O seguimento de contas a receber é uma parte importante de qualquer negócio, especialmente quando se trata de gerir o fluxo de caixa. QuickBooks é um software de contabilidade que o pode ajudar a gerir as suas contas a receber e a seguir os pagamentos. Neste artigo, veremos como configurar e acompanhar as contas a receber em QuickBooks.
O primeiro passo para configurar o seguimento de contas a receber no QuickBooks é configurar a sua conta de contas a receber. No QuickBooks, isto é feito indo ao menu Listas, seleccionando Plano de Contas, e depois clicando no botão Novo. Ser-lhe-á então pedido que introduza o nome da conta, e seleccione Accounts Receivable (Contas a Receber) no menu pendente Tipo.
Uma vez configurada a sua conta a receber, pode personalizá-la de acordo com as suas necessidades. Por exemplo, pode especificar a moeda em que está a registar as transacções, ou os tipos de métodos de pagamento que aceita. Pode também estabelecer descontos para pagamento antecipado e taxas de atraso para facturas vencidas.
Uma vez configurada a sua conta a receber, pode começar a registar transacções. Para o fazer, vá ao menu Clientes, seleccione Receber Pagamentos, e introduza os detalhes do pagamento. Isto irá actualizar o saldo das suas contas a receber e garantir que os seus registos estão sempre actualizados.
Depois de ter registado as suas transacções de contas a receber, terá de as reconciliar com os seus extractos bancários. Isto envolve assegurar que os montantes registados em QuickBooks coincidem com os montantes nos seus extractos bancários. Isto é importante para garantir a exactidão e para evitar quaisquer discrepâncias.
QuickBooks também lhe permite gerar vários relatórios relacionados com contas a receber. Estes relatórios podem ser utilizados para analisar o desempenho das suas contas a receber e para acompanhar quaisquer pagamentos em atraso. Pode também usá-los para ajudar a gerar facturas e acompanhar o saldo global das suas contas a receber.
Outra funcionalidade útil em QuickBooks é a capacidade de configurar lembretes de pagamento. Isto pode ser feito indo ao menu Clientes, seleccionando Definir Lembretes, e depois introduzindo os detalhes do lembrete. Esta é uma excelente forma de garantir que está sempre a par dos pagamentos e que os seus clientes estão cientes de quando os pagamentos são devidos.
Finalmente, o QuickBooks também lhe permite automatizar o acompanhamento de contas a receber. Isto pode ser feito através da criação de emails automáticos ou de lembretes SMS para pagamentos em atraso. Esta é uma excelente forma de garantir que os clientes sejam lembrados de pagar prontamente e que não têm de enviar manualmente lembretes.
Neste artigo, analisámos a forma de configurar e acompanhar as contas a receber no QuickBooks. Vimos como criar a conta a receber, registar transacções, reconciliar pagamentos, gerar relatórios, criar lembretes de pagamento, e automatizar o acompanhamento. Ao seguir estes passos, pode assegurar-se de que o acompanhamento das suas contas a receber é preciso e actualizado.
Existem algumas formas diferentes de configurar as contas a receber no QuickBooks, dependendo das suas necessidades específicas. Uma forma é criar uma conta separada para cada cliente no seu ficheiro QuickBooks. Para o fazer, vá ao menu Contas a receber e seleccione Novo Cliente. Introduza o nome do cliente e as informações de contacto, e depois clique em OK.
Outra forma de criar contas a receber é criar uma conta única para todos os clientes. Para o fazer, vá ao menu Contas a receber e seleccione Nova Conta. Digite o nome da conta, e depois clique em OK.
Depois de ter criado a sua conta a receber, terá de a associar aos seus clientes. Para o fazer, vá ao menu Clientes e seleccione o cliente que pretende associar à conta. Clique no botão Editar, e depois clique no separador Contas a receber. Seleccione a conta que pretende utilizar a partir do menu pendente, e depois clique em OK.
Existem algumas maneiras diferentes de manter o registo das contas a receber. Uma forma é criar uma folha de cálculo com colunas para a data, número da factura, nome do cliente e montante em dívida. Depois, cada vez que um cliente lhe deve dinheiro, pode adicionar uma nova linha à folha de cálculo. Outra forma é utilizar software de contabilidade como o QuickBooks, que tem características incorporadas para o seguimento de contas a receber. Seja qual for o método utilizado, é importante manter registos precisos de quem lhe deve dinheiro e quanto lhe deve, para que possa acompanhar os pagamentos pendentes.
Para adicionar uma conta a receber no QuickBooks Online, vá ao separador Contabilidade e seleccione Accounts Receivable (Contas a Receber) da lista de opções. Introduza o nome da conta e o saldo de abertura, depois clique em Guardar.