O primeiro passo para se tornar um gestor de operações sem fins lucrativos bem sucedido é compreender os fundamentos do modelo sem fins lucrativos e como este difere das empresas com fins lucrativos tradicionais. Isto inclui o reconhecimento dos desafios únicos enfrentados pelas empresas sem fins lucrativos e os regulamentos particulares que envolvem as suas operações.
Os gestores de operações sem fins lucrativos devem desenvolver estratégias de alocação de recursos de modo a maximizar o seu impacto na missão da organização. Isto inclui o desenvolvimento da melhor utilização do tempo do pessoal, recursos financeiros, e outros activos.
As organizações sem fins lucrativos devem cumprir uma variedade de regulamentos governamentais, tais como o preenchimento de formulários junto do IRS e dos governos estaduais. Os gestores de operações sem fins lucrativos devem assegurar-se de que a sua organização está em conformidade com todos os regulamentos aplicáveis.
Os gestores de operações sem fins lucrativos devem criar e gerir orçamentos, a fim de atribuir adequadamente os recursos e assegurar a sustentabilidade financeira da organização. Isto inclui o desenvolvimento de estratégias para a angariação de fundos e a redacção de subsídios.
Os gestores de operações sem fins lucrativos devem supervisionar os recursos humanos da organização, incluindo a contratação e formação de pessoal, o desenvolvimento de descrições de funções, e o estabelecimento de políticas e procedimentos.
Os gestores de operações sem fins lucrativos devem desenvolver e manter relações efectivas com parceiros externos, incluindo doadores, vendedores e outras organizações. Isto requer excelentes capacidades de comunicação e negociação.
Os gestores de operações sem fins lucrativos devem avaliar o desempenho dos programas da organização, a fim de assegurar que estão a cumprir os seus objectivos. Isto inclui a análise de dados e a realização de inquéritos.
Os gestores de operações sem fins lucrativos devem identificar continuamente as áreas a melhorar e desenvolver estratégias para as abordar. Isto inclui a utilização das melhores práticas e o desenvolvimento de novas abordagens.
Um gestor de operações é responsável pela gestão quotidiana das operações de uma empresa. Isto inclui a supervisão do processo de produção, assegurando que os produtos são produzidos eficientemente e a tempo, e que os padrões de qualidade são cumpridos. O gestor de operações também supervisiona a cadeia de fornecimento e as operações logísticas da empresa, assegurando que as matérias-primas e os produtos acabados são devidamente armazenados e expedidos para os clientes de forma atempada e eficiente. Além disso, o gestor de operações é responsável pelo desenvolvimento e implementação de planos operacionais e orçamentos, e pela monitorização e análise de métricas de desempenho operacional para identificar áreas de melhoria.
Os gestores de operações são responsáveis pelas seis áreas seguintes:
1. planeamento: Isto inclui a previsão da procura e da produção, bem como a optimização dos recursos e da capacidade.
2. Programação: Isto implica assegurar que o processo de produção decorra sem problemas e de forma eficiente, coordenando as actividades de vários departamentos e pessoal.
3. Controlo de qualidade: Os gestores de operações são responsáveis por assegurar que os produtos satisfazem os padrões de qualidade e as expectativas dos clientes.
4. gestão de inventário: Isto implica manter um registo dos níveis de inventário e assegurar que estes são adequados para satisfazer a procura.
5. expedição e logística: Os gestores de operações supervisionam a expedição e recepção de produtos, bem como o transporte de materiais e bens acabados.
6. Manutenção: Isto inclui assegurar que o equipamento é devidamente mantido e reparado de forma atempada.
A gestão de operações é responsável por supervisionar o processo de produção e assegurar que este decorre sem problemas e de forma eficiente. As três funções centrais da gestão de operações são o planeamento, o controlo e a direcção.
O planeamento envolve o estabelecimento de metas e objectivos e o desenvolvimento de um plano de acção para os atingir. Isto inclui a criação de horários, a atribuição de tarefas e a atribuição de recursos. O controlo envolve monitorizar o progresso e fazer os ajustamentos necessários para assegurar que o plano é executado eficazmente. A direcção envolve dar instruções e orientação aos empregados para assegurar que estes estão a executar as suas tarefas correctamente.
Os 10 Princípios de gestão de operações são os seguintes:
1. Concepção: A concepção de uma operação eficaz e eficiente requer uma compreensão clara do objectivo da operação e das necessidades dos clientes. O processo de concepção deve ter em conta todos os aspectos da operação, incluindo a disposição da instalação, o tipo de equipamento e tecnologia a utilizar, o fluxo de trabalho e os requisitos de pessoal.
2. Planeamento: Uma operação bem concebida não pode ser eficaz e eficiente sem um plano detalhado e abrangente. O plano deve ter em conta todos os aspectos da operação, incluindo os objectivos, os recursos necessários, o fluxo de trabalho, e a programação.
3. implementação: Uma vez implementado, o plano deve ser implementado de forma a assegurar que todos os aspectos da operação estejam a decorrer sem problemas e de forma eficiente. Isto inclui assegurar que a instalação está devidamente equipada e dotada de pessoal, que o fluxo de trabalho é eficiente, e que todos os processos estão a decorrer sem problemas.
4. controlo: Uma operação eficaz e eficiente deve ser constantemente monitorizada e controlada. Isto inclui o estabelecimento de objectivos e a medição do desempenho em relação a esses objectivos, a realização de ajustamentos à operação conforme necessário para melhorar o desempenho, e a tomada de medidas correctivas quando necessário.
5. Flexibilidade: Uma operação eficaz e eficiente deve ser suficientemente flexível para responder às mudanças no mercado, às necessidades dos clientes, ou à disponibilidade de recursos. Isto inclui ser capaz de adaptar rapidamente a operação a mudanças na procura, a novas tecnologias, ou a mudanças na força de trabalho.
6. Qualidade: Uma operação eficaz e eficiente deve produzir produtos e serviços da mais alta qualidade. Isto requer ter um processo de controlo de qualidade bem definido e uma monitorização e medição constantes da qualidade da produção.
7. Foco no cliente: Uma operação eficaz e eficiente deve ser centrada na satisfação das necessidades dos clientes. Isto inclui a compreensão das necessidades dos clientes e a concepção da operação para satisfazer essas necessidades.
8. Melhoria contínua: Uma operação eficaz e eficiente tem de se esforçar constantemente por melhorar. Isto inclui a procura constante de formas de melhorar a concepção da operação, a eficiência do fluxo de trabalho, a qualidade da produção, e a satisfação dos clientes.
9. Trabalho de equipa: Uma operação eficaz e eficiente não pode ser alcançada sem a cooperação e o trabalho de equipa de todas as pessoas envolvidas. Isto inclui todos, desde a gestão de topo até aos trabalhadores da linha da frente.
10. Comunicação: Uma operação eficaz e eficiente requer uma comunicação clara e eficaz. Isto inclui a comunicação entre os diferentes níveis de gestão, entre os diferentes departamentos, e entre as diferentes pessoas envolvidas na operação.