, as gravações áudio ou vídeo podem ser utilizadas para captar toda a conversa. É importante seleccionar o método que funciona melhor para a situação, tendo em conta as preferências dos participantes e o tipo de conversação que está a ser documentada.
Uma vez documentada a conversa, é importante certificar-se de que os documentos são armazenados num local seguro. Dependendo do tipo de informação que foi discutida, pode haver requisitos legais ou de conformidade em torno da forma como os documentos devem ser armazenados. Além disso, é importante assegurar que apenas aqueles com a devida autorização tenham acesso aos documentos armazenados.
A fim de assegurar que os documentos sejam armazenados de forma segura e não sejam guardados por mais tempo do que o necessário, é importante estabelecer uma política de retenção de documentos. Esta política deve especificar por quanto tempo os documentos devem ser retidos e deve delinear o processo de eliminação de documentos quando já não são necessários.
Ao documentar conversas verbais, é importante assegurar que os documentos sejam de fácil acesso para aqueles que deles necessitam. Dependendo do tipo de documentos, estes podem ser armazenados electronicamente numa unidade partilhada ou num sistema seguro de gestão de documentos. Além disso, os documentos físicos devem ser guardados num sistema de arquivo organizado.
Ao documentar conversas verbais, é importante assegurar que todos os participantes se sintam confortáveis e que a conversa se mantenha aberta e honesta. Isto significa estar atento à forma como a conversa é documentada e como os documentos são guardados. Se os participantes sentirem que as suas palavras estão a ser gravadas e armazenadas para uso posterior, isso pode fazer com que sejam menos abertos com os seus pensamentos e opiniões.
A fim de assegurar que toda a informação que é discutida durante as conversas verbais seja documentada com precisão, é importante estabelecer um processo de revisão de documentos. Este processo deve incluir uma revisão dos documentos por um terceiro independente para assegurar que toda a informação é exacta e completa.
Uma vez criados e armazenados os documentos, é importante assegurar que estes sejam mantidos actualizados. Isto inclui assegurar que quaisquer alterações à conversa ou decisões que foram tomadas sejam documentadas e que quaisquer itens de acção que foram acordados sejam seguidos até ao fim. Além disso, quaisquer alterações à política de retenção de documentos devem ser reflectidas nos documentos que são armazenados.
A documentação de conversas verbais é uma parte importante de qualquer negócio, pois assegura que toda a informação que é partilhada durante estas conversas é preservada e acessível. Ao compreender a importância de documentar conversas verbais, ao seleccionar um método apropriado para as documentar e ao estabelecer uma política de retenção de documentos, as empresas podem assegurar que as suas conversas sejam registadas com precisão e armazenadas em segurança.
Existem algumas formas de documentar uma conversa verbal com um funcionário. O mais importante é certificar-se de que documenta a conversa o mais cedo possível depois de esta acontecer, enquanto os detalhes ainda estão frescos na sua mente.
Uma forma de documentar a conversa é escrever um resumo do que foi discutido, incluindo a data e hora em que a conversa teve lugar. Se houver várias pessoas envolvidas na conversa, não se esqueça de anotar quem esteve presente. Pode também pedir ao funcionário que assine o documento para confirmar que a conversa teve lugar.
Outra forma de documentar uma conversa verbal é gravar a conversa em áudio. Isto pode ser feito com um gravador digital ou mesmo com o seu smartphone. Certifique-se apenas de obter a permissão do funcionário antes de gravar a conversa.
Qualquer que seja o método escolhido, certifique-se de que documenta a conversa de uma forma clara e concisa. Isto ajudará a evitar quaisquer mal-entendidos ou confusões ao longo do caminho.