Os períodos de folha de pagamento determinam a frequência com que os empregados são pagos. O período de folha de pagamento mais comum é quinzenal, o que significa que os empregados são pagos de duas em duas semanas, ou 26 vezes por ano. A folha de pagamentos quinzenal é a opção mais popular, uma vez que permite aos empregados receberem os seus cheques de pagamento num horário regular e previsível.
Os períodos de pagamento quinzenais oferecem vários benefícios, tais como a redução da quantidade de papelada envolvida no processamento da folha de pagamentos e o fornecimento aos empregados da segurança de saber quando irão receber os seus cheques de pagamento. Além disso, a folha de pagamentos quinzenal ajuda os empregadores a manter registos precisos dos salários, impostos e benefícios para cada empregado.
Além da folha de pagamento quinzenal, os empregadores podem optar por utilizar outros períodos de folha de pagamento, tais como semanal, semestral ou mensal. Cada período tem as suas vantagens e desvantagens, e os empregadores devem considerar cuidadosamente as suas opções antes de tomarem uma decisão.
A folha de pagamento semanal pode ser benéfica para os empregadores que têm empregados que são pagos à hora. Este período de folha de pagamento assegura que os empregados são pagos rapidamente, facilitando o registo das horas trabalhadas e do pagamento devido. Além disso, a folha de pagamentos semanal permite aos empregados receberem rapidamente os seus pagamentos, o que pode ajudar na elaboração do orçamento e no planeamento financeiro.
Os períodos semestrais de folha de pagamento pagam aos empregados duas vezes por mês, normalmente no dia 15 e último dia do mês. Este período de folha de pagamento é benéfico para os empregadores que precisam de pagar aos empregados rapidamente, mas também precisam de acompanhar os salários, impostos, e benefícios. Além disso, a folha de pagamentos semestral pode ajudar os empregados a planear as suas finanças, fornecendo um calendário de pagamentos previsível.
Os períodos mensais de folha de pagamento pagam aos empregados uma vez por mês. Este período é benéfico para os empregadores que procuram reduzir os seus custos administrativos, uma vez que requer apenas um processamento da folha de pagamentos por mês. Além disso, a folha de pagamentos mensal pode ajudar os empregados a orçamentar as suas finanças, uma vez que receberão sempre o seu salário no mesmo dia de cada mês.
A folha de pagamentos quinzenal também pode ter algumas desvantagens, tais como custos administrativos mais elevados devido à necessidade de processamento mais frequente da folha de pagamentos. Além disso, os períodos de pagamento quinzenais podem tornar mais difícil aos empregados orçamentar as suas finanças devido à imprevisibilidade das suas datas de pagamento.
A automatização da folha de pagamentos pode ajudar os empregadores a reduzir os seus custos administrativos e assegurar que a folha de pagamentos seja processada com precisão e dentro do prazo. Adicionalmente, os sistemas automatizados de folhas de pagamento podem ajudar os empregadores a controlar mais facilmente os salários, impostos e benefícios para cada empregado.
Os empregadores devem cumprir todas as leis e regulamentos aplicáveis à folha de pagamento. As melhores práticas para o cumprimento dos regulamentos da folha de pagamento incluem manter-se a par das alterações às leis federais e estaduais, assegurar que os impostos sobre a folha de pagamento são pagos a tempo, e manter registos precisos dos salários, impostos, e benefícios para cada empregado.