GoToMeeting é uma popular plataforma de reunião e colaboração online que permite aos utilizadores hospedar reuniões virtuais com facilidade. Para utilizar a plataforma, os utilizadores precisam de criar uma conta, descarregar a aplicação, e familiarizar-se com as suas características. Depois de criar uma conta e de se familiarizar com a aplicação, pode começar a enviar convites para as suas reuniões virtuais.
Antes de poder enviar os seus convites, terá de criar uma sala GoToMeeting. Este é um espaço virtual no qual você e os seus convidados podem entrar para participar na sua reunião. Para criar uma sala GoToMeeting, basta entrar na sua conta e navegar para a página "Criar uma Reunião". A partir daqui, pode personalizar as definições da sua sala de reunião, tais como o nome, duração e definições de controlo de acesso.
Uma vez criada a sua sala GoToMeeting, terá de decidir quem convidar para a sua reunião. Os convidados podem ser adicionados a partir da sua lista de contactos ou introduzindo o seu endereço de correio electrónico. Pode também adicionar uma mensagem personalizada ao seu convite para o tornar mais cativante.
Quando estiver pronto para enviar os seus convites, pode agendar a sua reunião. Isto permite-lhe escolher uma data e hora específicas para a sua reunião. É importante certificar-se de que a hora que escolher é conveniente para todos os seus convidados, para que eles possam assistir à reunião.
Uma vez escolhidos os seus convidados e agendada a sua reunião, pode enviar os seus convites. Isto pode ser feito clicando no botão "Enviar Convites" no fundo da página. Ser-lhe-á apresentado um modelo de e-mail que poderá personalizar com a sua mensagem e depois enviar para os seus convidados.
Para além de enviar convites, poderá também partilhar recursos com os seus convidados para os ajudar a prepararem-se para a reunião. Isto poderia incluir uma agenda, slides de apresentação, notas de reunião, ou quaisquer outros documentos que gostaria de partilhar. Estes recursos podem ser acrescentados ao e-mail do convite ou enviados separadamente.
Uma vez que os seus convidados tenham aceite o seu convite, pode gerir a sua reunião a partir da aplicação GoToMeeting. Isto inclui a criação de opções de áudio e vídeo, o convite de convidados adicionais e a gestão dos participantes. Pode também utilizar a aplicação para gravar a reunião para referência futura.
Acolher uma reunião bem sucedida requer alguma preparação e planeamento. Aqui estão algumas dicas para ajudar a garantir que a sua reunião decorra sem problemas:
- Dê a si próprio muito tempo para se preparar - Certifique-se de que se dá tempo suficiente para se preparar para a sua reunião, criando uma agenda, reunindo recursos, e montando a sala de reunião.
- Comunique antes da reunião - Envie um e-mail de lembrete a todos os seus convidados antes da reunião para garantir que todos estão preparados.
- Certifique-se de que todos são ouvidos - Certifique-se de que todos têm a oportunidade de falar e de que as suas opiniões são ouvidas.
- Mantenha a reunião no bom caminho - Mantenha a conversa centrada no tema em questão e tente manter-se fiel à agenda.
- Acompanhamento após a reunião - Após a conclusão da reunião, assegure-se de acompanhar com quaisquer tarefas ou pontos de acção pendentes.